Le Défi
Bertelsmann est une société internationale spécialisée dans les médias, les services et l’éducation avec un chiffre d’affaires annuel de 17 milliards d’euros. Récemment, son service informatique a commencé à étudier des options pour améliorer la gestion de ses contrats de sourcing. En tant que société mondiale, Bertelsmann recherchait une solution de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) à même de fournir une source unique de vérité en matière contractuelle, de la négociation à la signature, jusqu’à l’expiration.
Le service informatique souhaitait une solution de gestion de contrats de pointe qui puisse être opérationnelle en peu de temps, plutôt qu’une solution de CLM intégrée à une suite logicielle plus globale. Le groupe était également en quête d’une solution aux propriétés évolutives au point de s’étendre à d’autres divisions de la société. Une solution CLM à l’échelle de l’entreprise permettrait de gérer tous les contrats sur un seul système, tout en offrant une source unique de vérité à toute l’entreprise.
La Solution
À la suite d’un processus approfondi de RFx, la plateforme Icertis Contract Intelligence (ICI) s’est imposée comme un choix incontournable. L’équipe chargée d’étudier les propositions a été impressionnée par les fonctionnalités de la plateforme ICI en ce qui concerne la gestion de l’intégralité du cycle de vie des contrats. Cela inclut : la création de modèles, la négociation, la rédaction, l’approbation et la signature (y compris la signature électronique), le stockage et l’analyse de contrats.
La plateforme d’Icertis peut s’adapter à une société dans son ensemble sur un seul système, ce qui en fait la solution idéale pour la feuille de route que s’est fixée Bertelsmann pour le déploiment du CLM d'entreprise. Bertelsmann Group IT Sourcing a pu déployer la plateforme ICI en peu de temps grâce à l’architecture cloud de cette solution, ainsi qu’à l’agilité de son approche de la gestion de projets. Ulf Meyer, Senior Director of Contract Lifecycle Management, Group IT Sourcing, a déclaré qu’Icertis a tenu toutes ses promesses par rapport aux fonctionnalités présentées à la phase d’étude des soumissions
Les Résultats
Selon Meyer, de nos jours les collaborateurs peuvent trouver tout modèle de contrat nécessaire et l’envoyer pour signature sans s’inquiéter d’avoir la mise à jour en fonction du libellé le plus récent.
« Si tout se trouve dans le système, vous n’aurez pas à contacter un juriste pour vous procurer un accord de confidentialité » a-t-il déclaré. « Ce point est capital pour utiliser avec efficacité les ressources d’experts comme les juristes ou les conseillers fiscaux. »
Meyer apprécie également que le système recueille automatiquement les métadonnées contractuelles au fil des créations de documents. Ce à quoi il ne s’attendait pas, c’était la richesse des connaissances en gestion de contrats qui accompagnerait le déploiement de la plateforme ICI. « En sollicitant les services d’Icertis, une entreprise spécialisée dans la gestion de contrats », a ajouté Meyer, « Bertelsmann a pu bénéficier d’une expertise approfondie dans ce domaine ». Dirk Kunz, Vice-président de Group IT Sourcing, a indiqué :
« Bertelsmann est soutenu par un partenaire de poids pour atteindre l’excellence en gestion de contrats à l’échelle de toute son organisation pour les années à venir. »
Icertis a la capacité de se déployer dans toute l'entreprise sur une seule instance, ce qui en fait la solution idéale pour la feuille de route CLM de Bertelsmann. Le Group IT Sourcing de Bertelsmann a pu déployer ICI rapidement grâce à l'architecture Cloud de la solution et à son approche de projet agile. Ulf Meyer, Senior Director of Contract Lifecycle Management, Group IT Sourcing, affirme qu'Icertis a fourni toutes les fonctionnalités promises lors du processus de sélection.