Le problème de la gestion traditionnelle des contrats
Pour de nombreuses entreprises, le processus de gestion des contrats continue d’être partagé entre les services juridiques, les équipes d’approvisionnement, les finances, les équipes juridiques et les équipes commerciales.
Certaines équipes stockent leurs données contractuelles dans SharePoint. D’autres ont des systèmes développés par leurs soins. Certains utilisent encore des classeurs à l’ancienne et des feuilles de calcul Excel. Dans la plupart des cas, ces répertoires de contrats autonomes ne sont accessibles qu’à certains individus et groupes, avec des différences significatives d’un système à l’autre.
Cette fragmentation se traduit par une mauvaise analyse de la performance des contrats et par des contrats dispersés dans toute l’entreprise, avec des flux de travail déconnectés et un langage et des termes incohérents. Parfois, les gens ne peuvent même pas trouver leurs propres contrats, encore moins ceux d’un autre département. Le suivi des engagements et des délais est un processus contractuel manuel, sujet à l’erreur humaine. Les clauses d’augmentation des tarifs, les renouvellements automatiques, les incitations et les remises, les accords de niveau de service (SLAs) et d’autres détails sont souvent négligés.
Au minimum, une mauvaise gestion des contrats peut entraîner une perte de revenus, des coûts inutiles et des renouvellements non souhaités. Dans le pire des cas, ils peuvent provoquer des situations de non-conformité ou de rupture de contrat susceptibles d’entraîner des amendes ou des litiges.
En effet, la partie la plus importante de la gestion des contrats d’approvisionnement n’est pas ce que l’entreprise sait à leur sujet : c’est ce qu’elle ne sait pas qui peut lui coûter.
L’entreprise moderne exige une meilleure gestion des contrats
Parallèlement, les gestionnaires de contrats opèrent dans un environnement commercial de plus en plus complexe, global et agile.
Une étude récente de Gartner confirme les défis auxquels sont confrontées les entreprises : vitesse accrue des activités, libre-service des employés, exigences en matière de gouvernance, de risque et de conformité, fusions et acquisitions, numérisation et complexité croissante des modèles d’approvisionnement, de vente et de licence.
Le risque est réel. En l’absence d’une approche d’entreprise de la gestion du cycle de vie des contrats, les organisations risquent de voir leurs résultats diminuer en raison des pertes de temps et d’argent, des atteintes à leur réputation et des litiges coûteux.
Les organisations reconnaissent que pour rester compétitives et réduire les risques commerciaux, une solution de gestion des contrats plus globale est nécessaire.
Visible, consultable et sécurisé : une meilleure approche des solutions de gestion des contrats
La bonne nouvelle est que des solutions CLM existent pour vous aider à prévenir ces risques.
Les logiciels de gestion des contrats permettent d’automatiser et de simplifier tous les aspects du cycle de vie des contrats afin d’accroître la visibilité, la conformité et la vitesse de passation des contrats tout en réduisant les risques.
Les plateformes de gestion des contrats unifient les contrats d’achat, de vente et d’entreprise dans un répertoire unique et central. Ces plateformes basées sur le cloud améliorent considérablement la visibilité, la rapidité et la cohérence des contrats, réduisant les risques contractuels et améliorant les performances opérationnelles et financières.
De l’élaboration des contrats à leur suivi, en passant par leur conformité, vous bénéficierez d’une photographie nette et précise, en temps réel des risques et opportunités de votre organisation en matière de passation de contrats. Ces informations permettent d’économiser un temps et des ressources précieux et de rendre la gestion des flux de trésorerie beaucoup moins compliquée.
Avantages de la gestion des contrats :
- Automatisation des contrats de bout en bout pour tous les types de contrats
- Gestion des risques et de la conformité
- Automatisation des règles métier
- Gestion efficace de la bibliothèque de clauses et de modèles
- Portail collaboratif pour le sourçage et la facturation
- Conformité des paiements des canaux et des fournisseurs
- Rapports et analyses de données en temps réel
- Plus qu’une ressource « avantageuse », la gestion des contrats est indispensable.
- Le besoin d’une solution de gestion des contrats a atteint un moment charnière.
Comme l’a noté le cabinet d’analystes Forrester dans son dernier rapport sur les logiciels de gestion des contrats : « Les contrats formalisent qui achète quoi à qui, à quel prix, pour combien de temps, et mettent en place des conditions en cas de différend. Le rôle de la gestion des contrats s’est élargi à mesure que de plus en plus de transactions commerciales sont exécutées par des canaux électroniques et que davantage de relations commerciales deviennent hautement différenciées. »
De plus en plus d’entreprises réalisent que la responsabilité et la transparence des contrats sont nécessaires pour répondre aux normes réglementaires et de conformité. Les organisations qui ont déjà adopté d’autres produits basés sur le cloud comprennent les avantages d’un environnement de données homogène et considèrent la gestion réussie des contrats comme la prochaine étape logique pour devenir une organisation entièrement numérique.
En bref, les entreprises tournées vers l’avenir ont bien compris que la gestion des contrats par initiative d’entreprise n’est plus une ressource « avantageuse », mais un « impératif ».
Quels sont les avantages de la gestion des contrats ?
Un processus de gestion des contrats mal géré peut entraîner une exposition à des risques juridiques importants. Toutefois, avec un système de gestion des contrats automatisé, vous pouvez établir des stratégies efficaces d’atténuation des risques contractuels afin de respecter les obligations contractuelles de votre entreprise.
En plus d’un gestionnaire de contrats dédié, un logiciel de gestion des contrats peut aider votre entreprise à accroître sa capacité à conclure des affaires et à renouveler des contrats. Une mauvaise gestion du cycle contractuel peut entraîner le non-respect de dates clés, ce qui peut entraîner des coûts de renouvellement élevés. L’un des principaux objectifs de la gestion du cycle de vie des contrats est d’établir un système d’enregistrement pour atténuer ce risque.
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats permettent à une entreprise d’aller au-delà d’une approche transactionnelle grâce à un système entièrement intégré qui fournit des informations précieuses, adaptées à l’activité de l’entreprise et qui l’aident à tirer pleinement parti de ses contrats. Pour en savoir plus sur ce qu’est la gestion des contrats, veuillez programmer une démo de la plateforme CLM.
