Contract Lifecycle Management (CLM) ist die Verwaltung der Verträge eines Unternehmens von den Verhandlungen über die Ausführung und Erfüllung bis hin zur Erneuerung bzw. zum Auslaufen des Vertrages.
Ein effektives und proaktives Management des Vertragslebenszyklus wird durch den Einsatz von Software für das Contract Lifecycle Management erreicht. CLM-Software kann zu erheblichen Verbesserungen wie Kosteneinsparungen und mehr Effizienz führen. Die Automatisierung von CLM kann das Risiko eines Unternehmens reduzieren, indem die Zahl der nicht eingehaltenen Verpflichtungen reduziert und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen verbessert wird. Mit dem Aufkommen von Tools wie künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, hat das Vertragsmanagement für Unternehmen an Bedeutung gewonnen: als Möglichkeit zur Integration untenehmenskritischer Daten sowei zur Optimierung und Beschleunigung von Prozessen.
Obwohl jeder der folgenden Schritte im Vertragsmanagementprozess von entscheidender Bedeutung ist, wird einigen Schritten traditionell mehr Aufmerksamkeit geschenkt als anderen. So gibt es beispielsweise seit Jahren Software für die Verwaltung von Vertragsvorlagen in Unternehmen.
Lange lag die die Verwaltung von Verträgen ausßerhalb des digitalten Lösungsbereichs.
Schauen wir uns die einzelnen Schritte des Vertragsverwaltungsprozesses genauer an und wie Contract Management Software Prozesse optimieren kann.
Erstellen von Vorlagen:
Die Vereinfachung der Vorlagenbibliothek eines Unternehmens kann das Vertragsrisikomanagement erheblich verbessern und die Vertragsabwicklung mit den Regeln für die Vorlagenauswahl und den umfassenden Funktionen der Vertragsmanagementplattform von Icertis für das Lebenszyklusmanagement von Vorlagen beschleunigen. Ein intelligenter Prozess zur Erstellung von Vorlagen für das Vertragsmanagement ermöglicht es bestimmten Geschäftsanwendern, Bibliotheksklauseln in das Vertragsdokument zu ziehen, benutzerdefinierten Text einzugeben, Metadaten im Dokument zu markieren und andere Daten wie Anlagen und Anhänge zu markieren. Regeln stellen sicher, dass neue Vorlagen einen Genehmigungsprozess durchlaufen, bevor sie bei der Vertragserstellung genutzt werden können.
Vertragserstellung:
Umfangreiche Regelwerke der CLM-Software ermöglichen die dynamische Erstellung von Verträgen aus Vorlagen und Klauseln. Der Vertragsinhalt wird automatisch anhand beliebiger Kriterien zusammengestellt, die mit dem Vertrag verbunden sind, z. B. Region, Produkte, Dienstleistungen oder Preisbedingungen. Die regelbasierten Funktionen zur Vertragserstellung verbessern die Skalierbarkeit und Agilität der Vertragsabwicklung erheblich und sorgen gleichzeitig für eine angemessene Prozesskontrolle.
Moderne Software für das Vertragsmanagement ermöglicht sogar die Erstellung von Verträgen im Handumdrehen innerhalb von Line-of-Business-Systemen wie CRM, Beschaffung und Einkauf - durch die Übernahme von Eingaben und die automatische Erstellung von Verträgen auf der Grundlage von definierten Geschäftsregeln. Der Upload von Massendaten und die Vertragserstellung sind sogar mit Best-of-Breed-Lösungen möglich. Indem sie Geschäftsanwendern die Möglichkeit geben, Verträge im Selbstbedienungsmodus zu erstellen, können Unternehmen die Zeit bis zum Umsatz verkürzen, die Durchlaufzeiten verbessern und die juristischen Betriebskosten während des Vertragsprozesses erheblich senken.
Vertragsprüfung:
Verträge sollten einem Unternehmen helfen, Geschäftsziele zu erreichen, und sie nicht behindern. Durch eine intelligente, automatisierte Vertragsprüfung können Unternehmen das volle Potenzial der ausgehandelten Verträge durch eine bessere Durchsetzung der Geschäftsbedingungen ausschöpfen. Der Contract Lifecycle Management-Prozess erfasst die Geschäftsbedingungen für Produkte und Dienstleistungen, Preise, Rabatte und Anreize in strukturierter Form, integriert diese Daten in die Unternehmenssysteme und unterstützt die Durchsetzung der Bedingungen. Workflows sorgen für einen Überprüfungsprozess, um die Einhaltung der Bestimmungen zu bewerten, bevor sie zur Abrechnung in die Finanzsysteme übertragen werden.
Vertragsgemehmigung:
Eine effektive Vertragsgenehmigung beginnt mit der Nutzung aller mit einem Vertrag verbundenen Daten mithilfe regelbasierter Workflow-Definitionen. Die besten CLM-Plattformen stellen Workflows automatisch zusammen und orchestrieren den Genehmigungsprozess, mit Unterstützung für sequentielle und parallele Genehmigungen. Workflows werden dynamisch auf der Grundlage von Verhandlungsaktualisierungen geändert, um die Governance zu gewährleisten. Geschäftsanwender können die intuitiven Regeln, Definitionen und Aktualisierungen einfach verwalten und auch manuell eingreifen, um einen Workflow mit Ad-hoc-Schritten zu beeinflussen.
