Einhaltung von Compliance in der Fertigung: 3 Wege zur Risikominimierung mit KI

Die manuelle Vertragsverwaltung gegenüber Lieferanten, Aufsichtsbehörden und Vertrieb ist zeit- und arbeitsintensiv, insbesondere bei Tausenden von nicht standardisierten Verträgen. KI kann diese Arbeit erleichtern. 

Susan Becker

Das Risiko und die Compliance-Anforderungen sind für Hersteller in den letzten Jahren so hoch, wie nie zuvor.  

Gesteigerte Erwartungen in Bezug auf ökologische, soziale und Governance-Prioritäten (ESG) verstärken den ohnehin schon akuten Existenzdruck: So scheitern beispielsweise 50 Prozent der Fertigungsunternehmen innerhalb der ersten fünf Jahre nach ihrer Gründung an dieser Herausforderung. Jedes Jahr müssen 10.000 bis 20.000 Fertigungsunternehmen Insolvenz anmelden. 

Die Liste der Risiken, mit denen die Hersteller konfrontiert sind, ist lang: Unterbrechung der Lieferkette, Inflation und wirtschaftliche Unsicherheit, Cybersecurity-Bedrohungen, Arbeitskräftemangel, Reputationsrisiken, ESG-Compliance und ein sich ständig veränderndes regulatorisches Umfeld. 

Diese Risiken mögen wie isolierte Probleme aussehen, die jeweils einzelne Lösungen erfordern. Tatsächlich haben sie eines gemeinsam: Sie alle basieren auf Verträgen. 

In Verträgen wird festgelegt, wie Hersteller mit Dritten auf gesetzeskonforme und gewinnbringende Weise Geschäfte abschließen und die Pflichten umsetzen. 

In einer perfekten Welt hätten Hersteller Transparenz über alle Risiken und Pflichten, die in ihren Verträgen festgelegt sind, und wüssten, was sie tun müssen, um diese Pflichten zu erfüllen, um z.B. Vertragsstrafen zu vermeiden. Diese Transparenz ließe auch erkennen, welche Verträge aktualisiert werden müssen, wenn sich gesetzliche Vorschriften oder das Risikoumfeld ändern. Die Einhaltung von Verträgen würde in einer solchen Welt automatisiert erfolgen. 

Leider funktioniert dies bei den meisten Unternehmen noch nicht. Vielmehr werden Verträge und die Risiken, die sie verwalten sollen, als eigenständige Objekte manuell über E-Mails oder Tabellenkalkulationen verwaltet. 

In diesem regulatorischen Umfeld ist es für Hersteller von entscheidender Bedeutung, einen umfassenden Einblick in ihre vertraglichen Vereinbarungen mit Dritten zu haben, damit sie sowohl ihre eigene Leistung als auch die Leistung ihrer Zulieferer anhand gesetzlicher und finanzieller Benchmarks überwachen können.

In einem Bericht von IDC heißt es: "Wir haben vor kurzem mit einem sehr bekannten, großen US-Megacap-Unternehmen gesprochen. Dies berichtete uns, dass es seine Verträge - Tausende – mit Hilfe eines einzigen Vertragsmanagers und einer großen, umfangreichen Tabelle verwaltet. Kein Unternehmen sollte so ein Risiko auf sich nehmen, weil dafür CLM-Lösungen zur Verfügung stehen." 

Anders ausgedrückt: Ein manuelles Vertragsmanagement ist kein Risikomanagement, sondern kann sogar weitere Risiken schaffen.  

Die Notwendigkeit von CLM im Pflichtenmanagement 

In diesem regulatorischen Umfeld ist es für Hersteller von entscheidender Bedeutung, einen umfassenden Einblick über ihre vertraglichen Vereinbarungen mit Dritten zu haben, damit sie sowohl ihre eigene Leistung als auch die Leistung ihrer Zulieferer anhand gesetzlicher und finanzieller Benchmarks überwachen können. 

