Im Grunde genommen ist Vertragsmanagement der Organisationsprozess eines Vertrags-, Vorlagen- und Klauselwerks, um die Standardisierung und den effizienten Abruf voranzutreiben.

Unausgereifte Ansätze für das Vertragsmanagement werden jedoch zu einer großen Belastung für Unternehmen, da Risikomanagement und Agilität unabdingbar werden.

Das Problem des traditionellen Vertragsmanagements

In vielen Unternehmen ist das Vertragsmanagement nach wie vor auf die Teams der Rechtsabteilung, des Einkaufs, der Finanzabteilung und des Vertriebs aufgeteilt.

Einige Teams speichern ihre Verträge in SharePoint. Andere haben selbstentwickelte Systeme. Einige verwenden noch altmodische Aktenschränke und Excel-Tabellen. In den meisten Fällen sind diese eigenständigen Ablageorte nur für bestimmte Personen und Gruppen zugänglich, wobei es von System zu System erhebliche Unterschiede gibt.

Diese Fragmentierung führt zu Verträgen, die über das gesamte Unternehmen verstreut sind, mit getrennten Arbeitsabläufen sowie inkonsistenter Sprache und Bedingungen. Manchmal können Mitarbeiter nicht einmal ihre eigenen Verträge finden, geschweige denn die einer anderen Abteilung. Die Verfolgung von Verpflichtungen und Terminen ist ein manueller Prozess, der anfällig für Fehler ist. Tarifsteigerungsklauseln, automatische Verlängerungen, Anreize und Rabatte, Servicelevel-Vereinbarungen (SLAs) und andere Details werden oft übersehen.

Zumindest führen verpasste Verpflichtungen zu entgangenen Einnahmen, unnötigen Kosten und ungewollten Verlängerungen. Schlimmstenfalls können sie zur Nichteinhaltung von Verpflichtungen oder zu Vertragsbruch führen, was Geldstrafen oder Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen kann.

Der wichtigste Teil des Vertragsmanagements ist nicht das, was das Unternehmens über die Verträge weiß, sondern was es nicht weiß und welche Kosten daraus resultieren können.

Moderne Unternehmen erfordern ein besseres Vertragsmanagement

Mittlerweile agieren Unternehmen in einem zunehmend komplexen, globalen und agilen Geschäftsumfeld.

Eine aktuelle Gartner-Studie bestätigt die Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind: höhere Geschäftsgeschwindigkeit, Mitarbeiter-Self-Service, Governance-, Risiko- und Compliance-Anforderungen, Fusionen und Übernahmen, Digitalisierung, zunehmende Komplexität bei Beschaffungs-, Vertriebs- und Lizenzierungsmodellen.

Das Risiko ist real. Ohne einen unternehmensweiten Ansatz für das Vertragsmanagement laufen Unternehmen Gefahr, durch Zeit- und Geldverluste, Rufschädigung und kostspielige Rechtsstreitigkeiten Verluste hinnehmen zu müssen.

Unternehmen erkennen, dass ein ganzheitlicherer Ansatz im Vertragsmanagement notwendig ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Risiken zu reduzieren.

Transparent, durchsuchbar und sicher: Eine bessere Herangehensweise an das Vertragsmanagement

Die gute Nachricht ist, dass es Lösungen gibt, die Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden.

Die Vertragsmanagement-Technologie ermöglicht die Automatisierung und Optimierung aller Aspekte des Vertragslebenszyklus, um Transparenz, Compliance und Geschwindigkeit der Vertragsabschlüsse zu erhöhen und gleichzeitig das Risiko zu reduzieren.

Vertragsmanagementplattformen vereinheitlichen kaufseitige, verkaufseitige und Unternehmensverträge in einem einzigen, zentralen Speicherort. Diese cloudbasierten Plattformen verbessern die Vertragstransparenz, -geschwindigkeit und -konsistenz drastisch, reduzieren das Vertragsrisiko und steigern dadurch die Unternehmensleistung.

Von der Vertragserstellung bis hin zur Nachverfolgung und Einhaltung von Vorschriften erhalten Sie ein genaues Echtzeitbild der Vertragsrisiken und -chancen Ihres Unternehmens. Diese Erkenntnisse sparen wertvolle Zeit und Ressourcen und tragen wesentlich zur Vereinfachung des Cashflow-Managements bei.

Dies bietet die folgenden Vorteile:

‘Must-Have’, nicht ‘Nice-to-Have’

Der Bedarf an einer Vertragsmanagementlösung steht vor einer entscheidenden Phase.

Das Analystenunternehmen Forrester stellte in seinem jüngsten Bericht über Vertragsmanagement-Software Folgendes fest: „Verträge formalisieren, wer, was, von wem kauft, zu welchem Preis, für wie lange und stellen Bedingungen für den Fall, dass etwas schief geht. Die Rolle von Verträgen hat sich erweitert, da immer mehr Geschäftstransaktionen über elektronische Kanäle abgewickelt werden und die Geschäftsbeziehungen immer differenzierter werden.“

Mehr und mehr Unternehmen erkennen, dass vertragliche Rechenschaftspflicht und Transparenz notwendig sind, um regulatorische und Compliance-Standards zu erfüllen. Organisationen, die bereits andere cloudbasierte Produkte eingeführt haben, verstehen die Vorteile einer nahtlosen Datenumgebung und sehen das Vertragsmanagement als logischen, nächsten Schritt auf dem Weg zu einer vollständig digitalen Organisation.

Kurz gesagt, zukunftsorientierte Unternehmen erkennen, dass Vertragsmanagement als Unternehmensinitiative nicht länger ein „nice-to-have“, sondern nun ein „must-have“ ist.

Mit Vertragsmanagement-Software geht ein Unternehmen über einen transaktionalen Ansatz hinaus und erhält ein vollständig integriertes System, das wertvolle Erkenntnisse liefert, die mit dem Unternehmen skalieren und zur Realisierung des vollständigen Vertragswerts beitragen.