Im heutigen, zunehmend von Rechtsstreitigkeiten geprägten Geschäftsklima gibt es viele Risiken, da Unternehmen versuchen, die regulatorischen, Governance- und rechtlichen Fragen zu bewältigen, die sich auf die Geschäftspraktiken und letztendlich auf die Rentabilität auswirken. Obwohl sich Unternehmen auf Verträge verlassen, um ihre Interessen und ihr Vermögen zu schützen, stellen das wachsende Volumen und die zunehmende Komplexität von Verträgen eine große Herausforderung für das gesamte Unternehmen dar.

Dieser Artikel befasst sich mit den Branchentrends und stellt die Einsatzmöglichkeiten einer Contract Lifecycle Management (CLM)-Lösung vor, um um Fehler zu vermeiden und Potenziale auszuschöpfen, die in der Vielzahl der bestehenden Verträge verborgen sind.

Vertragstrends

Unternehmen agieren heute in einer Welt, die weitgehend durch Verträge gesteuert wird. Durch die Digitalisierung lösen sich internationale Grenzen auf. Das hat zur Folge, dass Verträge, die auf globaler Ebene geschlossen werden, immer komplexer werden, da eine Vielzahl neuer Vorschriften beachtet und integriert werden müssen. Dies stellt die Teams, die die Verträge erstellen, vor große Herausforderungen. Darüber hinaus müssen Unternehmen die vielen Governance- und Finanzfragen berücksichtigen, die weit über rechtliche und steuerliche Vorschriften hinausgehen.

Wachstumstreiber

Im Zeitalter zunehmender Spezialisierung, in dem das geistige Eigentum (IP) stark geschützt wird, wenden sich Unternehmen zunehmend an Partner die ihnen helfen, ihr Ökosystem im Handel zu vervollständigen, um ihrer Geschäftstätigkeit abgesichert nachgehen zu können. Unternehmen aller Art nutzen Partner zur Beschaffung von Produkten oder Materialien, sowohl als Vertriebs- und Verkaufspartner, als auch zur Bereitstellung von Unternehmensdienstleistungen wie Personal, IT und Marketing. Jede dieser Beziehungen, ob mit einem einzelnen Auftragnehmer oder einem Fortune-500-Unternehmen, ist an einen oder mehrere Verträge gebunden – so sehr, dass sich der Spruch „Dafür gibt es eine App“ zu „Dafür gibt es einen Vertrag“ weiterentwickelt.

Geschäftliche Herausforderungen

Eine Vielzahl von Verträgen zu haben, ist an und für sich kein Problem. Die Entwicklung des Vertragsmanagements hat jedoch oftmals nicht mit diesem explosionsartigen Wachstum Schritt gehalten. Viele Unternehmen stehen vor erheblichen Problemen, weil zu viele Teams, die sich mit Rechtsfragen beschäftigen, in die verschiedenen Vertragsthematiken involviert sind. In Konsequenz führt dies oftmals zu ineffizientem Management, so dass vertragliche Verpflichtungen durchs Raster fallen können.

Indem per E-Mail gemeinsam an Verträgen gearbeitet wird, können chaotische Versionsverläufe, mit Kopien in mehreren E-Mail-Posteingängen, entstehen, anstatt dass es einen zentralen Ablageort gibt, der den aktuell genehmigten, gültigen Vertrag enthält. Ein fehlender, zentraler Ablageort macht darüber hinaus die Suche nach Verträgen, Parteien, Klauseln oder Daten nahezu unmöglich.

Durch Fusionen und Übernahmen, bei denen alle Verträge des übernommenen Unternehmens einbezogen werden müssen, werden diese Herausforderungen noch verstärkt. Wenn diese Merger&Akquisitions (M&A-Aktivitäten) auf internationaler Ebene stattfinden, kann die Integration der Verwaltung neuer Verträge durch Unterschiede in der Vertragssprache und der Bedeutung von Bedingungen und Verpflichtungen unter verschiedenen Flaggen weiter erschwert werden.

