Die Technologie zur Vertragsanalyse ist unerlässlich, um den Überblick über alle rechtlichen Vereinbarungen zu behalten, die Ihr Unternehmen entwirft und abschließt. Das Erstellen von Verträgen kann eine tägliche Aufgabe in Unternehmen sein, da selbst die einfachsten Produkte und Dienstleistungen eine Reihe neuer rechtlicher Vereinbarungen und Verträge mit sich bringen. Daher verändern Analysen und künstliche Intelligenz (KI) das Vertragsmanagement drastisch, um den Prozess zu optimieren und Risiken zu reduzieren. 

Wenn Sie Ihre Verträge nicht passend gestalten, setzen Sie Ihr Unternehmen möglicherweise dem Risiko der Haftung und anderen Problemen aus. Unternehmen, die sich auf die manuelle Erstellung, Prüfung und Genehmigung von Verträgen verlassen, setzen ihr Unternehmen hohen Risiken aus. Sie möchten Verpflichtungen, mögliche Rabatte, Compliance-Vorgaben und zusätzliche Meilensteine nicht übersehen. Die Implementierung von Vertragsanalyse-Software gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie einen Vertrag vollständig geprüft haben, ohne versteckte Risiken zu übersehen.

Was ist Technologie zur Vertragsanalyse?

Bei der Vertragsanalyse-Technologie handelt es sich um Software, die Machine Learning einsetzt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, Verträge effizienter und effektiver zu analysieren.

Im Detail heißt das, dass die Software Machine-Learning-Algorithmen verwendet, die die Erstellung von Verträgen sowie deren Ergebnisse unterstützen. Diese Algorithmen zerlegen Dokumente und gleichen jeden Bereich des Vertrags mit anderen genehmigten Vorlagen für die Vertragssprache ab, um den Benutzer/innen zu zeigen, wie sich die Bedingungen unterscheiden.

Diese Programme können z. B. von einer Organisation verwendet werden, die über eine große Sammlung von Kaufverträgen verfügt, von denen viele in verschiedenen Sprachen verfasst sind. Nehmen wir an, das Beispielunternehmen muss wissen, ob eine Klausel in jedem Vertrag vorhanden ist und ob der Wortlaut durchweg konsistent oder unterschiedlich ist. Die Vertragsanalyse-Technologie kann diese Informationen finden und schnell extrahieren. Anschließend kann der/die Prüfende ermitteln, welche Verträge das Unternehmen ändern oder neu verhandeln muss, je nachdem, wo die Klausel verwendet oder nicht verwendet wird.

Neben der Analyse bestehender Verträge unterstützt die Vertragsanalyse-Technologie Unternehmen bei der Erstellung von Verträgen. Mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) generiert die Software beispielsweise eine Zusammenfassung eines Dokuments, nachdem eine Anfrage abgeschlossen wurde und schlägt dann vor, dass das Unternehmen Klauseln basierend auf Daten aus anderen Verträgen hinzufügt oder entfernt.

Sobald Verträge vereinbart und von allen Parteien unterzeichnet wurden, kann eine Vertragsanalyse-Software die Ergebnisse des Vertrags – wie die Performance – überwachen. Wenn die Bedingungen nicht erfüllt werden, kann die Software Warnmeldungen an das Unternehmen senden, um es über die Gründe zu informieren. Außerdem warnt die Software den Benutzer, wenn ein Vertrag ausläuft.

Die Software gewährleistet tiefe Einblicke in die zahlreichen Verträge und Vereinbarungen des Unternehmens. Stakeholder können über ausführliche Suchfunktionen und Explorationsportale Zugang zu wichtigen Informationen erhalten. Ein Mitglied des Vertriebsteams kann die Technologie nutzen, um zu sehen, welche Art von Optionen für einen Kunden auf der Grundlage seines Vertrags verfügbar sind, während ein Finanzexperte schnell Bereiche finden könnte, in denen das Unternehmen seinen Umsatz durch die Erfüllung von Boni steigern könnte.

Analysemöglichkeiten im Vertragsmanagement

Analysen im Vertragsmanagement werden zum Mainstream, denn sie bringen Unternehmen in allen Branchen enorme Vorteile. Wenn Sie die Vorteile der Vertragsanalyse-Technologie betrachten und sehen, dass die Konkurrenz sie zu ihrem Vorteil nutzt, sollte klar werden, dass diese Technologie für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich ist.

