Un logiciel de gestion de contrats d’entreprise comme la plateforme Icertis Contract Intelligence (ICI), permet d’accomplir ce qui suit :
- Utiliser des données pour s’assurer du respect des contrats et maximiser leurs performances financières
- Réduiser les risques en identifiant les clauses manquantes nécessaires pour la conformité à diverses réglementations, ce qui est particulièrement vital si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs pays
- Normaliser les contrats à l’aide de modèles et de bibliothèques de clauses, tout en automatisant une grande partie des processus de rédaction, d’approbation et de signature des contrats
- Utiliser le cloud computing et le stockage sur le cloud pour faire en sorte que tous les membres de l’équipe soient sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les contrats, en les mettant constamment à jour, quel que soit l’appareil qu’ils utilisent
À qui s’adressent les logiciels de gestion de contrats d’entreprise ?
Bien que vous puissiez être intéressé par un logiciel de gestion de contrats d’entreprise, il se peut également que vous ayez des réserves à l’idée de passer d’un système manuel à un système automatisé. Après tout, il est préférable de ne pas augmenter les dépenses de votre organisation plus que nécessaire.
Ces réserves sont parfaitement compréhensibles. Pourtant, en raison des difficultés perpétuellement grandissantes rencontrées par les entreprises, qu’il s’agisse de problèmes de gouvernance ou d’exigences en matière de risque et de conformité, en passant par les questions plus complexes de l’approvisionnement, sans oublier les modèles de licence et les ventes diversifiées, la demande pour ce type de logiciel a augmenté. Nous avons dressé une liste des trois types d’organisations qui ont intérêt à tirer profit de ce logiciel permettant d’exploiter leur temps et leur argent plus judicieusement :
1. Moyennes et grandes entreprises
Pour les moyennes et grandes entreprises, le nombre de contrats à traiter quotidiennement peut s’avérer surprenant. Un système manuel ne peut assurer le nombre d’examens nécessaires pour passer en revue chaque contrat, gaspillant au passage de précieuses ressources humaines et exposant la société à des erreurs coûteuses. À l’aide d’un système automatisé, vous pourrez traiter les contrats rapidement et avec efficacité.
Par ailleurs, un système manuel montre ses limites lorsqu’un membre de votre équipe tente de mettre la main sur un contrat précis ou de trouver certaines informations. Par exemple, vous pourriez vouloir rédiger un contrat tout en veillant à utiliser des formulations et un libellé normalisés que vous auriez utilisés pour des contrats semblables auparavant. La recherche de ces informations nécessiterait beaucoup plus de temps avec un système manuel. Un système automatisé peut mettre à votre disposition des outils de recherche de pointe ainsi qu’une solide bibliothèque de clauses et de modèles de libellés contractuels approuvés pour trouver facilement toutes informations utiles.
2. Organisations à divisions multiples
Si votre organisation compte plusieurs divisions ou bureaux, sachez qu’il peut s’avérer difficile de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Une communication sans équivoque est capitale pour garantir la prospérité d’une entreprise. En l’absence de système de gestion de contrats d’entreprise, la répartition des contrats est cloisonnée par département ou par territoire, ce qui empêche la coordination et la rationalisation appropriées à l’égard des contrats au sein de l’organisation au sens large.
Un logiciel de gestion de contrats d’entreprise permet aux organisations de relier l’ensemble leurs divisions et bureaux sur un seul système pour une gestion plus globale. Le logiciel permettra à l’organisation de s’apercevoir des incohérences ou des redondances via le système. En outre, cela facilitera la collaboration pour la rédaction des contrats, permettant ainsi à tous de rester sur la même longueur d’onde. Le fait de ne disposer que d’une seule source de fiabilité en ce qui concerne les données contractuelles permet de maximiser les profits et de corriger les incohérences au niveau des prix ou conditions proposés aux clients.
3. Secteurs soumis à des normes de conformité strictes
La gestion de contrats d’entreprise devient cruciale pour les sociétés opérant dans des environnements réglementaires stricts. Même des erreurs ou oublis anodins peuvent donner lieu à de graves répercussions juridiques pour une société. Une entreprise qui s’appuie sur un système manuel de gestion de contrats va droit dans le mur, car le moindre contrat mal classé peut poser problème en matière de conformité.