Vertragsabwicklung:
Die Vertragsabwicklung ist inzwischen stark digitalisiert und mobil. CLM-Lösungen sollten standardmäßig in Plattformen für elektronische Signaturen wie Adobe Sign integriert sein. Diese sicheren Integrationen helfen dabei, den Unterschriftsprozess auf der Grundlage benutzerdefinierter Workflows zu orchestrieren und gleichzeitig das Vertragsdokument und die Daten nach der Ausführung nahtlos im zentralen Repository zu aktualisieren. Manuelle Signatur-Workflows sollten ebenfalls unterstützt werden, indem QR-Codes zur Validierung eingehender signierter Dokumente verwendet werden.
Vertragserfüllung:
Lange lag die Verwaltung von Verträgen außerhalb des digitalen Lösungsbereichs.
Das liegt daran, dass die Vertragssprache für Computer nur schwer zu analysieren ist, so dass die Durchführung von Vertragsmaßnahmen Managern “in Person” überlassen wurde.
Heute können die Nutzer von Software für Contract Lifecycle Management wertvolle Einblicke in alle Bereiche von Verträgen wie bspw. Recht, Finanzen, Vertrieb und Beschaffung, gewinnen. Die CLM Software umfasst ein voll funktionsfähiges Analysemodul, das Einblicke in Daten wie Zykluszeiten, Abweichungen, Einsparungen, Risiken, Auslaufzeiten, Statistiken zur Vertragsverlängerung sowie Beschaffungs- und Vertriebskennzahlen zu Vertragseinnahmen und -ausgaben ermöglicht.
Vertragsmanager können auch eine bessere Einhaltung von Vertragsverpflichtungen erreichen, indem sie Aufgaben, die Geschäftsinhabern zugewiesen wurden, identifizieren, erfassen, zuweisen und deren Erledigung nachverfolgen - selbst bei Third-Party Dokumenten und bei komplexen Verpflichtungen, z. B. solchen mit mehreren Eigentümern oder über Regionen oder Geschäftsbereiche hinweg. Die Benutzer können Verpflichtungen ganz einfach über die Weboberfläche oder Microsoft Word erstellen, und die Verpflichtungen können auch automatisch erstellt und den Verantwortlichen anhand von Regeln zugewiesen werden.
Und schließlich können die Benutzer Risiken nach der Ausführung identifizieren und verwalten. Ein konfigurierbares Risikomodell hilft bei der Verfolgung von Risiken in verschiedenen Kategorien, z. B. finanziell, vertraglich, leistungsbezogen und gegenüber Dritten. Die Benutzer können sowohl interne Daten als auch externe Daten aus Quellen wie D&B und Thomson Reuters abrufen und nutzen, um Risikobewertungen zu ermitteln, eine proaktive Risikoüberwachung zu gewährleisten und die Transparenz für die Beteiligten zu erhöhen.
Vertragsablauf:
Contract Lifecycle Management Software bietet proaktive Warnungen und Benachrichtigungen bei wichtigen Meilensteinen wie dem Auslaufen oder der Erneuerung von Verträgen. Ein konfigurierbares Dashboard bietet Einblicke in die geschäftlichen Auswirkungen eines Vertragsablaufs oder einer Vertragsverlängerung.
Die Vorteile von-CLM Lösungen liegen auf der Hand
Die richtige CLM-Lösung verbindet den Vertragsprozess mit der Auftragsabwicklung und der Rechnungsstellung, wodurch Fehler vermieden, Risiken reduziert und eine genauere Umsatzprognose gewährleistet werden kann. Mit Informationen ausgestattet, können Sie Verträge als das behandeln, was sie sind: Vermögenswerte, die tiefe Einblicke und Wettbewerbsvorteile entlang der gesamten Vertragslieferkette bieten.
Über Icertis Contract Intelligence
Die Icertis Contract Intelligence (ICI) Plattform ist die führende Vertragsmanagementlösung in der Cloud. Die einfach zu bedienende, intelligente, unternehmensweite Vertragsmanagement-Software von ICI verändert die Grundlage des Handels, indem sie Verträge in wertvolle Unternehmensressourcen verwandelt.
Die "herausragende" Plattform von Icertis wurde von Forrester in ihrem 2021 Wave Report mit der höchsten Punktzahl aller aktuellen Angebote bewertet. Spend Matters bezeichnete Icertis als "unbestrittenen Marktführer" im Vertragsmanagement. Global 100 Kunden wie Airbus, Daimler, Johnson & Johnson und Microsoft haben sich für Icertis als Vertragsmanagementlösung entschieden. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was Vertragsmanagement ist, vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo der Vertragsmanagement-Software.
