Ferring Pharmaceuticals nutzt Icertis CLM, um flexibler zu sein

Die Herausforderung

Als schnell wachsendes Unternehmen mit globaler Reichweite hatte Ferring mit der Zentralisierung zu kämpfen. Das bestehende Vertragsmanagementsystem war vollständig manuell, und da das Unternehmen wuchs, entwickelte und befolgte jeder Standort - und sogar einzelne Abteilungen innerhalb der Standorte - seine eigenen, unterschiedlichen Vertragsprozesse. Die Teams waren selbst bei einfachen Aufgaben, wie der Beschaffung von Vertragsvorlagen, auf die Rechtsabteilung angewiesen.

Dies bedeutete, dass die Anwälte von Ferring einen großen Teil ihrer wertvollen Zeit der Vertragsverwaltung widmen mussten, anstatt sich der eigentlichen Arbeit zu widmen, was mit der zunehmenden Anzahl von Verträgen zu einer immer größeren Belastung wurde.

Das Unternehmen brauchte eine Möglichkeit, den Vertragsworkflow zu rationalisieren und, wie Sheila Dusseau, Ferring’s Head of Global Legal Operations, es ausdrückt, "get the lawyers out of the equation".

Die Lösung

Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich Ferring für die Icertis Contract Intelligence (ICI) Plattform, die zunächst in der Schweiz, den USA und Dänemark eingesetzt wurde. Ferring entschied sich für ICI, weil es in der Lage ist, das Vertragsmanagement auf Benutzer und Teams im gesamten Unternehmen auszuweiten, ohne dass die Rechtsabteilung involviert werden muss. Dieses Selbstbedienungsmodell bietet klar definierte Workflow-Zuständigkeiten mit durchgängiger Transparenz und steigert so die Effizienz bei gleichzeitiger Risikominderung.

Durch die Zentralisierung des Vertragsmanagements war Ferring in der Lage, seine Vorlagenbibliothek zu rationalisieren. Automatische Alerts bei Ablauf und Genehmigung helfen, die Nichteinhaltung von Vorschriften zu verhindern, während die KI-gestützte Digitalisierungskapazität von ICI eine einzige, leicht zugängliche und durchsuchbare Source of Truth für zukünftige Vertragsabschlüsse bietet.

Darüber hinaus konnte Ferring ICI problemlos in seine andere Unternehmenssoftware integrieren und wird in der Lage sein, ICI mit dem globalen Wachstum von Ferring zu skalieren.

Die Ergebnisse

Heute verfügt Ferring über einen standardisierten, automatisierten Vertragsprozess über mehrere Standorte hinweg. Die Teams sind bei der Verwaltung von Verträgen weniger auf die Rechtsabteilung angewiesen - über 50 % der Verträge werden im Self-Service erstellt. Dies hat zu einer Beschleunigung des Prozesses geführt: Das Unternehmen konnte die Durchlaufzeit von Verträgen auf der Einkaufsseite um 30 % senken.

Ferring war in der Lage, seinen gesamten Vertragsprozess zu rationalisieren - mit einem leicht zugänglichen und durchsuchbaren Repository und klar definierten automatisierten Prozessen, die dazu beitragen, die Einhaltung von Verträgen und eine durchgängige Transparenz über den Lebenszyklus von Verträgen zu gewährleisten.