Verträge werden von Menschen erstellt, und in einigen Fällen sind vertragliche Verpflichtungen von Menschen abhängig und nicht in einem System erfasst, was bei einer Änderung oder einem Ausfall der beteiligten Akteure zu Fällen von Nichteinhaltung oder anderen Problemen führen kann.

Wo das Risiko lauert

Wie führt das derzeitig ineffiziente Vertragsmanagement zu einem erhöhten Risiko für Unternehmen? An erster Stelle stehen Risiken, die im Zusammenhang mit verpassten Zusagen, Abläufen und anderen Vertragsmeilensteinen entstehen. Die fehlende Möglichkeit, wichtige Termine über alle Verträge hinweg darzustellen und zu verfolgen, kann zu Vertragsstrafen und Verlust des Firmenwert führen. Zusätzlich erschwert ein fehlender, zentraler Ablageort für Verträge und zugehörige Informationen die Durchführung von Analysen zur Vertragserfüllung oder die Vorbereitung von Verlängerungsverhandlungen.

Marktgegebenheiten ändern sich. Diese Verschiebungen können sich negativ auf den potenziellen Wert eines Auftrags auswirken, wennn Interessengruppen wie Vertriebs-, Produktions-, Rechts- und Marketingteams nicht rechtzeitig informiert werden. Wenn sich ein Auftrag plötzlich nicht mehr so gut entwickelt wie geplant, z.B. aufgrund veränderter Verbraucherstimmung gegenüber einem *Produkt*, kann schnelles Handeln den entscheidenden Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen.

Missverständnisse aufgrund mangelnder Standardisierung der Vertragssprache, -bedingungen und -klauseln bei Geschäften in verschiedenen Rechtsordnungen können ebenfalls zu Rechtsverstößen und Verwirrung führen.

Die Dollars und Cents des Vertragsmanagements

Risiken, die durch ein ineffektives Vertragsmanagement entstehen, können schnell negative finanzielle Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Bei manuellem Vertragsmanagement laufen Unternehmen Gefahr, sich eine nicht unerhebliche Umsatzsumme entgehen zu lassen, die durch Preisnachlässe oder Rabatte erwirtschaftet werden könnte. Fehlender proaktiver Alarm – keine Einsparungen. Vielleicht noch problematischer sind Abhängigkeiten von Personen, die gehen können – und das einzige Wissen über einen wichtigen Prozess mitnehmen.

In ähnlicher Weise sind Unternehmen, die sich in manuellen Vertragslebenszyklus-Prozessen verzetteln, nicht in der Lage, Vertragsrisiken effektiv zu überwachen, was zu verpassten Chancen, Nichteinhaltung von Vorschriften, Strafen und Bußgeldern führt, die vollständig hätten vermieden werden können.

Die manuelle Berichterstellung für eine große Anzahl komplexer Verträge kann einen enormen Zeitaufwand für die Mitarbeiter/-innen der Rechtsabteilung bedeuten, was dazu führen kann, dass eine zeitnahe Berichterstellung für die Regierungsbehörden nicht möglich ist. Selbst wenn eine Organisation weiß, was benötigt wird, können die manueller Prozesse zu lange dauern, was zu verpassten Deadlines führen kann.

Verpasste Verlängerungen können zu abgelaufenen Master Service Agreements (MSAs) führen, was zu Umsatzverzögerungen für einen bestimmten Dienst führt.

Und noch einmal: Der Verlust des Firmenwerts, der mit dem Verfehlen von Vertragsmeilensteinen einhergeht, kann alle anderen Straf- oder Regulierungsmaßnahmen, die von anderen Parteien auferlegt werden, weit übertreffen.

Die Bedeutung der Vertragsautomatisierung

Als Gordon Moore von Intel 1965 die berühmte These aufstellte, dass sich die Leistung von Computerchips etwa alle 18 Monate verdoppeln würde, hatten Futuristen Schwierigkeiten, sich vorzustellen, wie Unternehmen all die Leistung nutzen würden, die ihnen ein halbes Jahrhundert später voraussichtlich zur Verfügung stehen würde. Jetzt, im Zeitalter von Cloud, Smartphones und Terabyte-Laptops, ist diese Vision zur Realität geworden. Die Leistungsfähigkeit der heutigen Computersysteme kann zur Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse genutzt werden, so dass sich die Anwälte/-innen und Anwender/-innen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Das ist das Konzept hinter Contract-Lifecycle-Management-Lösungen (CLM).

