Was ist Vertragsmanagement für Unternehmen?

Enterprise Contract Management ist ein Ansatz für die Vertragsverwaltung, der alle Verpflichtungen eines Unternehmens in einem einzigen CLM-System zusammenfasst und so eine nahtlose, ganzheitliche Verwaltung ermöglicht. Beim Enterprise Contract Management ersetzen automatisierte Systeme die ineffizienten Methoden manueller Vertragsmanagementsysteme und optimieren den Prozess. Mit einem computergestützten Vertragsmanagementsystem können Sie eine Sammlung von Verträgen, Klauseln und Vorlagen organisieren, um sie zu standardisieren und schnell abrufen zu können.

Mit einer Vertragsmanagement-Software für Unternehmen wie der Icertis Contract Intelligence Platform (ICI) können Sie:

  • Daten nutzen, um sicherzustellen, dass Verträge eingehalten werden und ihre finanzielle Leistung maximiert wird
  • Risiken reduzieren, indem Sie fehlende Klauseln identifizieren, die für die Einhaltung einer Vielzahl von Vorschriften erforderlich sind - besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist
  • Standardisierung von Verträgen mit Vorlagen und Klauselbibliotheken bei gleichzeitiger Automatisierung eines Großteils der Prozesse zur Erstellung, Genehmigung und Ausführung von Verträgen
  • Nutzung von Cloud-Computing und -Speicherung, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder bei Verträgen auf dem gleichen Stand sind und diese ständig aktualisiert werden, unabhängig davon, welches Gerät sie verwenden

Wer braucht eine Vertragsmanagement-Software für Unternehmen?

Auch wenn Sie sich für eine Vertragsmanagement-Software für Unternehmen interessieren, haben Sie vielleicht Bedenken, von einem manuellen System auf ein automatisiertes umzusteigen. Schließlich wollen Sie nicht mehr Kosten verursachen als nötig.

Diese Vorbehalte sind durchaus begründet. Doch aufgrund der ständig wachsenden Herausforderungen für Unternehmen - von Governance-Bedenken über Risiko- und Compliance-Anforderungen bis hin zu komplexeren Beschaffungsvorgängen, Lizenzierungsmodellen und unterschiedlichen Umsätzen - gibt es eine erhöhte Nachfrage nach dieser Art von Software. Wir haben eine Liste mit den drei Arten von Unternehmen zusammengestellt, die von dieser Software profitieren könnten.

1. Mittlere bis große Unternehmen

Für mittlere bis große Unternehmen kann die Anzahl der täglich zu bearbeitenden Verträge enorm sein. Ein manuelles System kann nicht mit dem Umfang der Überprüfung mithalten, die für jeden einzelnen Vertrag erforderlich ist, wodurch wertvolle Ressourcen verschwendet werden und Ihr Unternehmen kostspielige Fehler riskiert. Mit einem automatisierten System können Sie Verträge schnell und effektiv bearbeiten.

Ein manuelles System ist auch dann unzureichend, wenn ein Mitglied Ihres Teams versucht, einen bestimmten Vertrag zu finden oder Informationen zu ermitteln. Oder wenn Sie einen Vertrag aufsetzen und sicherstellen wollen, dass Sie standardisierte Formulierungen nutzen, die Sie in der Vergangenheit für ähnliche Verträge angewandt haben. Die Suche nach diesen Informationen dauert mit einem manuellen System länger. Ein automatisiertes System bietet Ihnen fortschrittliche Suchwerkzeuge sowie eine robuste Klausel- und Vorlagenbibliothek mit bewährter Vertragssprache, so dass Sie alle Informationen schnell finden.

2. Organisationen mit mehreren Geschäftsbereichen

Wenn Sie mehrere Geschäftsbereiche oder Niederlassungen haben, wissen Sie, dass es schwierig sein kann, alle auf demselben Informationsstand zu halten. Eine klare Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Ohne ein unternehmensweites CLM-System werden Verträge nach Geschäftsbereichen oder Standorten getrennt, so dass eine ordnungsgemäße Koordinierung und Optimierung der Vertragsabschlüsse im gesamten Unternehmen unmöglich ist.

