Enterprise Contract Management ist ein Ansatz zum Vertragsmanagement, der alle Verpflichtungen eines Unternehmens in einem einzigen System zusammenführt und so ein nahtloses, ganzheitliches Management ermöglicht. Beim Enterprise Contract Management ersetzen automatisierte Systeme die ineffizienten Methoden des manuellen Vertragsmanagements und rationalisieren den Prozess. Mit einem computergestützten System können Sie eine Sammlung von Verträgen, Klauseln und Vorlagen für die Standardisierung und schnelles Abrufen organisieren.

Mit einer Enterprise-Contract-Management-Software wie der Icertis-Contract-Intelligence-Plattform (ICI) können Sie:

  • Daten nutzen, um sicherzustellen, dass Verträge eingehalten werden und die finanzielle Leistung maximiert wird
  • Risiken reduzieren, indem Sie fehlende Klauseln identifizieren, die zur Einhaltung einer Vielzahl von Vorschriften erforderlich sind – besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist
  • Verträge mit Vorlagen und Klauselbibliotheken bei gleichzeitiger Automatisierung eines Großteils der Prozesse zur Erstellung, Genehmigung und Ausführung von Verträgen standardisieren
  • Cloud Computing und Cloud-Speicher verwenden, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Informationsstand sind und auf dem Laufenden gehalten werden, unabhängig davon, welches Gerät sie verwenden

Wer benötigt Enterprise-Contract-Management-Software?

Who-Needs-Enterprise-Contract-Management-Software

Auch wenn Sie sich für eine Enterprise-Contract-Management-Software interessieren, haben Sie vielleicht Vorbehalte, von einem manuellen System auf ein automatisiertes umzusteigen. Schließlich möchten Sie Ihrer Organisation nicht mehr Kosten verursachen als nötig.

Diese Vorbehalte sind durchaus begründet. Doch aufgrund der ständig wachsenden Herausforderungen für Unternehmen, von Governance-Bedenken und Risiko- und Compliance-Anforderungen bis hin zu mehr Beschaffungskomplexität, Lizenzierungsmodellen und diversen Verkäufen, steigt die Nachfrage nach dieser Art von Software. Wir haben eine Liste mit den drei Organisationstypen zusammengestellt, die von dieser Software profitieren können, indem sie ihnen helfen, ihre Zeit und ihr Geld sinnvoller einzusetzen:

1. Mittlere bis große Organisationen

Für mittlere bis große Organisationen kann die Anzahl der Verträge, die täglich bearbeitet werden müssen, extrem hoch sein. Ein manuelles System kann nicht mit der Menge an Überprüfungen mithalten, die erforderlich ist, um jedes einzelne Dokument durchzugehen. Dadurch werden wertvolle Personalressourcen verschwendet und Ihr Unternehmen ist kostspieligen Fehlern ausgesetzt. Mit einem automatisierten System können Sie Verträge schnell und effektiv bearbeiten.

Ein manuelles System scheitert außerdem, wenn ein Mitglied Ihres Teams versucht, einen bestimmten Vertrag oder Informationen zu suchen. Sie wollen beim Entwerfen eines Vertrags beispielsweise sicherstellen, dass Sie standardisierte Formulierungen und Sprache verwenden, die Sie in der Vergangenheit für ähnliche Verträge genutzt haben. Die Suche nach diesen Informationen würde mit einem manuellen System viel mehr Zeit in Anspruch nehmen. Ein automatisiertes System kann Ihnen erweiterte Suchwerkzeuge sowie eine robuste Klausel- und Vorlagenbibliothek mit genehmigter Vertragssprache zur Verfügung stellen, sodass Sie sämtliche Informationen problemlos finden können.

