Die wichtigsten Schritte im Contract-Lifecycle-Management-Prozess (CLM)

Contract Lifecycle Management (CLM) ist das Management der Verträge einer Organisation von der Initiierung bis zur Ausführung, Performance und Verlängerung/Ablauf.

Ein effektives und proaktives Management des Vertragslebenszyklus wird durch den Einsatz von Vertragslebenszyklus-Managementsoftware erreicht. CLM-Software kann zu erheblichen Verbesserungen bei Kosteneinsparungen und Effizienz führen. Das Verstehen und Automatisieren von CLM kann auch das Risiko eines Unternehmens begrenzen, indem es versäumte Verpflichtungen reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen erhöht.

Icertis CLM-Diagramm, blaugrün

Obwohl jeder dieser Schritte für das Lifecycle-Management eines Vertrags von entscheidender Bedeutung ist, wird einigen Schritten üblicherweise mehr Aufmerksamkeit geschenkt als anderen. Zum Beispiel gibt es seit Jahren Software, die sich auf die Verwaltung von Vertragsvorlagen in einer Organisation konzentriert.

In letzter Zeit, mit dem Aufkommen von Tools wie künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, hat das Post-Execution-Contract-Management als Möglichkeit zur Beschleunigung, zum Schutz und zur Optimierung von Unternehmen mehr Aufmerksamkeit erlangt.

Schauen wir uns die einzelnen Schritte des Contract Lifecycle Managements genauer an und wie Contract-Lifecycle-Management-Software den Prozess verbessern kann.

Vorlagenerstellung:

Das Vereinfachen der Vorlagenbibliothek eines Unternehmens kann das Risikomanagement von Verträgen erheblich verbessern und die Abwicklung von Verträgen mit Hilfe von Regeln zur Vorlagenauswahl und den umfassenden Funktionen der Icertis-Plattform für das Lebenszyklusmanagement von Vorlagen beschleunigen.
Die intelligente Vorlagenerstellung ermöglicht es Benutzern, Bibliotheksklauseln in das Dokument zu ziehen, benutzerdefinierten Text einzugeben, Metadaten im Dokument zu markieren und andere Daten wie Exponate und Anhänge zu markieren. Regeln stellen sicher, dass alle neuen Vorlagen einen Genehmigungsprozess durchlaufen, bevor sie für die Vertragserstellung zur Verfügung stehen.

Vertragserstellung:

Umfangreiche Regel-Engines, die eine Contract-Lifecycle-Management-Software bietet, ermöglichen die dynamische Erstellung von Verträgen aus Vorlagen und Klauseln. Der Vertragsinhalt wird automatisch anhand beliebiger Kriterien zusammengestellt, die mit dem Vertrag verbunden sind, z. B. Region, Produkte, Dienstleistungen oder Preisbedingungen. Die regelbasierten Authoring-Funktionen verbessern die Skalierbarkeit und Agilität von Contracting-Vorgängen erheblich und sorgen gleichzeitig für eine angemessene Prozesskontrolle.
Die erweiterte Contract-Lifecycle-Management-Software ermöglicht sogar die No-Touch-Vertragserstellung innerhalb von Line-of-Business-Systemen wie CRM, Sourcing und Procurement – durch die Übernahme von Eingaben und die automatische Erstellung von Verträgen basierend auf definierten Geschäftsregeln. Bulk-Daten-Upload und Vertragserstellung sind sogar mit Best-of-Breed-Lösungen möglich.
Indem sie Geschäftsanwendern die Möglichkeit geben, Verträge im Self-Service-Modus zu erstellen, können Unternehmen eine schnellere Time-to-Revenue erreichen, die Durchlaufzeiten verbessern und die Betriebskosten für die Rechtsabteilung deutlich senken.

Vertragsüberprüfung:

Verträge sollten einem Unternehmen helfen, seine wirtschaftlichen Ziele zu erreichen, und sie nicht behindern. Durch eine intelligente, automatisierte Vertragsüberprüfung können Unternehmen das volle Potenzial der ausgehandelten Verträge durch eine bessere Durchsetzung der Geschäftsbedingungen erreichen. Contract-Lifecycle-Management-Software erfasst Geschäftsbedingungen für Produkte und Dienstleistungen, Preise, Rabatte und Anreize in strukturierter Form, integriert diese Daten in Unternehmenssysteme und hilft bei der Durchsetzung der Bedingungen. Workflows stellen einen Überprüfungsprozess sicher, um die Konformität vor der Buchung in die Finanzsysteme zur Abrechnung zu bewerten.

Vertragsgenehmigung:

Eine effektive Vertragsgenehmigung beginnt mit der Nutzung aller mit einem Vertrag verbundenen Daten unter Verwendung regelbasierter Workflow-Definitionen. Best-of-Breed-Software für Contract Lifecycle Management stellt automatisch Workflows zusammen und orchestriert den Genehmigungsprozess, mit Unterstützung für sequentielle und parallele Genehmigungen. Workflows werden dynamisch basierend auf Verhandlungs-Updates geändert, um die Governance sicherzustellen. Geschäftsanwender können die intuitiven Regeln, Definitionen und Updates einfach verwalten und auch manuell eingreifen, um einen Workflow mit Ad-hoc-Schritten zu beeinflussen.