Mit einer unternehmensweiten Vertragsverwaltungssoftware können Unternehmen alle Geschäftsbereiche und Niederlassungen mit einem einzigen System verbinden und so eine ganzheitliche Verwaltung ermöglichen. Die Software ermöglicht es dem Unternehmen, zu erkennen, wo es Diskrepanzen oder Redundanzen im System gibt. Außerdem erleichtert sie die Zusammenarbeit während der Vertragserstellung, so dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Eine einzige Quelle für Vertragsdaten trägt dazu bei, den Gewinn zu maximieren und Unstimmigkeiten bei der Preisgestaltung oder den Konditionen, die Sie Ihren Kunden anbieten, zu beseitigen.

3. Branchen mit strengen Compliance-Standards

Ein unternehmensweites Vertragsmanagement wird für Unternehmen, die in einem Umfeld strenger Vorschriften tätig sind, immer wichtiger. Selbst unverschuldete Fehler oder Versäumnisse können für ein Unternehmen rechtliche Folgen haben. Ein Unternehmen, das sich auf ein manuelles Vertragssystem verlässt, riskiert, dass beispielsweise Vorschriften durch einen falsch abgelegten Vertrag nicht eingehalten werden.

Mit einer Vertragsmanagement-Software können Unternehmen Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften vermeiden. Mit der Software können sie Leitplanken im System einrichten, so dass kein Vertrag gegen interne Auflagen verstößt, und Geschäftsregeln modellieren, so dass Verträge vor der Ausführung von den erforderlichen Beteiligten geprüft werden. Darüber hinaus sollten Sie ein Softwaresystem verwenden, das Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der sensiblen Daten Ihrer Kunden vorsieht, insbesondere wenn Sie im medizinischen oder juristischen Bereich tätig sind.

Vorteile von Enterprise Contract Lifecycle Management

Vertragsmanagement-Software hilft Ihnen die oben genannten Herausforderungen zu adressieren. Aufgrund ihrer vielen Vorteile ist Vertragsmanagement-Software von einem Nice-to-have zu einem Must-have geworden.

1. Vertragserstellung und -genehmigung

Die Vertragsmanagement-Software für Unternehmen verfügt über intelligente Funktionen zur Vertragsinitiierung, die sich in Ihre Geschäftsanwendungen integrieren lassen und eine kontaktlose Vertragserstellung ermöglichen.

Mit einer Selbstbedienungsfunktion für die Vertragserstellung kann das CLM-System Ihnen helfen, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, den Umsatz zu steigern und die Betriebskosten zu senken. Diese Ergebnisse werden dadurch erreicht, dass die Benutzer Verträge im Self-Service-Modus erstellen können. In der Plattform können Administratoren Vorlagen, Geschäftsregeln und Klauseln für die Vertragserstellung durch die Benutzer einrichten. 

Über das kann der Benutzer die Vertragserstellung sowohl auf Käufer- als auch auf Verkäuferseite automatisiert initiieren.

Viele Anwender müssen häufig Verträge in großen Mengen erstellen. Auch hier hilft CLM-Software. Mit der Plattform können Vertragsteams Verträge über eine API oder ein erweitertes Microsoft Excel-Add-In in großen Mengen hochladen. Diese Funktion eignet sich optimal für Verträge, die Offline-Transaktionen umfassen, die erfasst werden müssen. So kann ein Beschaffungsteam beispielsweise Preislisten möglicher Lieferanten hochladen, um den Zeitaufwand für die Erstellung von Beschaffungsverträgen zu verringern und gleichzeitig die in der Ausschreibungsphase angebotenen Preise genau wiedergeben.

Die Software hilft nicht nur bei der Erstellung von Verträgen, sondern auch bei der Optimierung des Genehmigungsverfahrens. Mit automatisierten Arbeitsabläufen, die das Prüfverfahren beschleunigen, wird Ihr Vertragsgenehmigungsverfahren wesentlich effizienter. Sie können zum Beispiel jeden Vertrag in Ihrem Unternehmen scannen, um Daten darüber zu gewinnen, wie gut Ihr Unternehmen im Hinblick auf das Vertragsgenehmigungsverfahren abschneidet. Anhand dieser Informationen können Sie bestimmen, an wen Sie sich wenden müssen, um die Genehmigung eines Vertrags abzuschließen.

2. Beschaffung und Lieferung

Aufgrund der Komplexität des Beschaffungswesens in vielen Unternehmen sind diese häufig kommerziellen oder regulatorischen Risiken ausgesetzt, auf die sie sich vorbereiten können. Festgestellt wurde mehrfach, dass erhöhte Betriebskosten die Beschaffungsergebnisse beeinträchtigen. Ein Vertragsmanagementsystem unterstützt Ihre Beschaffungsvorgänge, indem es Ihnen hilft, die Ausgaben zu kontrollieren. Durch die Möglichkeit, Daten zu jeder Geschäftsbeziehung Ihres Unternehmens zu erfassen, können Führungskräfte mit Hilfe von Vertragsmanagement-Software die Geldflüsse in und aus dem Unternehmen auf jeder Ebene der Lieferkette überwachen.