2. Organisationen mit mehreren Abteilungen

Wenn Sie mehrere Abteilungen oder Büros haben, wissen Sie, dass es oft schwierig ist, alle auf den gleichen Informationsstand zu bringen. Eine klare Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Ohne ein Enterprise-Contract-Management-System werden Verträge nach Abteilungen oder Standorten getrennt, was eine ordnungsgemäße Koordinierung und Rationalisierung der Vertragsabschlüsse im gesamten Unternehmen unmöglich macht.

Mit einer Enterprise-Contract-Management-Software für Unternehmen können Organisationen alle ihre Abteilungen und Niederlassungen mit einem einzigen System verbinden, sodass eine ganzheitlichere Verwaltung möglich ist. Mithilfe der Software kann die Organisation Diskrepanzen oder Redundanzen im System ermitteln. Darüber hinaus erleichtert es die Zusammenarbeit während der Vertragserstellung, sodass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben. Eine einzelne, zuverlässige Quelle – eine sogenannte Single Source of Truth – für Vertragsdaten zur Verfügung zu haben, trägt dazu bei, den Gewinn zu maximieren und Unstimmigkeiten bei der Preisgestaltung oder den Konditionen, die Sie Ihren Kunden anbieten, zu beseitigen.

3. Branchen mit strengen Compliance-Standards

Enterprise Contract Management wird für Unternehmen, die in einem strengen regulatorischen Umfeld agieren, immer wichtiger. Selbst unbeabsichtigte Fehler oder Schwachstellen können ein Unternehmen in ernsthafte rechtliche Schwierigkeiten bringen. Ein Unternehmen, das sich auf ein manuelles Vertragssystem verlässt, riskiert ein Scheitern, da schon ein einziger falsch abgelegter Vertrag zu Compliance-Problemen führen kann.

Mit einer Enterprise-Contract-Management-Software können Unternehmen Compliance-Probleme vermeiden. Mit der Software können sie das System schützen, sodass kein Vertrag gegen interne Kontrollen verstößt, und Geschäftsregeln modellieren, damit Verträge vor der Ausführung von den richtigen Beteiligten geprüft werden. Außerdem sollten Sie ein Softwaresystem verwenden, das Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der sensiblen Dokumente Ihrer Kunden einsetzt, insbesondere wenn Sie im medizinischen oder juristischen Bereich tätig sind.

Vorteile von Enterprise Contract Lifecycle Management

Wenn Ihr Unternehmen in eine der oben genannten Kategorien passt, wird es Sie freuen zu erfahren, dass Vertragsmanagement-Software die Schwierigkeiten lösen kann, die Ihr Unternehmen derzeit möglicherweise hat. Dieser Softwaretyp bietet mehrere Vorteile, die sie von einem netten Accessoire zu einem Must-Have machen.

1. Vertragserstellung und -genehmigung

Contract-Creation-and-Approval

Die Enterprise-Contract-Management-Software verfügt über Funktionen zur intelligenten Vertragsinitiierung, die sich in Ihre Geschäftsanwendungen integrieren lassen. Verträge und deren Einhaltung lassen sich automatisiert verwalten und überwachen, ohne manuelle Eingriffe.

Mit einer Self-Service-Vertragsabschluss-Funktion kann Ihr System dazu beitragen, die Durchlaufzeiten zu verbessern, den Umsatz zu steigern und die Betriebskosten im Rechtswesen zu senken. Es erreicht diese Ergebnisse, indem es den Benutzern erlaubt, Verträge im Self-Service-Modus zu erstellen. Auf der Plattform können Administratoren Vorlagen, Geschäftsregeln und Klauseln einfügen, um die Vertragserstellung der Benutzer zu regeln. Mit diesem Material können Benutzer ihre Verträge einfach und sicher erstellen, ohne sich auf die administrative Aufsicht verlassen zu müssen. Der Prozess der Vertragserstellung wird erheblich beschleunigt, indem Sie diese Informationen in die Hände des Anwenders legen.