En se dotant d’un logiciel de gestion de contrats d’entreprise, les sociétés peuvent éviter les situations de crise liées aux questions de conformité. En effet, ce type de logiciel leur permet de mettre en place des garde-fous au sein du système afin qu’aucun contrat ne se retrouve en violation de contrôles internes, ainsi que de modèles de règles métier afin que les contrats soient passés en revue par les parties prenantes compétentes avant leur signature. Il est en outre souhaitable d’utiliser un logiciel prévoyant des mesures de sécurité pour protéger les documents sensibles de vos clients, en particulier si vous travaillez dans le secteur médical ou juridique.
Avantages de la gestion du cycle de vie des contrats d’entreprise
Si votre organisation relève de l’une des catégories ci-dessus, vous serez ravi d’apprendre qu’un logiciel de gestion de contrats peut vous servir à résoudre les éventuelles difficultés actuellement rencontrées par votre société. Il y a plusieurs avantages à ce type de logiciel qui en font plus qu’un bel accessoire, mais plutôt un incontournable.
1. Création et approbation de contrats
Le logiciel de gestion de contrats d’entreprise est doté de fonctionnalités intelligentes de lancement du processus contractuel qui s’intègrent à vos applications métier pour permettre la passation de contrats sans contact.
Grâce à une fonction de passation de contrats en libre-service, votre système peut contribuer à l’amélioration des durées de cycles, à l’accroissement du chiffre d’affaires et à la réduction des dépenses d’exploitation légales. Il permet de tirer ces bénéfices en laissant les utilisateurs élaborer des contrats en mode libre-service. Dans la plateforme, les administrateurs peuvent ajouter des modèles, des règles métier et des clauses pour réglementer la création de contrats par les utilisateurs. La mise en place d’une telle documentation permet aux utilisateurs de concevoir aisément et en toute sécurité leurs contrats sans être tributaires d’un encadrement administratif. En mettant ces informations à disposition des utilisateurs, vous accélérez considérablement le processus de création de contrats.
Outre le fait de donner le contrôle aux utilisateurs, le système peut également lancer automatiquement la création de contrats en faisant communiquer les processus côté acheteur et côté vendeur avec la génération automatique de contrats. Moyennant la définition de règles métier, le système peut automatiser une grande partie du processus d’élaboration contractuelle.
Dans la mesure où il vous faudrait souvent concevoir des contrats groupés, le logiciel de gestion de contrats d’entreprise pourra vous assister. Cette plateforme permet aux équipes chargées des passations de contrats de charger des contrats groupés via une API ou un complément Microsoft Excel sophistiqué. Cet utilitaire est optimal pour les contrats impliquant des transactions hors ligne nécessitant l’intégration d’éléments externes. Par exemple, une équipe de sourcing pourrait charger des grilles de prix de fournisseurs potentiels afin de réduire le délai nécessaire à la conception de contrats de sourcing tout en tenant compte avec précision des prix proposés durant les phases RFx.
Outre le fait de faciliter l’élaboration de contrats, le logiciel peut servir à rationaliser le processus d’approbation. À l’aide de flux de travail automatisés accélérant la procédure de révision, votre processus d’approbation de contrat sera bien plus efficace. Vous pourrez par exemple analyser tout contrat de votre société afin d’en extraire des données sur les performances de cette dernière en ce qui concerne le processus d’approbation des contrats. À partir de ces informations, vous pourrez alors déterminer qui contacter pour finaliser l’approbation de tout contrat considéré.
2. Approvisionnement et fourniture
Compte tenu de la complexité des achats dans toute entreprise, vous devez vous tenir fin prêt à affronter sans détour tout risque commercial ou réglementaire. Par exemple, nombreuses sont les sociétés à avoir observé que plus les frais d’exploitation sont élevés, plus ils nuisent aux bénéfices de l’approvisionnement. Un système de gestion de contrats vous accompagnera dans le cadre vos activités d’approvisionnement pour mieux contrôler les dépenses. Permettant de recueillir des données sur toute relation commerciale de votre société, le logiciel de gestion de contrats permet aux dirigeants de surveiller les flux de trésorerie entrants et sortants de l’entreprise à tout stade de la supply chain.