Beschleunigen Sie Ihre Vertragserstellung und -genehmigung. Alle bereits erwähnten Vorteile gelten auch hier, wodurch die Beschaffung erheblich beschleunigt wird.

Eine weitere beliebte Funktion dieses Systemtyps ist die Verfolgung der Lieferkette. Mit den Analysemöglichkeiten des Systems können Sie die Bedingungen eines Vertrags über den gesamten Zeitraum hinweg verfolgen. Anhand dieser Daten können Sie etwaige Ineffizienzen oder verbesserungswürdige Bereiche in Ihrer Lieferkette erkennen und so Änderungen vornehmen. Ein Gesamtüberblick über Ihre Lieferkette hilft Ihnen, Ihre Verträge rentabler und für Ihr Unternehmen vorteilhafter zu gestalten.

Jede gesunde Lieferkette braucht Werkzeuge, die den Arbeitsablauf unterstützen und den Einkauf rationalisieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Mit einem Qualitätsvertragsmanagementsystem können Sie all dies durch Automatisierung der Lieferantenvalidierung, mehrsprachige Unterstützung für internationale Lieferketten, anpassbare Variationen in Arbeitsablauf und Vertragseffizienz sowie Geschwindigkeitsüberwachung erreichen.

3. Wertmaximierung

Ein unternehmensweites Vertragsmanagement schafft Mehrwert, indem es den Vertragsprozess beschleunigt, schützt und optimiert.

Mit einem Vertragsmanagementsystem können Sie den Erfolg Ihrer Verträge noch genauer messen. Überwachen Sie Ihre Verträge während sie ihren Lebenszyklus durchlaufen, um sicherzustellen, dass sie die Erwartungen erfüllen. Das Management kann diese Analyse nutzen, um fundierte und zeitnahe Entscheidungen zu treffen.

Bei der Überprüfung Ihrer Verträge kann das System Ihnen helfen, zu erkennen, dass ein Schritt im Vertragsworkflow durchweg länger dauert als er sollte. Diese Erkenntnis könnte Sie dazu veranlassen, das Problem zu untersuchen und Anpassungen vorzunehmen, die den Prozess beschleunigen.

Die Funktionen zur Vertragserstellung und -genehmigung können die mit der Bearbeitung und Erstellung von Verträgen verbundenen Kosten erheblich reduzieren, was Ihrem Unternehmen einen finanziellen Vorteil verschafft. Wie wir im nächsten Abschnitt näher erläutern, kommen auch die Risikomanagementfunktionen der Software Ihrem Unternehmen zugute, indem sie das finanzielle Risiko und das Reputationsrisiko verringern.

Jede Verzögerung von Geschäften aufgrund von Vertragsproblemen kann zu Geschäftseinbußen führen, Verhandlungen behindern und Ihre Kosten erhöhen. Mit einem automatisierten System können Sie sicherstellen, dass Ihre Verträge nicht der Grund für die Verzögerung sind, da Ihnen eine benutzerfreundliche Vertragserstellung und -bearbeitung sowie Tools für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen, mit denen Sie die notwendigen Beteiligten einbeziehen können. Alles in allem kann die Software für das Vertragsmanagement in Unternehmen die Zeit von der Kontaktaufnahme bis zum Vertragsabschluss für Ihre Vertriebsmitarbeiter um 60 % verkürzen. 

Mit einem erstklassigen Vertragsmanagementsystem können Ihre Technologieexperten eine Cloud-basierte Lösung innerhalb von Wochen statt Monaten einrichten. Die sicheren cloudbasierten Funktionen des Systems verringern Supportprobleme und senken die Schulungskosten. Außerdem lässt sich die Cloud in andere Unternehmenssysteme wie Beschaffung, ERP, Einkauf und CRM integrieren. All diese Funktionen ermöglichen einen wesentlich reibungsloseren und schnelleren Vertragsmanagementprozess.

