Wie wichtig sind Integrationen für ein effektives Vertragsmanagement?

Systeme und Technologien zur Unternehmenssteuerung entwickeln sich in einem rekordverdächtigen Tempo. Um im globalen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die digitale Transformation entscheidend.

15. August, 2023 Shannon Kirk | Director, Global Legal Industry Solutions, Icertis

Eine erfolgreiche Transformation birgt erhebliche Vorteile wie Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz und gestärkte Lieferantenbeziehungen, wie ein kürzlich veröffentlichter Bericht des IDC zeigt.

„Zukunftsorientierte Unternehmen haben die digitale Transformation (DX) genutzt, um neue Werte durch digitale Produkte, Dienstleistungen und Erfahrungen zu schaffen“, betont der IDC in seinem MarketScape für Buy-Side CLM von 2023. „Während der COVID-19-Pandemie wurde deutlich, dass DX-Maßnahmen die Widerstandsfähigkeit einer Organisation bei Disruptionen verbessern.“

 Der Bericht ist unverzichtbar für Experten, die Einblicke in den Wert der digitalen Transformation im Einkaufsbereich eines Unternehmens suchen. Besonders relevant sind hierbei die grundlegenden Geschäftsvereinbarungen, die Beschaffungsorganisationen mit ihren Lieferanten treffen - sprich, ihre Verträge.

Er bietet besonders aufschlussreiche Informationen über das Potenzial, das mit der Integration einer Vertragsmanagement-Lösung (CLM) verbunden ist. Die Experten des IDC weisen darauf hin, dass CLM-Anbieter in den letzten Jahren enorme Fortschritte darin gemacht haben, Technologien zu entwickeln, die Vertragsdaten in andere Systeme integrieren.

Die Autoren betonen, dass "Anwendungen sich von hochgelobten digitalen Vertragsdatenbanken zu hochgradig automatisierten Tools entwickelt haben, die strategische Entscheidungshilfen sind und sich nahtlos in Beschaffung, Sourcing und Finanzplattformen integrieren."

"Wenn Vertragsdaten automatisch über Systeme synchronisiert werden, erhält jeder Stakeholder einen umfassenden Einblick in Daten, die die Gesamteffizienz verbessern."

Integrationen erleichtern den nahtlosen Austausch von Daten, verbessern die Zusammenarbeit und maximieren den Wert jedes Vertrags.  Wenn Vertragsdaten automatisch über Systeme synchronisiert werden, erhalten alle Stakeholder einen umfassenden Einblick in Daten. Dies führt zur Steigerung der Gesamteffizienz, beschleunigt die Vertragsabwicklung, verbessert die Compliance, reduziert Kosten und trägt zu besseren Geschäftsergebnissen bei.

Vorkonfigurierte Integrationen mit führenden Source-to-Pay-Anbietern erleichtern die Entscheidungsfindung bei der Beschaffung. Die Integration von KI in das Vertragsmanagement ermöglicht Kunden tiefgehende und komplexe Suchen sowie Recherchen, erleichtert Verhandlungen und bietet umfassendere Einblicke in Verträge.

Icertis läßt sich mit nahezu mit allen wichtigen Software-Systemen integrieren, einschließlich Microsoft Office, Salesforce, SAP Ariba, SAP Fieldglass und SAP S/4HANA. Zu den größten Vorteilen gehören: 

Ein Nahtloser Datenfluss: Wie zuvor erwähnt, ermöglicht Integration einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen, die am Lebenszyklus des Vertrags beteiligt sind. Dies ermöglicht den Austausch von Informationen und Daten über verschiedene Phasen hinweg, wie Vertragsentwurf, Verhandlung, Genehmigung, Ausführung und Leistungsüberwachung. Durch die Integration unterschiedlicher Systeme werden doppelte Dateneingaben und Fehler minimiert, was eine Konsistenz und Genauigkeit im gesamten CLM-Prozess sicherstellt.

Effizienz und Zeitersparnis: Die Integration von CLM mit anderen Systemen eliminiert manuelle Dateneingaben und redundante Aufgaben. Sie optimiert Workflows und automatisiert Prozesse.  Dies führt zu erheblichen Zeitersparnissen und gesteigerter Produktivität. 

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation: Integration ermöglicht Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Stakeholdern, die am Lebenszyklus des Vertrags beteiligt sind. Durch die Integration von CLM mit E-Mail- oder Kollaborationsplattformen können Benutzer Vertragsdokumente leicht teilen, Kommentare austauschen, Änderungen nachverfolgen und Benachrichtigungen erhalten. Dies fördert effektive Kommunikation, verbessert die Transparenz und beschleunigt den Gesamtprozess.

Erweiterte Sichtbarkeit und Berichterstattung: Integration bietet umfassende Einblicke in vertragsbezogene Daten, indem sie Informationen aus verschiedenen Quellen in einem zentralen Repository zusammenführt. Dies ermöglicht den Stakeholdern, Echtzeitberichte, Dashboards und Analysen zu generieren, die wertvolle Einblicke in die Vertragsleistung, Risiken und Compliance bieten. Erweiterte Sichtbarkeit ermöglicht fundierte Entscheidungsfindung und proaktives Vertragsmanagement.

Optimierte Prozesse und Workflows: Integration optimiert und optimiert Prozesse und Workflows im gesamten Lebenszyklus des Vertrags. Beispielsweise ermöglicht die Integration mit E-Signatur-Plattformen eine nahtlose elektronische Unterzeichnung.Die Integration mit Finanz- oder Beschaffungssystemen automatisiert Zahlungsprozesse und Rechnungsmanagement und gewährleistet eine genaue Abrechnung und finanzielle Nachverfolgung.

Risikominderung und Compliance: Integration unterstützt Bemühungen zur Risikominderung und Compliance, indem sie die automatisierte Verfolgung und Überwachung von Vertragspflichten, Meilensteinen und wichtigen Terminen ermöglicht. Die Integration mit Compliance-Systemen oder Risikomanagement-Tools stellt sicher, dass Vertragsbedingungen und Pflichten ordnungsgemäß durchgesetzt und überwacht werden. Dies reduziert das Risiko von Nichteinhaltung, Strafen und potenziellen rechtlichen Auseinandersetzungen.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Integration hilft Organisationen dabei, neue Technologien in ihre CLM-Systemlandschaft zu integrieren, zum Beispiel künstliche Intelligenz, und bietet Ihnen die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit, die erforderlich sind, um sich den sich ändernden Geschäftsbedürfnissen anzupassen. Dies ist entscheidend, um nahtlose Abläufe zu gewährleisten und Datensilos zu vermeiden.

Obwohl diese Vorteile zweifellos wichtig für Unternehmen sind, ein Wort der Vorsicht: Der Bericht des IDC betont, wie wichtig es ist, Integrationen richtig umzusetzen: „Wenn eine Implementierung nicht erfolgreich ist, liegt oft die Ursache für das Scheitern in Problemen, die im Zusammenhang mit der Integration mit anderen Plattformen auftreten.“

Hier können Sie den IDC-Bericht herunterladen. 

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