Pour tout contrat d’approvisionnement, vous n’aurez pas de temps à perdre à cause d’un lent processus de création ou d’approbation de contrat. Tous les avantages mentionnés ci-dessus en rédaction et approbation de contrats sont également offerts en l’occurrence, ce qui accélère considérablement l’approvisionnement.
Autre caractéristique populaire de ce type de système : le suivi de la supply chain. Les analyses du système permettent de garder un œil sur les conditions générales d’un contrat tout au long de sa durée de vie. Ces données vous offrent ainsi la possibilité de constater les problèmes d’efficacité ou points à améliorer dans votre supply chain pour y apporter toutes modifications. Une visibilité globale de votre supply chain favorisera la rentabilisation de vos contrats tout en améliorant leurs bénéfices pour votre société.
Toute supply chain saine doit pouvoir compter sur des outils qui simplifient le flux de travail et rationalisent les achats sans compromettre la qualité. Or, un système de gestion de contrats de qualité permet de réaliser tout cela grâce à l’automatisation de la validation des fournisseurs, à la prise en charge multilingue des chaînes d’approvisionnement internationales, aux variations personnalisables du flux de travail ainsi qu’à la surveillance de la dynamique et de l’efficacité des contrats.
3. Maximiser la valeur
La gestion de contrats d’entreprise offre de la valeur tout en accélérant, protégeant et optimisant le processus contractuel.
À l’aide d’un système de gestion de contrats, vous pourrez mesurer les performances de vos contrats avec beaucoup plus de précision. Au fil de l’évolution des contrats dans leur cycle de vie, il vous faudra les surveiller pour vérifier la conformité de leurs performances aux attentes. La direction peut s’appuyer sur cette analyse pour prendre des décisions éclairées et opportunes.
Durant l’examen de vos contrats, le système peut attirer votre attention sur une étape du flux de travail du contrat prenant systématiquement plus de temps que d’ordinaire. Ce type d’information pourrait vous inciter à enquêter sur le problème et à procéder à tout ajustement permettant d’accélérer le processus.
Les fonctionnalités de création et d’approbation de contrats peuvent réduire considérablement les coûts en main-d’œuvre liés au traitement et à l’élaboration de contrats, apportant ainsi une valeur financière conséquente à votre entreprise. Comme nous le verrons plus en détail à la rubrique suivante, les fonctionnalités de gestion des risques du logiciel profiteront également à votre société en réduisant son exposition aux risques financiers et d’atteinte à la réputation.
Tout retard dans une affaire dû à des problèmes contractuels peut occasionner des pertes d’affaires, entraver des négociations et accroître vos coûts. Un système automatisé permet de veiller à ce que vos contrats ne causent pas de retard, car vous aurez à votre disposition des fonctionnalités de rédaction et d’édition de contrats faciles à utiliser ainsi que des outils collaboratifs pour faire intervenir toutes les parties prenantes concernées. En somme, les logiciels de gestion de contrats d’entreprise peuvent réduire la durée des cycles du prospect à la passation de contrats de 60 % pour vos commerciaux. Votre personnel et vos clients potentiels apprécieront l’amélioration de la qualité et la réduction de la durée des cycles de passation de contrats, ce qui débouchera sur une satisfaction et des conversions accrues.
Un système de gestion de contrats de premier ordre permet également à vos spécialistes en technologies de concevoir une solution basée sur le cloud en quelques semaines plutôt qu’en quelques mois. Les capacités sécurisées basées sur le cloud du système réduisent les problèmes d’assistance et les frais de formation. En outre, le cloud s’intègre à d’autres systèmes d’entreprise, notamment le sourcing, les PGI, l’approvisionnement et la GRC. Toutes ces fonctionnalités permettent un processus de gestion de contrats bien plus fluide et plus rapide.
4. Atténuer les risques
La gestion des risques est capitale pour survivre dans l’environnement commercial d’aujourd’hui. En l’absence de système de gestion de contrats d’entreprise, les sociétés s’exposent à un grand nombre de risques. Un système de gestion de contrats d’entreprise permet de normaliser les processus auxquels sont soumis les contrats durant tout leur cycle de vie afin de diminuer les risques. Au lieu d’avoir à traiter le contrat ou à l’extraire manuellement depuis plusieurs applications, il vous suffit de le déposer sur une seule plateforme, ce qui facilite l’évaluation et la gestion des risques contractuels.