Vertragsausführung:

Die Vertragsausführung ist hochgradig digitalisiert und mobil geworden. Kürzlich hat ein NFL-Quarterback einen Vertrag über 10 Mio. US-Dollar per Telefon abgeschlossen, während er auf einem Fast-Food-Parkplatz saß! Die Contract Lifecycle Management-Software sollte über vorgefertigte Integrationen mit Plattformen für elektronische Signaturen wie Adobe Sign verfügen. Diese sichere Integration hilft bei der Orchestrierung des Signaturprozesses auf der Basis von benutzerdefinierten Workflows, während das Dokument und die Daten nach der Ausführung nahtlos zurück in das zentrale Repository aktualisiert werden. Workflows für manuelle Signaturen sollten ebenfalls unterstützt werden, indem QR-Codes zur Validierung eingehender signierter Dokumente verwendet werden.

Vertragserfüllung:

Wie bereits erwähnt, lag die Verwaltung von Verträgen nach der Ausführung lange Zeit außerhalb der Reichweite digitaler Lösungen. Das liegt daran, dass die Vertragssprache für Computer nur schwer zu analysieren ist, sodass es Mitarbeiter/innen überlassen bleibt, die Vertragshandlungen auszuführen.
Dies ist jedoch nicht mehr der Fall. Heute können die Benutzer/innen von Contract Lifecycle Management-Software wertvolle Leistungseinblicke in alle Bereiche von Verträgen aus den Bereichen Recht, Finanzen, Vertrieb und Beschaffung gewinnen. Contract-Lifecycle-Management-Software umfasst ein Analysemodul mit vollem Funktionsumfang, das Einblicke in Daten wie Zykluszeiten, Abweichungen, Einsparungen, Risiken, Ablauf- und Verlängerungsstatistiken sowie Beschaffungs- und Vertriebskennzahlen zu Auftragserlösen und -kosten ermöglicht.
Benutzer/innen können auch eine bessere Compliance für Vertragsverpflichtungen erreichen, indem sie die Erledigung von Aufgaben, die den Geschäftsinhaber/innen zugewiesen wurden, identifizieren, erfassen, zuweisen und nachverfolgen – selbst bei Verpflichtungen, an denen Papier von Dritten beteiligt ist, und bei komplexen Verpflichtungen, wie z. B. solchen mit mehreren Besitzer/innen oder über Regionen oder Geschäftseinheiten hinweg. Benutzer/innen können Verpflichtungen einfach in der Weboberfläche oder in Microsoft Word erstellen, und Verpflichtungen können auch automatisch erstellt und mithilfe von Regeln den Besitzer/innen zugewiesen werden.
Und schließlich können Benutzer/innen Risiken nach der Ausführung identifizieren und verwalten. Ein konfigurierbares Risikomodell hilft bei der Verfolgung von Risiken über verschiedene Kategorien hinweg, darunter Finanz-, Vertrags-, Leistungs- und Drittparteirisiken. Die Anwender/innen können sowohl interne als auch externe Daten aus Quellen wie D&B und Thomson Reuters abrufen und nutzen, um Risikobewertungen zu ermitteln, eine proaktive Risikoüberwachung zu gewährleisten und die Transparenz für die Beteiligten zu erhöhen.

Vertragsablauf:

Die Contract-Lifecycle-Management-Software bietet proaktive Warnungen und Benachrichtigungen für wichtige Meilensteine, wie den Ablauf oder die Verlängerung von Verträgen. Ein konfigurierbares Dashboard bietet Einblicke in die geschäftlichen Auswirkungen eines Ablaufs oder einer Verlängerung, sodass Vertragsinhaber/innen nicht überrascht werden.

Die Vorteile sind klar

Die richtige CLM-Lösung verbindet den Vertragsprozess mit der Auftragsabwicklung und der Rechnungsstellung, wodurch Fehler eliminiert, Risiken reduziert und eine genauere Umsatzprognose gewährleistet werden kann. Gestärkt mit Informationen können Sie Verträge als das behandeln, was sie sind: Assets, die tiefe Einblicke und Wettbewerbsvorteile bieten.

Über Icertis Contract Intelligence

Die Icertis-Contract-Intelligence-Plattform (ICI) ist die führende Vertragsmanagement-Lösung in der Cloud. Die benutzerfreundliche, intelligente, unternehmensweite Vertragsmanagement-Software von ICI verändert die Grundlage des Handels, indem sie Verträge in wertvolle Unternehmensressourcen verwandelt.
Die „herausragende“ Plattform von Icertis wurde von Forrester in seinem 2021 Wave Report mit der höchsten Punktzahl aller aktuellen Angebote bewertet. Spend Matters bezeichnete Icertis als „unangefochtenen Marktführer“ im Bereich Vertragsmanagement. International bekannte, global agierende Unternehmen wie Airbus, Daimler, Johnson & Johnson und Microsoft haben sich für Icertis als Vertragsmanagementlösung entschieden.

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