Darüber hinaus kann die Vertragserstellung auch automatisch initiiert werden, indem Prozesse auf der Einkaufs- und Verkaufsseite zur automatischen Vertragserstellung verbunden werden. Mit definierten Geschäftsregeln kann das System einen Großteil des Vertragserstellungsprozesses automatisieren.

Da Sie häufig Verträge in großen Mengen erstellen müssen, ist eine Enterprise-Contract-Management-Software genau das Richtige für Sie. Mit der Plattform können Vertragsteams Verträge über eine API oder ein erweitertes Microsoft Excel-Add-In massenweise hochladen. Dieses Dienstprogramm ist optimal für Verträge, die Offline-Transaktionen beinhalten, für die eine Aufnahme erforderlich ist. So könnte ein Beschaffungsteam beispielsweise Preisblätter von möglichen Lieferanten hochladen, um den Zeitaufwand für die Erstellung von Beschaffungsverträgen zu reduzieren und gleichzeitig die während der Ausschreibungsphase angebotenen Preise genau wiederzugeben.

Mithilfe der Software können nicht nur Verträge erstellt, sondern lässt sich auch der Genehmigungsprozess besser optimieren. Mit automatisierten Workflows, die das Prüfverfahren beschleunigen, wird Ihr Vertragsgenehmigungsprozess wesentlich effizienter. Sie können zum Beispiel jeden Vertrag in Ihrem Unternehmen scannen, um Daten darüber zu gewinnen, wie gut Ihr Unternehmen in Bezug auf den Vertragsgenehmigungsprozess abschneidet. Anhand dieser Informationen können Sie bestimmen, an wen Sie sich wenden müssen, um die Genehmigung eines Vertrags abzuschließen.

2. Beschaffung und Lieferung

Aufgrund der Komplexität der Beschaffung in jedem Unternehmen möchten Sie darauf vorbereitet sein, jeglichen kommerziellen oder regulatorischen Risiken direkt zu begegnen. Viele Unternehmen haben zum Beispiel festgestellt, dass höhere Betriebskosten die Beschaffungsergebnisse beeinträchtigen. Ein Vertragsmanagement-System unterstützt Ihre Beschaffungsvorgänge, indem es Ihnen hilft, die Ausgaben zu kontrollieren. Durch die Möglichkeit, Daten zu jeder Geschäftsbeziehung Ihres Unternehmens zu sammeln, ermöglicht die Vertragsmanagement-Software den Führungskräften die Überwachung des Geldflusses in und aus dem Unternehmen auf jeder Ebene der Lieferkette.

Bei jedem Beschaffungsvertrag möchten Sie vermeiden, Zeit durch langsame Vertragserstellung oder -genehmigung zu verschwenden. Alle bereits erwähnten Vorteile der Vertragserstellung und -genehmigung kommen hier zum Tragen und beschleunigen die Beschaffung erheblich.

Eine weitere beliebte Funktion dieses Systemtyps ist die Verfolgung der Lieferkette. Mit den Analysen des Systems können Sie die Vertragsbedingungen über die gesamte Zeitspanne verfolgen. Anhand dieser Daten können Sie Ineffizienzen oder verbesserungswürdige Bereiche in Ihrer Lieferkette erkennen und so Änderungen vornehmen. Ein Gesamtüberblick über Ihre Lieferkette hilft Ihnen, Ihre Verträge profitabler und vorteilhafter für Ihr Unternehmen zu gestalten.

Jede gesunde Lieferkette braucht Tools, die den Workflow unterstützen und den Einkauf rationalisieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Mit einem Qualitätsvertragsmanagement-System können Sie all dies durch die Automatisierung der Lieferantenvalidierung, mehrsprachige Unterstützung für internationale Lieferketten, anpassbare Variationen im Workflow und Überwachung der Vertragseffizienz und -geschwindigkeit erreichen.

3. Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

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Enterprise Contract Management liefert einen Mehrwert, indem es den Vertragsprozess beschleunigt, schützt und optimiert.