Un logiciel de gestion de contrats peut vous transmettre des alertes peu avant l’arrivée à expiration d’un contrat, vous permettant ainsi d’éviter de manquer des échéances qui pourraient vous coûter cher. Par exemple, s’il vous faut fournir un service à une date précise, dans un système manuel, la date limite pourrait être perdue de vue, ce qui amputerait votre chiffre d’affaires. Autrement, vous pourriez vouloir éviter l’expiration par inadvertance d’un contrat donnée ou sa reconduction automatique sans votre avis. Les alertes logicielles permettent donc d’éviter la reconduction de tout contrat qui ne vous rapporte pas ou l’expiration d’un contrat lucratif.
Vous pourriez également mieux préparer vos audits grâce à un tel logiciel, vous évitant ainsi toute erreur susceptible de mettre votre société en péril sur le plan juridique ou de l’écarter des exigences de conformité aux politiques internes. Un système centralisé doit comporter des pistes d’audit permettant de consulter l’historique des contrats en quelques secondes. Ce type d’informations sert à suivre et à documenter un historique de contrats précis. Cette documentation facilitera l’établissement de pistes d’audit complètes pour la conformité interne ou légale.
Trouver le logiciel de gestion de contrats idéal
Quelle que soit le type de gestion de contrats envisagé, vous aurez intérêt à mener votre petite enquête pour vous assurer qu’il satisfait aux critères suivants :
Facilité d’utilisation : dans la mesure où vous comptez sur ce système pour vous communiquer rapidement des pistes de réflexion sur vos contrats, vous souhaiterez que votre équipe puisse l’utiliser sans la moindre difficulté. Un système compliqué offrant une interface médiocre ou des processus alambiqués dissuadera les employés d’apprendre à l’utiliser. De faibles taux d’adhésion à une solution sous-entendent qu’une entreprise ne bénéficie pas du retour sur investissement escompté. Veillez à ce que vos employés puissent maximiser la valeur du programme à l’aide d’un système simple d’utilisation.
Collaboratif : si un système ne vous permet pas de partager des contrats avec des collègues ou des parties prenantes externes, vous ne profiterez pas pleinement des avantages du logiciel de gestion de contrats d’entreprise. Étant donné que les contrats doivent souvent faire l’objet de modifications et d’ajustements, il faut que tout le monde puisse être sur la même longueur d’onde.
Gestion des risques : tout système logiciel de gestion de contrats digne de ce nom doit vous permettre de réduire les niveaux de risques liés à vos contrats au moyen d’une modélisation intuitive et d’alertes intelligentes. Veillez à ce que le système retenu dispose des fonctionnalités robustes nécessaires pour réduire sérieusement les risques contractuels courus.
Configurabilité : toute entreprise et chaque utilisateur sont différents. Il vous faut un logiciel configurable selon vos besoins. Si une plateforme potentiellement valable peut s’intégrer à d’autres systèmes, suivre les contrats à mesure jusqu’à l’étape d’approbation, gérer des risques divers et vous donner un aperçu de vos contrats, vous aurez alors la garantie d’avoir trouvé un système flexible.
Sécurité : dans l’intérêt supérieur de votre société et de vos clients, vous avez intérêt à choisir un système conservant les contrats en lieu sûr. En outre, dans la mesure où les travaux seraient accomplis par voie numérique, il vous faudra une plateforme à même de transmettre en toute sécurité des contrats aux clients afin qu’ils les signent.
Songez à Icertis
Compte tenu de toutes les qualités évoquées ci-dessus, la plateforme ICI peut profiter à votre entreprise et faciliter la tâche à vos employés. Au cœur de toute entreprise à l’essor florissant qui traite des contrats de manière homogène, un logiciel de gestion de contrats n’est plus qu’un besoin, c’est un incontournable.
Demandez à en savoir plus sur ce que peut apporter un logiciel de gestion de contrats d’entreprise d’Icertis à votre organisation et recevez une démonstration gratuite dès aujourd’hui.