Vertragsmanagementsoftware automatisiert Funktionen, die für jedes Unternehmen wichtig sind, das Verträge abschließt. Erstens können Vertragsmanagement-Softwareplattformen Verträge „lesen“ und in ein zentrales Repository kopieren, wo sie automatisch für eine schnelle Suche indexiert werden. Gleichzeitig werden wichtige Metadaten wie Vertragspartnerschaften, Bestimmungen und Daten automatisch extrahiert und diese Informationen in Datenbanken geladen, die den Zugriff auf geschäftskritische Informationen aus jedem Vertrag weiter vereinfachen.

Vielleicht noch wichtiger ist, dass ein einziger zentraler, Ablageort bedeutet, dass Verträge nicht mehr per E-Mail, Fax oder FedEx verschickt werden müssen. Die neueste, vereinbarte Version jedes Vertrags befindet sich im zentralen Ablageort und wird von dort aus aufgerufen, nicht aus den Outlook-PST-Ordnern eines Anwalts.

Darüber hinaus erstellen Vertragsmanagement-Softwarelösungen operative Berichte zu Verträgen sowie zugehörige Informationen und stellen diese für Stakeholder bereit. Außerdem werden die erforderlichen Parteien automatisch über neue Verträge, Änderungen oder Maßnahmen informiert. Eine einzige zentrale Ablage ermöglicht zudem eine schnelle Suche für alle Verträge. Dies trägt dazu bei, dass die Einhaltung und Verwaltung von Verträgen vollständig prüffähig ist.

In die Vertragsmanagement-Softwareplattform integrierte Formulare vereinfachen die Erstellung neuer Verträge und bieten eine einheitliche Benutzeroberfläche (UI), die die Lernkurve beschleunigt und das Onboarding neuer Anwälte, Rechtsgehilfen und Geschäftsanwender vereinfacht. Eine einheitliche Benutzeroberfläche trägt außerdem dazu bei, dass alle Parteien und externen Anwälte auf dem gleichen Stand sind. Dies wird auch durch ein Standard-Vertragsglossar erleichtert, das die „wahre“ Bedeutung von Begriffen im gesamten Unternehmen liefert.

Eine CLM-Plattform hilft, die mit Hyperwachstum und Fusionen verbundenen Risiken zu minimieren. Ein wiederholbares, konsistentes System, das nicht nur Meilensteine verfolgt, sondern auch die Aufdeckung des versteckten Wertes in den Tausenden von Verträgen eines Unternehmens ermöglicht, amortisiert sich um ein Vielfaches.

So wählen Sie die richtige Vertragsmanagement-Software aus

Es ist offensichtlich, dass durch die Einführung einer Vertragsmanagement-Software viele Stellen, an denen Menschen Fehler machen können, aufhebt. Die grundsätzliche Übersicht sowie die Einhaltung von Compliance-Regeln werden verbessert, verpassten Verlängerungsfristen wird vorgebeugt und Erstellung von Analysen und Berichten wird erleichtert. Doch nicht jede Vertragsmanagement-Software ist gleich. Diese Fragen sollten Sie bei der Suche nach einem geeigneten Partner für eine Vertragsmanagement-Plattform beachten.

Stabilität des Partnerunternehmens: Wie lange ist dieser Anbieter von Vertragsmanagement-Software schon auf dem Markt? Ist der Anbieter finanziell stabil? Verfügt das Führungsteam über den richtigen Hintergrund, um sicherzustellen, dass es Ihre Bedürfnisse versteht? Entscheiden Sie sich für eine Vertragsmanagement-Plattform, die nicht nur die heutigen Wachstums- und Vertragsherausforderungen löst, sondern mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Erfolgsbilanz: Wurde die Vertragsmanagement-Software von Unternehmen wie dem Ihren getestet? Kann der Partner Fallstudien vorlegen, die Erfolge in der Praxis zeigen? Spezifikationen und Funktionen sind großartig, aber letztendlich zählt der zu erwartende Nutzen. Zu sehen, dass andere Referenzunternehmen sich für eine bestimmte Vertragsmanagement-Plattform entschieden haben – und sie beibehalten – kann auch Ihr Vertrauen in die Lösung dieses Anbieters stärken.

