Die Herausforderung
Cognizant war über die rudimentäre Funktionalität eines papierbasierten Vertragsmanagementprozesses hinausgewachsen. Die manuellen Prozesse zur Vertragserstellung waren langsam, ineffizient und unvorhersehbar. Die Nachverfolgung der in den Vereinbarungen festgelegten Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten war problematisch. Bei Tausenden von Kunden wurde schnell mal eine Verpflichtung übersehen, die tief in Hunderten von Einzelverträgen verborgen war.
Die Nichteinhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs), da die Manager diese nicht vollständig kannten, hatte nicht nur negative finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen, sondern auch das Potenzial, die Kundenbeziehungen zu untergraben. Das professionelle Dienstleistungsunternehmen benötigte eine bessere Möglichkeit, Tausende von Verpflichtungen zu überwachen und zu verwalten. Die Geschäftsleitung war der Meinung, dass der beste Weg, um mit einem Vertragsmanagementsystem einen Mehrwert zu schaffen, darin bestand, die Kernfunktionen des Vertragsmanagements auf Unternehmensebene zu zentralisieren und gleichzeitig die Mitarbeiter im Außendienst zu unterstützen, die dem Kunden am nächsten sind.
Die Lösung
Cognizant entschied sich, sein neues System auf der Icertis-Contract-Intelligence-Plattform (ICI) aufzubauen. Mit einem zentralen Repository für Sell-Side-Verträge erhielten die Führungskräfte eine 360-Grad-Sicht auf ihre Verträge. Die C-Suite erhält nun Berichte über Vertragsrisiken, ausstehende vertragliche Verpflichtungen und andere Indikatoren, die ihnen helfen, ihr Unternehmen zu schützen. Viele Aufgaben, die mit der Verfolgung und Verwaltung von Verpflichtungen verbunden sind, wurden nun automatisiert.
"Wir wollten ein System, das die Personen, die mit unseren Kunden interagieren, in die Lage versetzt, die Bereitstellung unserer Dienstleistungen zu verbessern. Das war unser Leitsatz. "
In enger Zusammenarbeit mit Icertis war Cognizant in der Lage, das System so zu strukturieren, dass der administrative Aufwand für die Mitarbeiter reduziert und die Servicebereitstellung verbessert wurde, während gleichzeitig die ICI-Plattform genutzt wurde, um verwertbare Daten aus dem Außendienst zu sammeln. Frank Marty, Global Head of Contract Lifecycle & Risk Management, drückt es so aus:
Durch den Einsatz der ICI-Plattform zur Umwandlung eines papierbasierten Systems kann das Unternehmen Skalierungen problemlos durchführen, um die Anforderungen seines schnell wachsenden Kundenstamms zu erfüllen.
Die Ergebnisse
Die Digitalisierung von Tausenden von Sell-Side-Verträgen hat den Mitarbeitern von Cognizant nicht nur geholfen, effektiver zu arbeiten, sondern ihnen auch neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Kundenbetreuung eröffnet. Frank Marty meint dazu,
"Durch die Digitalisierung der Vertragsprozesse ... haben wir jetzt die nötige Transparenz, um fundiertere Entscheidungen im Namen unserer Kunden zu treffen." Frank Marty, Global Head of CLRM, Cognizant
