Ein effektives Vertragsmanagementsystem erfordert die Implementierung von Best Practices auf allen Ebenen eines Unternehmens und die Sicherstellung, dass der Vertragsmanagementprozess wiederholbar ist und konsequent angewendet wird.

Enterprise-Contract-Management-Software ermöglicht es Unternehmen, die Geschäftsergebnisse durch gutes Vertragsmanagement und automatisierte Prozesse zu verbessern.

Mit der Vertragsmanagement-Software lassen sich auch schwierige Geschäftsprobleme lösen. Die richtige Plattform kann das Geschäftstempo beschleunigen, Risiken reduzieren und Ergebnisse optimieren. Ein gutes Vertragsmanagement in großem Umfang transformiert die Kernprozesse, um einen echten Mehrwert zu liefern.

Hier sind einige praktische Möglichkeiten, wie Sie Vertragsmanagement-Software für Ihr Unternehmen nutzen können.

Beschleunigen Sie die Vertragserstellung mit automatisiertem Vertragsmanagement

Ohne einen systematischen Ansatz für das Vertragsmanagement kann das Verfassen neuer Vereinbarungen viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Es kann sein, dass falsche Vorlagen verwendet werden oder Vorlagen ganz ungenutzt bleiben. Dies bedeutet, dass diejenigen, die Verträge genehmigen, alle Bedingungen genau überprüfen müssen, um sicherzustellen, dass ein neuer Vertrag den Geschäftsstandards entspricht, während die Rechtsabteilung jede Klausel überprüfen muss, um die Compliance und Durchsetzbarkeit zu gewährleisten. Diese redundante Due-Diligence-Arbeit kann eine frustrierende Menge an Zeit in Anspruch nehmen.

Verwenden Sie eine Vertragsmanagement-Software, um intelligente Tools für die Vertragsinitiierung bereitzustellen, z. B. einfach zu navigierende Klausel- und Vorlagenbibliotheken. Mit vorgefertigter Vertragssprache zur Automatisierung der Vertragserstellung und -verwaltung können Anwender/innen Zykluszeiten reduzieren und Ressourcen sparen. Um die Vorteile voll auszuschöpfen, sollten Sie eine Vertragsmanagementplattform mit intelligenten Assistenten für die Vertragserstellung verwenden, die den Benutzer zur optimalen Vertragsstruktur führen.

 Um Verzögerungen zu vermeiden, die durch das Hin- und Hersenden von Vertragsversionen per E-Mail an externe Parteien verursacht werden, nutzen Sie Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud. Dort können alle Beteiligten an demselben Dokument arbeiten, was einen besseren Einblick in die Redlines und eine bessere Versionskontrolle ermöglicht. Über Alerts und Benachrichtigungen ist jeder jederzeit über die neuesten Entwicklungen in den Verhandlungen informiert und kann virtuell verhandeln, indem er Kommentare und Markup-Tools verwendet.

Sie können die Vertragsmanagement-Software auch nutzen, um angrenzende Prozesse zu verbessern, z. B. Ausschreibungsmanagement und Angebote. Nutzen Sie z. B. Vertragsmanagementsysteme, um nach einer Ausschreibung Angebote einzuholen, und verwenden Sie dann eine automatisierte Vertragserstellung, um das Geschäft mit dem erfolgreichen Bieter abzuschließen.

Reduzieren Sie Risiken mit einem durchgängigen Vertragsmanagementsystem

Die eingeschränkte Transparenz in Bezug auf Risiken ist möglicherweise die größte Herausforderung, die durch schlechte Vertragsmanagementprozesse entsteht. Risiken können an vielen Stellen in einem Vertrag auftauchen, angefangen bei der Frage, mit wem ein Unternehmen Geschäfte macht, bis hin zu den Bedingungen des Vertrags. Wenn ein Unternehmen jedoch keine Möglichkeit hat, ordnungsgemäß auf Verträge zuzugreifen und sie zu analysieren, kann es keine Maßnahmen zur Minimierung oder Vermeidung ergreifen. Verträge, die über Dutzende von Standorten in verschiedenen Ländern verteilt sind, stellen ein großes Risiko für jedes Unternehmen dar, das weltweit mit einer Gruppe von unterschiedlichen Aufsichtsbehörden und Dritten arbeitet. Es ist daher wenig überraschend, dass das Management und die Minderung von Risiken ein wichtiger Faktor für Unternehmen ist, die ihr Vertragsmanagement verbessern möchten.

Mit guten Vertragsmanagement-Praktiken erhalten Sie einen umfassenden Einblick in alle Reputations-, Finanz- oder regulatorischen Risiken, die im Vertragsbestand Ihres Unternehmens stecken. Verwenden Sie standardisierte Vertragsmanagement-Prozesse, um Benutzern die Aufschlüsselung von Risiken sortiert nach Vertragsart, finanziellem Wert, Standort, externer Partei und anderen Faktoren zu ermöglichen.

Es ist eine enorme Herausforderung, ein solches verbessertes Vertragsmanagement von Grund auf zu erstellen. Dies würde eine Programmierung, ein großes Datenbanksystem und Tausende von Arbeitsstunden für den Import und die Zusammenstellung von Verträgen erfordern. Praktischerweise ermöglichen führende CLM-Plattformen, dass der größte Teil dieser Arbeit durch automatisierte Vertragsmanagementprozesse erledigt wird. Einige bieten sogar KI- und Machine-Learning-Tools, die Vereinbarungen automatisch analysieren und organisieren. Mit diesen hochmodernen Werkzeugen übertrifft das automatisierte Vertragsmanagement herkömmliche Vertragsmanagementsysteme.

Optimieren Sie die Leistung mit verbesserten Vertragsmanagementprozessen

Allzu oft werden die Vertragsbedingungen nicht in vollem Umfang durchgesetzt, was zu Ineffizienz und Verlusten führt.

 Um sicher zu sein, dass ein Vertrag vollständig durchgesetzt wird, benötigt ein Unternehmen kontinuierliche Berichte und erweiterte Analysen. Wählen Sie zur Bereitstellung von Einblicken in Echtzeit ein CLM aus, das Schnittstellen zu ERP-Systemen bietet, sodass Sie die Vertragsbedingungen mit realen Metriken abgleichen können.

 Ein CLM-System sollte auch basierend auf den Bedürfnissen des Endbenutzers konfigurierbar sein. Wenn sich eine Plattform eine offene Architektur und die Integration von Unternehmenssoftware auszeichnet, wird sie mit Sicherheit die Anforderungen eines Unternehmens in jeder Branche erfüllen.

 Die Icertis Contract Management-Plattform bietet all diese Erstellungs-, Risikomanagement-, Verwaltungsfunktionen usw. Um mehr darüber zu erfahren, wie Icertis Vertragsabschlüsse für Ihr Unternehmen verändern kann, klicken Sie hier.