Support bei Übernahme von Altverträgen: Sicherlich hat Ihr Unternehmen zahlreiche laufende Verträge, deren Verwaltung wichtiger und dringlicher ist, als die Verwaltung der Verträge, die in Zukunft erstellt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre CLM-Plattform bestehende Vereinbarungen finden und die erforderlichen Informationen extrahieren kann, um auch deren Verwaltung zu automatisieren.

Konfigurierbarkeit: Jede CLM-Plattform bietet Standardberichte an. Die meisten Unternehmen passen diese jedoch an ihre individuellen Bedürfnisse an, erstellen ganz neue Berichte oder nutzen die Suchinfrastruktur, um auch Ad-hoc-Berichte zu erstellen. Die neuesten Entwicklungen der Analytik-Technologien führten zu zahlreichen neuen Tools, die völlig neue Möglichkeiten zur Datenauswertung eröffnen. Daher sollten Sie einen Partner auswählen, der flexible Berichte anbietet, ohne dass Sie komplexe Programmiersprachen erlernen müssen, und der diese personalisierten Suchen zur weiteren Bearbeitung in Excel exportieren kann.

Prozessautomatisierung: Das Herzstück des CLM-Erfolgs liegt oft genau hier: in der Automatisierung der mühsamen Analyse jedes Vertrags, um sicherzustellen, dass Verpflichtungen eingehalten werden, und um wichtige Parteien zu alarmieren, wenn Meilensteine oder Abläufe bevorstehen. Je mehr Flexibilität die Automatisierung bietet, desto eher wird die CLM-Lösung von allen Beteiligten als Erfolg gewertet.

Integration: Ihr Unternehmen setzt wahrscheinlich bereits ERP-, CRM-, Beschaffungs- und weitere Systeme ein. Stellen Sie sicher, dass die gewählte CLM-Plattform einfach und schnell in bestehende Anwendungen integriert werden kann, um komplexe und teure nachträgliche Integrationen zu vermeiden.

Cloud-Skalierbarkeit: Eine erweiterbare, skalierbare und flexible, cloudbasierte CLM-Plattform kann sicherstellen, dass Ihre Verträge – und Ihr Unternehmen – nicht über die Partnerinfrastruktur hinauswachsen. Noch besser: Bei den meisten Cloud-Angeboten gehört die Softwareinstallation der Vergangenheit an – und Ihre Verträge sind über jedes internetfähige Gerät auf der Welt verfügbar.

Einfache Benutzeroberfläche: Die Benutzerfreundlichkeit ist der wichtigste Faktor für die Akzeptanz neuer Tools. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Partner eine CLM-Plattform anbietet, die intuitiv ist und dass Ihnen bei Bedarf Anleitungen zur Verfügung gestellt werden. Die Standardisierung sämtlicher Verträgen sollte gewährleistet werden und neuen Benutzern eine komfortable, leichte Einarbeitung ermöglicht werden.

Mobil: Da es inzwischen üblich ist, Notebook, Tablet oder sogar Smartphone zu verwenden, um Vertragsdaten sowohl zu lesen als auch zu erstellen, sollten Sie sicher stellen, dass die von Ihnen gewählte CLM-Plattform diesen Zugriff jederzeit und von überall aus, mit jedem Gerät, ermöglicht.

Erste Schritte

Die Icertis-Contract-Intelligence-Plattform (ICI) ist eine CLM-Lösung, die all dies und mehr bietet. Aberdeen gibt an, dass die Einführung eines CLM wie ICI die Zeit für die Vertragsgenehmigung im Durchschnitt um 82 % verkürzt und so dazu beiträgt, die Kosten für die Auftragsvergabe zu senken und gleichzeitig die Zufriedenheit von Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu verbessern.

Um zu erfahren, wie Ihr Unternehmen mit ICI loslegen kann, registrieren Sie sich für eine Demo.