Die manuelle Vertragsverwaltung gegenüber Lieferanten, Aufsichtsbehörden und Vertriebskanälen ist zeit- und arbeitsintensiv, insbesondere bei Tausenden von nicht standardisierten Verträgen. 

KI kann diese Arbeit erleichtern. 

Verträge sind meist in juristischer Fachsprache verfasst.  Die Technologie kann die Vertragssprache in Bezug auf die Pflichten nicht von der restlichen Vertragssprache unterscheiden. Dank KI können auch große Vertragsbestände gescannt und Pflichten herausgefiltert werden.  

Die KI-Suche kann diese Arbeit bei Tausenden von Verträgen in einem Bruchteil der Zeit erledigen, die eine manuelle Überprüfung benötigen würde.  

Dies ist entscheidend für das Risikomanagement: Sobald die Verträge extrahiert und kategorisiert sind, können sie proaktiv verwaltet werden. Entscheider haben dann einen Überblick darüber, wie viele ausstehende Pflichten in ihren Verträgen es gibt, und können Maßnahmen ergreifen. 

Die KI-Suche kann diese Arbeit bei Tausenden von Verträgen in einem Bruchteil der Zeit erledigen, die eine manuelle Überprüfung benötigen würde.  

3 Wege zur Risikominderung mit KI  

Es gibt viele Strategien zur Verbesserung der Governance und zur Risikominimierung. Die folgenden drei zeigen auf, wie das Vertragsmanagment immer mehr zu einem festen Bestandteil Ihrer Abläufe wird. 

1. Verknüpfen Sie vertragliche Pflichten mit den Ist-Zuständen - Verträge sind die Grundlage des Handels und definieren Ihre ausgehandelten Preise, Pflichten und andere Verbindlichkeiten. Durch die Schaffung eines KI-gestützten zentralen Repositorys, das Vertragsdaten (Preise, Liefermengen, Bedingungen, Änderungen usw.) mit bestehenden Unternehmenssystemen (ERP, CPQ, SCM) verbindet, können Abweichungen identifiziert und korrigiert werden. 

2. Einsatz von AI Discovery - Nutzen Sie KI-gestützte Vertragsmanagement-Software, um Verträge vor ihrer Unterzeichnung zu prüfen und zu genehmigen, um Risiken zu verringern und die Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten. Lassen Sie ein Rechts- oder Einkaufsteam Attribute erstellen, um die KI so zu trainieren, dass sie die kritischen Punkte in Ihren Verträgen erkennt, und integrieren Sie automatisierte Tools, um potenzielle Risiken zu erkennen, bevor sie zu einem Risiko werden. 

3. Erweiterte KI-Suche und Nachverfolgung - Eine regelmäßige Prüfung von Verträgen hilft dabei, potenzielle Compliance-Probleme zu erkennen und sicherzustellen, dass die vertraglichen Pflichten eingehalten werden. Dies kann alles umfassen, von Ablaufdaten über Leistungskennzahlen bis hin zu - und das ist wichtig - Änderungen im Zusammenhang mit regulatorischen Vorschriften. Alte Verträge in Papierform können die Vorteile der KI nutzen, indem sie mit der neuesten OCR-Technologie (Optical Character Recognition) gescannt werden, so dass sie nach wichtigen Schlüsselwörtern, gesetzlichen Formulierungen und Codes und sogar ganzen Klauseln durchsucht werden können.  

KI-gestützte Vertragsmanagement-Software bietet sowohl neuen als auch etablierten Marken wichtige Funktionen, die ihre Systeme und Prozesse erweitern und die Leistung in ihren Geschäftsbeziehungen erheblich verbessern. 

Dank KI sind Risiken im Zusammenhang mit versäumten Verpflichtungen und Vereinbarungen mit Dritten keine Unbekannte mehr, sondern werden stattdessen zu strategischen Vorteilen zu Gunsten des Unternehmens. 

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