Points forts de la solution
- Processus de contractualisation standardisé et automatisé permettant la création en libre-service de plus de 50 % des contrats
- Réduction des modèles les plus couramment utilisés de 80 %
- L'intégration d'ICI avec l'outil de signature électronique a entraîné une augmentation de 70 % du nombre de contrats signés électroniquement
Défi
En tant qu'entreprise à croissance rapide et de portée mondiale, Ferring a dû faire face à un problème de centralisation. Leur système de gestion des contrats existant était entièrement manuel. À mesure que l'entreprise grandissait, chaque site, et même les différents services au sein des sites, développait et suivait des processus distincts concernant les contrats. Les équipes sollicitaient donc le service juridique pour des tâches simples, par exemple la recherche de modèles de contrat.
Par conséquent, les avocats de Ferring devaient consacrer beaucoup de temps à la gestion des contrats plutôt qu'au travail de fond, et cela était de plus en plus fastidieux à mesure que le nombre de contrats à conclure continuait d'augmenter.
L'entreprise avait besoin d'un moyen de fluidifier les processus concernant les contrats et, comme le dit Sheila Dusseau, responsable des opérations juridiques mondiales chez Ferring, de « sortir les avocats de l'équation ».
Solution
Pour relever ces défis, Ferring a choisi la plateforme Icertis Contract Intelligence (ICI), en commençant le déploiement mondial par ses sites en Suisse, aux États-Unis et au Danemark. Le choix de Ferring s'est porté sur ICI en raison de sa capacité à étendre les fonctionnalités de gestion des contrats aux utilisateurs et aux équipes de toute l'entreprise, sans implication ou presque de l'équipe juridique. Ce modèle en libre-service fournit des responsabilités de processus clairement définies avec une visibilité de bout en bout, ce qui permet d'augmenter l'efficacité tout en réduisant les risques.
En centralisant la gestion des contrats, Ferring a pu rationaliser sa bibliothèque de modèles. Grâce aux alertes automatisées d'expiration et d'approbation automatisées, les équipes évitent les cas de non-conformité. Par ailleurs, les fonctionnalités de numérisation assistée par intelligence artificielle d'ICI servent de source de fiabilité accessible et consultable pour établir des contrats à l'avenir.
De plus, Ferring a pu intégrer facilement ICI à ses autres logiciels d'entreprise et pourra faire évoluer la plateforme en fonction de la croissance de la société.
Résultats
Aujourd'hui, Ferring dispose d'un processus de contractualisation normalisé et automatisé sur plusieurs sites. Les équipes dépendent moins du service juridique pour gérer les contrats : plus de 50 % d'entre eux sont créés en libre-service. Cela a permis d'accélérer les processus. En effet, l'entreprise a constaté une diminution de 30 % du délai d'exécution des contrats côté achat.
Ferring a pu fluidifier l'ensemble de son processus de contractualisation en utilisant un référentiel facilement accessible et consultable ainsi que des processus automatisés clairement définis, qui contribuent à garantir la conformité des contrats et une visibilité de bout en bout sur leurs cycles de vie.