Mit einem Vertragsmanagement-System können Sie den Erfolg Ihrer Verträge viel genauer messen. Während die Verträge ihren Lebenszyklus durchlaufen, sollten Sie sie überwachen, um sicherzustellen, dass sie die Erwartungen erfüllen. Das Management kann diese Analyse nutzen, um fundierte und zeitnahe Entscheidungen zu treffen.

Bei der Überprüfung Ihrer Verträge kann das System Ihnen helfen, zu erkennen, dass ein Schritt im Vertragsworkflow konstant länger dauert als er sollte. Dieses Wissen könnte Sie dazu veranlassen, das Problem zu untersuchen und Anpassungen zur Beschleunigung des Prozesses vorzunehmen. 

Die Funktionen zur Vertragserstellung und -genehmigung können die mit der Bearbeitung und Erstellung von Verträgen verbundenen Arbeitskosten erheblich reduzieren und bieten Ihrem Unternehmen einen erheblichen finanziellen Nutzen. Wie im nächsten Abschnitt näher erläutert, kommen die Risikomanagement-Funktionen der Software auch Ihrem Unternehmen zugute, indem sie die Gefährdung des Unternehmens durch finanzielle und Reputationsrisiken verringern.

Jegliche Verzögerung von Geschäften aufgrund von Vertragsfragen kann dazu führen, dass Sie Geschäfte verlieren, Verhandlungen behindern und Ihre Kosten erhöhen. Mit einem automatisierten System können Sie sicherstellen, dass Ihre Verträge nicht der Grund für die Verzögerung sind, da Ihnen eine benutzerfreundliche Vertragserstellung und -bearbeitung und Kollaborationswerkzeuge zur Verfügung stehen, um die notwendigen Beteiligten einzubinden. Alles in allem kann Enterprise-Contract-Management-Software die Lead-to-Contracting-Zykluszeit für Ihre Vertriebsmitarbeiter um 60 % reduzieren. Ihre Mitarbeiter und potenziellen Kunden werden von der verbesserten Qualität und der verkürzten Vertragslaufzeit begeistert sein, was zu höherer Zufriedenheit und Konversionen führt.

Ein erstklassiges Vertragsmanagementsystem hilft Ihren Technologieexperten außerdem dabei, eine cloudbasierte Lösung innerhalb von Wochen statt Monaten einzurichten. Die sicheren, cloudbasierten Funktionen des Systems reduzieren Supportprobleme und senken die Kosten für Schulungen. Außerdem lässt sich die Cloud in andere Unternehmenssysteme wie Beschaffung, ERP, Einkauf und CRM integrieren. All diese Funktionen ermöglichen einen wesentlich reibungsloseren und schnelleren Vertragsmanagementprozess.

4. Abmildern von Risiken

Risikomanagement ist der Schlüssel zum Überleben in der heutigen Geschäftswelt. Ohne ein Enterprise-Contract-Management-System setzen sich Unternehmen einem hohen Risiko aus. Mithilfe eines Enterprise-Contract-Management-Systems können Sie den Prozess standardisieren, den Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus durchlaufen, um das Risiko zu minimieren. Anstatt den Vertrag manuell zu bearbeiten oder aus mehreren Anwendungen zu ziehen, legen Sie Ihren Vertrag auf einer einzigen Plattform ab, wodurch das Vertragsrisiko leicht zu messen und zu verwalten ist.

Die Vertragssoftware kann Warnungen bereitstellen, wenn ein Vertrag ausläuft, und Ihnen so helfen, keine Fristen zu verpassen, die Sie Geld kosten könnten. EinBeispiel: Ihr Unternehmen muss eine Dienstleistung bis zu einem bestimmten Datum erbringen. In einem manuellen System könnte die Frist jedoch versäumt werden, wodurch Ihnen Einnahmen entgehen würden. Außerdem möchten Sie nicht, dass ein Vertrag ungewollt ausläuft oder sich automatisch ohne Ihre Überprüfung verlängert. Wenn Sie von der Software gewarnt werden, vermeiden Sie es, einen Vertrag zu verlängern, der Ihnen keinen Nutzen bringt, oder einen lukrativen Vertrag auslaufen zu lassen.

