Die erste Frage, die sich jedes Unternehmen stellt, wenn es eine neue Technologie in Betracht zieht, lautet: Welchen Wert liefert es für unser Unternehmen?

Um Unternehmen bei der Beantwortung dieser Frage zu helfen, wenn sie eine unternehmensweite Contract-Lifecycle-Management-Plattform (CLM) in Erwägung ziehen, hat Forrester Research in seinem neuen Bericht sechs wichtige Quellen für den Wert eines CLM-Systems genannt: The Forrester Wave™: Contract Lifecycle Management für alle Verträge Q1 2021

1. Verbesserte Vertragsverfügbarkeit

Wenn alle Verträge eines Unternehmens an einem Ort abgelegt werden, ist der Zugriff auf die Dokumente viel einfacher.

Viele Unternehmen speichern Verträge an verschiedenen Orten und in verschiedenen Formaten. Ein wichtiges Dokument könnte als PDF- oder Word-Dokument auf einem Flash-Laufwerk in den USA gespeichert sein. Ein anderes befindet sich möglicherweise in einem Umschlag in einem Aktenschrank in Japan.

Durch die Zusammenführung aller Dokumente können Beteiligte alle relevanten Verträge viel einfacher abrufen. Dadurch wird die Transparenz von Verpflichtungen und Ansprüchen erhöht, und Entscheidungsträger haben die Gewissheit, dass sie über alle Abläufe informiert sind.

Laut Forrester:

„Dieses elektronische Vertrags-Repository hilft bei der Einhaltung von Audit- und Governance-Anforderungen und gibt Vertragsmanagern direkten und einfachen Zugriff auf die Verträge, die sie verwalten müssen. Es liefert außerdem Vertragsdaten an Transaktionssysteme, die diese Daten benötigen, um Einkaufs-, Bestell- oder Rechnungsvorgänge korrekt auszuführen, und unterstützt die Analyse der Verpflichtungen, Ansprüche und Risiken im Vertragsportfolio. Wichtige Innovationen im Bereich der Vertragsrepositorien sind KI-Tools, die einen stärker automatisierten Import und die Verschlagwortung von Metadaten für bestehende oder fremde Verträge ermöglichen.“

2. Verbesserte Analyse für die Entscheidungsfindung

Forrester stellt fest, dass die Vertragsmanagement-Software für Unternehmen den Entscheidungsträgern wertvolle Erkenntnisse liefert. Durch das Verschieben von Verträgen in ein zentrales Cloud-Repository werden die Dokumente digitalisiert, sodass eine Vertragsmanagementplattform die Daten nutzen und in nützliches Wissen umwandeln kann:

„Analysen können Einblicke in Risiken über Verträge, Ansprüche mit finanziellen Vorteilen, Verpflichtungen mit finanziellen Kosten und die Auswirkungen neuer Gesetze oder Vorschriften auf diese Faktoren geben.“

3. Schnellere und einfachere Vertragserstellung

Die Enterprise-Vertragsmanagement-Software bietet Funktionen, die die Vertragserstellung beschleunigen und erleichtern. Rechtsabteilungen können gemeinsam mit Beteiligten Standardklauseln und Vorlagen für gängige Verträge entwerfen, sodass Geschäftsanwender Verträge im Self-Service erstellen können, ohne die vorgegebenen Parameter zu überschreiten.

Wie Forrester feststellt:

Ein großer Vorteil eines CLM-Systems besteht darin, dass Geschäftsanwender neue Verträge selbst oder aus CRM- oder Beschaffungssystemen erstellen können, ohne dass die Rechtsabteilung dies initiieren muss, aber mit rechtlicher Kontrolle über die erlaubten Änderungen und mit rechtlicher Prüfung aller Abweichungen von der genehmigten Sprache.

Wenn Klauselgenehmigungen vorhanden sind, kann die Rechtsabteilung sicher sein, dass das Risiko durch neue Dokumente viel geringer ist. Die Mitarbeiter der Rechtsabteilung können weniger Zeit mit der Überprüfung von Dokumenten verbringen und haben mehr Zeit für hochwertige Projekte.

Die Mitarbeiter im Außendienst umgehen derweil die Genehmigungssperren. Das Verfassen und Verhandeln von gemeinsamen Dokumenten wird standardisiert. Die Lead- oder Source-to-Contract-Zeit wird deutlich kürzer.

4. Optimiertes Vertriebs- und Beschaffungscontracting

Mit Enterprise Contract Management werden sowohl die Vertriebs- als auch die Beschaffungs-Verträge beschleunigt, da die Prozesse gestrafft werden und der Datenfluss in und aus anderen Unternehmenssystemen möglich ist.

Laut Forrester:

„Verträge sind oft eine wichtige Etappe in umfassenderen Prozessen, wie dem Einkaufsprozess zur Durchführung einer Beschaffungsmaßnahme, der Vertragsverhandlung oder dem Vendor Relationship Management. Auf der Verkaufsseite reicht ein ähnlicher Prozess von einem Verkaufs-Lead bis hin zu einem konfigurierten Preisangebot (CPQ) für eine Verkaufschance und einer Vertragskundenbeziehung, die Rabatte und Nachlässe beinhalten kann, die verfolgt und verwaltet werden müssen.“

5. Integration mit Einkaufs-, Auftragsverwaltungs- und Fakturierungssystemen

Der Bericht nennt eine wichtige Möglichkeit, den vollen Wert eines CLM-Systems zu erhalten, um sicherzustellen, dass die Daten aus dem Vertrag in andere operative Systeme „gepusht“ werden, z. B. Bestellung, Einkauf und Rechnungsstellung. Wenn CLM-Daten direkt in diese Systeme fließen lässt, können Unternehmen laut Forrester Umsatzverluste reduzieren, indem sie die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherstellen:

„Der effektivste Weg, die geschäftlichen Vorteile von Verträgen zu erreichen, ist, den Vertragspreis und die Angebotskonditionen in die Transaktionssysteme für den Einkauf auf der Käuferseite, das Auftragsmanagement auf der Verkäuferseite und die Rechnungssysteme auf beiden Seiten zu übertragen. Das wird die automatisierte Vertragserfüllung vorantreiben.“

6. Bessere Transparenz der Vertragsprozesse und -leistung

Schließlich ermöglicht die Enterprise-Contract-Management-Software eine noch nie dagewesene Transparenz der Vertragsprozesse und der Vertragserfüllung. Benutzer/innen können bestimmte Dokumente mit bestimmten Geschäftsergebnissen abgleichen und die Erkenntnisse auf künftige Dokumente anwenden.

Auf einer höheren Ebene können Anwender die Zykluszeit bestimmter Ereignisse im gesamten Vertragslebenszyklus bewerten. Routinemäßige Engpässe und Verzögerungen sind leichter zu erkennen, was den Führungskräften erlaubt, Prozesse zu ändern:

„Sie können ihr gesamtes Vertragsportfolio analysieren und Risiken identifizieren, die ihre Vertragssprache nicht berücksichtigt. Und nachdem alle Mitarbeiter CLM-Systeme für die Erstellung und Verhandlung von Verträgen eingeführt haben, können sie Engpässe und Verzögerungen in ihrem Vertragsprozess identifizieren.“

Wie der Bericht deutlich macht, ist das Nettoergebnis von Enterprise Contract Management eine beschleunigte und optimierte Vertragsgestaltung bei geringerem Risiko.