4. Risikominimierung

Risikomanagement ist der Schlüssel zum Erfolg im heutigen Geschäftsumfeld. Ohne ein unternehmensweites Vertragsmanagementsystem setzen sich Unternehmen einem hohen Risiko aus. Ein CLM-System hilft Ihnen, Prozesse zu standardisieren, um das Risiko zu minimieren. Anstatt den Vertrag manuell zu bearbeiten oder aus mehreren Anwendungen abzurufen, stellen Sie Ihren Vertrag auf eine einzige Plattform, so dass das Vertragsrisiko leicht zu messen und zu verwalten ist.

Vertragssoftware kann Sie erinnern, dass ein Vertrag ausläuft und so verhindern, dass Sie Fristen verpassen, was Ihr Unternehmen wiederum Geld kosten könnte. Beispielsweise müssen Sie eine Dienstleistung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erbringen. In einem manuellen System könnte die Frist verloren gehen, wodurch Ihnen Einnahmen entgehen. Außerdem möchten Sie vermeiden, dass ein Vertrag ungewollt ausläuft oder automatisch verlängert wird, ohne dass Sie ihn überprüft haben. Wenn die Software Sie warnt, vermeiden Sie die Verlängerung eines Vertrags, der Ihnen keinen Nutzen bringt, oder lassen einen lukrativen Vertrag auslaufen.

Mit CLM-Software können Sie auch Ihre Prüfungsvorbereitungen verbessern und so Fehler vermeiden. Das zentralisierte System verfügt über Prüfpfade, mit denen Sie die Vertragshistorie innerhalb von Sekunden einsehen können. Mit dieser Art von Informationen, die Ihnen jederzeit zur Verfügung stehen, können Sie die genaue Vertragshistorie verfolgen und dokumentieren. Diese Dokumentation hilft Ihnen dabei, einen vollständigen Prüfpfad für die interne Einhaltung von Vorschriften oder behördlichen Bestimmungen zu erstellen.

Die beste Vertragsmanagement-Software finden

Unabhängig davon, für welches Vertragsmanagement Sie sich entscheiden, sollten Sie sich vergewissern, dass die Software die folgenden Kriterien erfüllt:

Benutzerfreundlichkeit: Da Sie sich darauf verlassen, dass dieses System Ihnen schnell Einblicke in Ihre Verträge verschafft, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Team es ohne Schwierigkeiten nutzen kann. Ein kompliziertes System mit einer schlechten Schnittstelle oder verworrenen Prozessen wird die Mitarbeiter davon abhalten, den Umgang mit dem System zu erlernen. Niedrige Akzeptanzraten bedeuten, dass sich die Investition für ein Unternehmen nicht lohnt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter den Wert des Programms durch ein benutzerfreundliches System maximieren können.

Kollaborativ: Wenn Sie mit einem System keine Möglichkeit haben, Kontakte mit Kollegen oder anderen Beteiligten auszutauschen, können Sie die Vorteile der Contract Management Software nicht voll ausschöpfen. Da Verträge häufig geändert und angepasst werden müssen, sollten alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sein.

Risikomanagement: Ein gutes CLM-System hilft Ihnen, das mit Ihren Verträgen verbundene Risiko durch intuitive Modellierung und intelligente Warnmeldungen zu verringern. Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte System über die erforderlichen robusten Funktionen verfügt, um das Vertragsrisiko wirklich zu senken.

Konfigurierbarkeit: Jedes Unternehmen und jeder Benutzer ist anders. Sie brauchen eine Software, die Sie nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren können. Wenn eine potenzielle Plattform in andere Systeme integriert werden kann, Verträge auf dem Weg zur Genehmigung verfolgt, eine Vielzahl von Risiken verwaltet und Ihnen Einblick in Ihre Verträge gewährt werden, können Sie sicher sein, dass Sie ein flexibles System erhalten.

Sicherheit: Um die Interessen Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden zu wahren, sollten Sie sich für ein System entscheiden, das Verträge sicher speichert. Da ein Großteil der Arbeit digital erledigt wird, sollten Sie eine Plattform wählen, mit der Sie Ihren Kunden die Verträge sicher zur Unterschrift vorlegen können.

Sprechen Sie uns gerne an

Mit den oben genannten Eigenschaften kann die ICI-Plattform Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter noch erfolgreicher machen. Für jedes wachsende Unternehmen, das ständig mit Verträgen zu tun hat, ist Vertragsmanagement-Software nicht mehr nur ein „"Nice-to-have", sondern ein "Must-have".

Erfahren Sie mehr darüber, was die Enterprise Contract Management Software von Icertis für Ihr Unternehmen tun kann und fordern Sie noch heute eine kostenlose Demo an.