Außerdem können Sie mit der Software Ihre Audit-Vorbereitung verbessern und sich so vor Fehlern schützen, die Ihr Unternehmen in rechtliche Gefahr bringen oder von der Einhaltung interner Richtlinien abweichen könnten. Das zentralisierte System sollte über Audit-Trails verfügen, die es Ihnen ermöglichen, die Vertragshistorie innerhalb von Sekunden einzusehen. Mit dieser Art von Informationen, die Ihnen jederzeit zur Verfügung stehen, können Sie eine genaue Vertragshistorie verfolgen und dokumentieren. Anhand dieser Dokumentation können Sie einen vollständigen Prüfpfad für die interne Compliance oder behördliche Vorschriften erstellen.

Ermitteln der besten Vertragsmanagement-Software

Unabhängig davon, für welches Vertragsmanagement Sie sich entscheiden, sollten Sie entsprechende Recherchen anstellen, um sicherzustellen, dass die folgenden Kriterien erfüllt sind:

  • Benutzerfreundlichkeit: Da Sie sich darauf verlassen, dass dieses System Ihnen schnell Erkenntnisse über Ihre Verträge liefert, sollte Ihr Team in der Lage sein, es ohne Schwierigkeiten zu bedienen. Ein problematisches System mit einer schlechten Schnittstelle oder verwirrenden Prozessen hält die Mitarbeiter davon ab, den Umgang damit zu erlernen. Niedrige Adoptionsraten bedeuten, dass ein Unternehmen keine Rendite für seine Investition erhält. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter den Wert des Programms durch eine einfache Bedienung des Systems maximieren können.
  • Zusammenarbeit: Wenn Sie mit einem System keine Kontakte für Kollegen oder externe Stakeholdern freigeben können, sind Sie nicht in der Lage, alle Vorteile einer Enterprise-Contract-Management-Software zu nutzen. Da Verträge häufig geändert und angepasst werden müssen, sollten alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben.
  • Risikomanagement: Jedes gute Vertragssoftware-Managementsystem hilft Ihnen, das mit Ihren Verträgen verbundene Risiko durch intuitive Modellierung und intelligente Warnmeldungen zu reduzieren. Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen ausgewählte System die erforderliche robuste Funktionalität aufweist, die benötigt wird, um das Vertragsrisiko wirklich zu senken.
  • Konfigurierbarkeit:Jedes Unternehmen und jeder Benutzer sind anders. Sie benötigen eine Software, die Sie nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren können. Lässt sich eine potenzielle Plattform in andere Systeme integrieren, ermöglicht die Verträge des Genehmigungsverfahrens verfolgen, verwaltet eine Vielzahl von Risiken und gibt Ihnen Einblick in Ihre Verträge, dann können Sie sicher sein, dass Sie ein flexibles System erhalten.
  • Sicherheit: Um die Interessen Ihres Unternehmens und des Kunden zu wahren, sollten Sie sich für ein System entscheiden, in dem Verträge sicher gespeichert werden. Da so viel Arbeit digital erledigt wird, benötigen Sie außerdem eine Plattform, die Verträge sicher für Kunden zur Unterzeichnung bereitstellen kann.

Betrachten Sie Icertis

Mit all den oben genannten Eigenschaften kann die ICI-Plattform Ihr Unternehmen und Ihr Mitarbeitern unterstützen. Für jedes wachsende Unternehmen, das ständig mit Verträgen zu tun hat, ist eine Vertragsmanagement-Software nicht mehr nur ein Wunsch, sondern ein Must-Have.

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