La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) consiste en la gestion des contrats d’une organisation du lancement du processus contractuel à la signature, en passant par l’exécution et la reconduction/l’expiration.
La gestion efficace et proactive du cycle de vie des contrats passe par l’utilisation d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats. Les logiciels CLM peuvent conduire à des améliorations significatives en termes de réduction des coûts et d’efficacité. Comprendre et automatiser le CLM peut également limiter l’exposition d’une organisation au risque en réduisant les obligations manquées et en augmentant la conformité aux exigences légales.
Étapes clés du processus de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Bien que chacune de ces étapes soit essentielle dans le processus de gestion des contrats, certaines d’entre elles ont traditionnellement reçu plus d’attention que d’autres. Par exemple, il existe depuis des années des logiciels consacrés à la gestion des modèles de contrats dans une organisation.
Plus récemment, face à l’essor d’outils tels que l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, la gestion des contrats après signature a suscité davantage d’attention en tant que vecteur d’accélération, de protection et d’optimisation des activités commerciales.
Examinons de plus près chaque étape du processus de gestion des contrats, et en quoi un logiciel de gestion des contrats peut améliorer le processus.
Conception de modèles :
La simplification de la bibliothèque de modèles d’une organisation peut considérablement améliorer la gestion des risques contractuels et accélérer la rotation des contrats grâce à des règles de sélection des modèles et aux capacités complètes de gestion du cycle de vie des modèles de la plateforme de gestion des contrats d’Icertis. Le processus de gestion des contrats par conception de modèles intelligents permet aux utilisateurs professionnels habilités d’insérer des clauses de bibliothèque dans tout document, de saisir du texte personnalisé, de marquer des métadonnées dans un document et de marquer d’autres données comme des pièces et des annexes. Les règles garantissent que tout nouveau modèle passe par un processus d’approbation avant de devenir disponible pour la création.
Création de contrats :
Les moteurs de règles étendus proposés par les logiciels CLM permettent la création dynamique de contrats à partir de modèles et de clauses. Le contenu du contrat est constitué automatiquement à l’aide de tous les critères associés au contrat, comme la région, les produits, les services ou les conditions tarifaires. Les capacités de création de contrats basées sur des règles améliorent considérablement l’évolutivité et l’agilité des activités de passation de contrats tout en appliquant des contrôles de processus appropriés.
Un logiciel de pointe en gestion du cycle de vie des contrats permet aussi d’élaborer des contrats sans intervention dans les systèmes cœur de métier comme la CRM, le sourcing et l’approvisionnement, en prenant des compositions et des contrats générés automatiquement en fonction de règles métier définies. Le chargement de données en masse et la création de contrats sont même possibles avec les meilleures solutions. En permettant aux utilisateurs professionnels de créer des contrats en mode libre-service, les organisations peuvent accélérer le retour sur investissement, améliorer la durée des cycles et réduire de manière significative les frais de fonctionnement juridiques pendant le processus de passation de contrats.
Révision de contrats :
Les contrats doivent permettre à une société d’atteindre ses objectifs commerciaux, et pas non pas les entraver. Au terme d’un examen intelligent et automatisé des contrats, les sociétés peuvent alors exploiter pleinement le potentiel des contrats négociés du fait d’une meilleure mise en application des conditions commerciales. Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats recueille les conditions commerciales des produits et services, les prix, les ristournes, les remises et les incitatifs de façon structurée, intègre ces données aux systèmes de l’entreprise et veille à la mise en application des conditions. Les flux de travail garantissent un processus d’examen permettant d’évaluer la conformité avant toute publication dans les systèmes financiers aux fins de règlement.
Approbation de contrats :
Une approbation de contrat efficace commence par l’exploitation de toutes données liées à un contrat au moyen de définitions de flux de travail basées sur des règles. Les meilleures plateformes CLM regroupent automatiquement les flux de travail et organisent le processus d’approbation, avec prise en charge des approbations en série et simultanées. Les flux de travail sont modifiés de manière dynamique en fonction des mises à jour des négociations afin de garantir la gouvernance. Les utilisateurs professionnels peuvent facilement gérer les règles, définitions et mises à jour intuitives, et ils peuvent également intervenir manuellement pour influencer un flux de travail avec des étapes ad hoc.
