Comment l'informatique peut-elle contribuer à la réussite de la mise en œuvre de la gestion du cycle de vie des produits (CLM) ?

Aujourd'hui, les leaders et décideurs IT pilotent les décisions à l'échelle de l'entreprise concernant la transformation numérique et les investissements dans les technologies - particulièrement importants, compte tenu de leur disponibilité et de leurs puissantes capacités.

16 janvier, 2024

Le dernier blog de notre série explore les spécificités de la façon dont les départements IT peuvent contribuer à la mise en œuvre et à l'adoption du CLM en s'associant à d'autres départements.

George Westerman, de l'initiative Sloan du MIT, a un jour fait remarquer avec ironie que "lorsque la transformation numérique est bien faite, c'est comme si une chenille se transformait en un papillon mais lorsqu'elle est mal faite, tout ce que vous avez, c'est une chenille très rapide."

Parlons de la bonne façon de procéder, pour voir apparaître le papillon, dans le cadre des mises en œuvre de CLM.

Aujourd'hui, les leaders et décideurs IT pilotent les décisions à l'échelle de l'entreprise concernant la transformation numérique et les investissements dans les technologies - particulièrement importants, compte tenu de leur disponibilité et de leurs puissantes capacités.

Au cours des quatre derniers blogs, nous avons mis en évidence la valeur que la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) apporte aux entreprises. Dans notre dernier blog, nous aborderons les mesures que les services informatiques peuvent prendre pour s'assurer que votre équipe tire pleinement parti de son investissement.

Le cocon

Commencez le processus en examinant les niveaux de maturité et les objectifs de votre contrat actuel.

La mise en œuvre de CLM exige un changement de paradigme dans la manière dont les entreprises font des affaires avec des tiers et, comme pour des mises en œuvre technologiques similaires, il est essentiel d'avoir un plan bien défini et des exigences claires.

Dans ce cas, les questions spécifiques au CLM doivent être incluses, en mettant l'accent sur le personnel, les processus, les normes contractuelles, la migration des données, les intégrations et tout composant de conception personnalisé. Par exemple, vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Vérifiez les buts et les objectifs du projet CLM. Sont-ils à long terme ou à court terme ?
  • Les domaines d'activité et les contrats spécifiques qui seront inclus dans le projet ont-ils été clairement définis ? Dans l'affirmative, existe-t-il une liste d'exigences classées par ordre de priorité sur la base des informations fournies par chaque secteur concerné de l'entreprise ?
  • Souhaitez-vous créer et gérer des contrats à l'échelle de l'organisation (achat, vente et entreprise) ? Quelle est l'importance de la capacité à gérer les documents de tiers ?
  • Existe-t-il actuellement des indicateurs de performance clés (KPI) associés au processus de passation des marchés ? Y a-t-il des indicateurs spécifiques que vous souhaitez pouvoir mesurer une fois que vous aurez mis en place une solution CLM ?
  • Existe-t-il au sein de l'organisation un groupe de gestion du changement chargé de favoriser l'adoption par les utilisateurs et un plan de formation a-t-il été mis en place ?
  • Quel est le calendrier du projet et y a-t-il des étapes à franchir ?

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Découvrir le papillon

Au fil des ans, Icertis a appris quelques bonnes pratiques, notamment à comprendre les objectifs et la portée du projet tout en recueillant les données nécessaires, en identifiant les lacunes et les indicateurs clés de performance qui permettent de maintenir le projet sur la bonne voie.

Commencez par la fin. Lorsque vous définissez les objectifs de votre projet, réfléchissez aux types de rapports, d'analyses, de tableaux de bord et de mesures que vous souhaitez que le système produise après son lancement. Ce faisant, vous vous assurez que les mesures prises pendant la mise en œuvre produisent les résultats dont vous avez besoin pour pouvoir conclure des contrats en toute connaissance de cause.

Il est important de prendre le temps de comprendre les tendances de la technologie CLM. Étudiez le secteur, lisez les rapports d'analystes indépendants tels que Gartner et IDC pour comprendre comment ils évaluent les fournisseurs dans ce domaine.

Aider à clarifier ce qui nous attend

Le fait d'établir une image claire de ce à quoi ressemble l'excellence contractuelle dans votre organisation permet aux employés de viser le même objectif dans tous les services, toutes les régions et toutes les fonctions. Après tout, la passation de marchés n'est pas l'apanage d'un seul service ; toutes les fonctions sont concernées par les informations contenues dans les contrats.

La réussite de la mise en œuvre est étroitement liée à la cartographie des processus nécessaires et des flux d'approbation.

Par exemple, le service juridique cherchera à normaliser des ensembles de modèles et de clauses approuvés à l'échelle de l'organisation. Le service informatique peut soutenir la normalisation en veillant à ce que le système soit facile d'accès et s'intègre bien dans l'ensemble de l'entreprise.

Un autre objectif commun aux déploiements CLM est la création d'une "source unique de vérité" - un référentiel central basé sur le cloud qui inclut à la fois les contrats actifs et inactifs (anciens). L'informatique joue un rôle essentiel dans la création et le soutien de cet effort à l'échelle de l'entreprise ; le référentiel peut être créé dans le cadre d'une mise en œuvre globale ou d'une migration progressive.

Au cours du processus, il faut envisager d'ajouter une fonctionnalité de recherche approfondie et de numérisation assistée par l'IA des contrats existants ; cela aide les utilisateurs à effectuer des recherches rapides parmi des milliers de documents, de sorte qu'aucun contrat ne reste introuvable.

Encourager l'adoption

L'adoption par les utilisateurs est généralement faible lorsque les gens contournent le système lorsqu'ils constatent qu'il ne répond pas aussi bien qu'ils le souhaiteraient. La principale raison en est la fragmentation des procédures et le manque d'intégration entre les systèmes de gestion des contrats et les autres systèmes de l'entreprise, ce qui crée des blocages et une faible productivité. Les services IT devraient s'efforcer d'améliorer l'adoption en procédant à une configuration et à une intégration correctes, suivies d'un processus rigoureux de test du système CLM, en particulier avec les systèmes tiers. L'adoption rapide est également facilitée par le test des technologies CLM avec et par rapport à d'autres systèmes d'enregistrement clés, tels que les outils ERP et CRM.

Lors des tests, n'oubliez pas de réfléchir à des plans d'évolutivité et de performance. Ils permettent au système CLM de s'adapter à l'évolution de l'environnement des entreprises et de gérer en toute transparence une demande accrue, tout en améliorant continuellement l'expérience de l'utilisateur. 

Vivre et travailler dans une économie numérique exige des entreprises qu'elles pivotent rapidement pour répondre à des exigences mondiales en constante évolution. Le CLM permet de maximiser la valeur de chaque dollar dépensé pour un contrat et d'augmenter les recettes en permanence ; le service IT joue un rôle essentiel dans l'adoption et l'utilisation de ce système. Et pour donner des ailes à cette transformation, l'informatique doit être un participant actif à chaque étape.

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