Signature de contrats :
La signature de contrats est passée à une dimension à la fois très numérique et mobile. Récemment, un quarterback de la NFL a signé un contrat de 10 millions de dollars depuis son téléphone alors qu’il se trouvait dans le parking d’un fast-food ! Les solutions CLM devraient prévoir des intégrations prêtes à l’emploi avec des plateformes de signature électronique comme Adobe Sign. Ces intégrations sécurisées permettent d’organiser le processus de signature en fonction de flux de travail définis par l’utilisateur, tout en mettant à jour avec fluidité le document et les données du contrat sur le référentiel central après signature. Les flux de travail à signature manuelle doivent également être pris en charge à l’aide de codes QR pour valider les documents signés entrants.
Exécution de contrats :
Comme indiqué ci-dessus, l’administration de contrats après signature a pendant longtemps été hors du cadre des solutions numériques. En effet, les libellés contractuels sont difficiles à analyser pour les ordinateurs, laissant à des humains le soin de prendre toutes mesures contractuelles.
Toutefois, ce n’est plus le cas. De nos jours, les utilisateurs de logiciels de gestion du cycle de vie des contrats peuvent bénéficier de précieuses pistes de réflexion sur les performances de tout aspect des contrats, du juridique, au financier, en passant par la vente et l’approvisionnement. Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats est doté d’un module d’analyse de données complet dégageant des pistes de réflexion sur la base de données, comme les durées de cycles, écarts, économies, risques, expirations, statistiques de reconduction, ainsi que les indicateurs d’approvisionnement et de vente sur les recettes et dépenses des contrats.
Les gestionnaires de contrats peuvent également bénéficier d’une meilleure conformité pour les engagements contractuels par l’identification, le recueil, l’attribution et le suivi de l’achèvement des tâches confiées aux responsables d’activité, même avec des engagements impliquant de la paperasse tierce et des engagements complexes, tels que ceux concernant plusieurs responsables, régions ou entités commerciales. Les utilisateurs peuvent aisément établir des engagements dans l’interface Web ou Microsoft Word, ceux-ci pouvant aussi être générés automatiquement et confiés aux responsables compétents à l’aide de règles.
Enfin, les utilisateurs peuvent identifier et gérer les risques post-signature. Un modèle de risque configurable permet de suivre les risques dans différentes catégories, telles que les risques financiers, contractuels, de performance et de tiers. Les utilisateurs peuvent rechercher et exploiter des données internes ainsi que des données externes issues de sources telles que D&B et Thomson Reuters pour déterminer les cotes de risque, assurer une surveillance proactive des risques et accroître la visibilité pour les parties prenantes.
Expiration de contrats :
Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats transmet des alertes et des notifications proactives par rapport aux jalons importants, entre autres les expirations ou les reconductions de contrats. Un tableau de bord configurable offre des pistes de réflexion sur l’impact commercial d’une expiration ou reconduction en particulier afin que les responsables des contrats correspondants ne soient pas pris au dépourvu.
Les avantages des solutions CLM sont évidents
La solution CLM idéale établit les liens entre processus contractuel, mise en œuvre de commandes et facturation, écartant ainsi toute commission d’erreur pour des risques moindres et des prévisions plus précises de chiffre d’affaires. Muni d’informations, vous pouvez traiter les contrats comme ce qu’ils sont : des actifs, qui fournissent des informations approfondies et des avantages concurrentiels tout au long de la supply chain.
À propos d’Icertis Contract Intelligence
La plateforme Icertis Contract Intelligence (ICI) est la principale solution de gestion de contrats sur le cloud du marché. Le logiciel de gestion intelligente de contrats d’entreprise facile à utiliser de la solution ICI transforme les bases du commerce, faisant des contrats de précieux actifs d’entreprise.
La plateforme « exceptionnelle » d’Icertis a reçu la note le plus élevée de toutes les offres actuelles de Forrester dans son rapport Wave 2021. Spend Matters a cité Icertis comme « le leader incontesté » de la gestion des contrats. Les clients du Global 100, dont Airbus, Daimler, Johnson & Johnson et Microsoft ont tous choisi les solutions de gestion des contrats d’Icertis. Pour en savoir plus sur ce qu’est la gestion du cycle de vie des contrats, programmez une démo du logiciel de gestion des contrats dès aujourd’hui.