Analysetechnologien im Vertragsmanagement liefern wertvolle Vorteile, die Unternehmen aufgrund der immer wettbewerbsintensiveren Branchen unbedingt für sich nutzen sollten. Als eine aktualisierte Version des Standard-Contract-Lifecycle-Management-Systems (CLM) fügt die Vertragsanalysesoftware den aktuellen CLM-Systemen einen wertvollen Mehrwert hinzu. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Mehrwerte, die durch die Analysen entstehen:

  • Vertragserstellung: Vertragsanalysesoftware ist der perfekte Assistent bei der Erstellung und Genehmigung eines Vertrages, da sie Ihnen mit Rat und qualitativer Analyse des Inhalts zur Seite steht. Dabei lernt die Software von anderen Vertragsanfragen, um den Benutzer/-innen eine interaktivere Anleitung zur Verfügung zu stellen. Dies führt nicht nur zu einer einfacheren Vertragserstellung, sondern auch zu besseren Vertragsergebnissen.
  • Sprachbefehle in natürlicher Sprache: Außerdem schafft Analysesoftware einen Mehrwert für das Vertragsmanagement, indem Sprachbefehle zur Interaktion mit der Software in umgangssprachlichem Stil eingebunden sind. Die Sprachbefehle bieten den Benutzer/-innen eine schnelle, effiziente und unkomplizierte Schnittstelle zu Vertragsmanagementsystemen.
  • Tagging und Sortierung von Verträgen: Es ist immer eine Herausforderung für CLM-Systeme, relevante Klauseln aus importierten Verträgen mit Metadaten-Tags zu versehen, sei es aus bestehenden Verträgen oder aus denen einer Gegenpartei. Durch den Einsatz von KI wird der Metadaten-Tagging-Prozess zu einem automatisierten Prozess.
  • Strategischere Reaktionsfähigkeit auf neue Herausforderungen: Mit Standard-CLM-Systemen kann es schwierig sein, Herausforderungen wie Änderungen an neuen Vorschriften oder Steuergesetzen vorherzusehen. KI-Tools können mithilfe einer semantischen Analyse eine multivariable Suche durchführen, um Verträge zu finden, die von neuen Bedingungen betroffen sind, was eine deutlich effizientere Alternative zu traditionelleren Ansätzen darstellt.
  • Erweiterte Analysen: Da etwa 90 % der Formulierungen eines typischen Vertrags die Verantwortung demjenigen zuweisen, der haftet, wenn etwas schief geht – während nur 10 % beschreiben, was in der Geschäftsbeziehung passiert – ist es wichtiger denn je, die mit einem Vertrag verbundenen Risiken zu kennen. Mit dem analytischen Vertragsmanagement können Sie Wege zur Verbesserung der Vertragsperformance ermitteln, indem Sie die mit dem Vertrag verbundenen Chancen, Risiken und Verpflichtungen untersuchen.

Vier Vorteile, die eine Vertragsanalyse-Software Ihrem Unternehmen bringt:

Da Analysen einen Mehrwert darstellen, bringen sie auch eine Reihe von Vorteilen für das gesamte Unternehmen. Die Analysefunktionen der Icertis-Contract-Intelligence-Plattform (ICI) unterstützen Unternehmen bei der Optimierung ihrer bestehenden und in der Ausarbeitung befindlichen Verträge.

Im Folgenden finden Sie vier Vorteile, die Vertragsanalysesoftware Benutzer/-innen und Unternehmen bietet:

1. Verbessertes Risikomanagement

Das Management von Risiken ist durchgängig ein wesentliches Anliegen von Führungskräften. Das Risiko kann von der finanziellen Instabilität eines Lieferanten, der die Lieferkette unterbricht, bis hin zu einer Strafe wegen Nichteinhaltung eines staatlichen Vertrags reichen. Mithilfe von Vertragsanalysen können Beschaffungsexpert/-innen Risiken wie beispielsweise Abweichungen von Ihren Standardverfahren oder Kostenüberschreitungen erkennen. Mit den von den Benutzer/-innen konfigurierbaren Berichten, die die Software anhand von Daten aus mehreren Abteilungen erstellt, kann das Unternehmen Lieferanten überprüfen und bestehende Verträge analysieren.

Wenn Sie einen Vertrag von Grund auf neu erstellen, kann dies ein großes Risiko für Ihr Unternehmen darstellen, das vermeidbar wäre. Einheitliche Terminologien, Formulierungen und Begriffe sind notwendig, um Inkonsistenzen zu vermeiden, die zu Risiken führen könnten. Um solche Risiken zu verhindern, können Sie die ICI-Plattform nutzen, die sich in Microsoft Word integriert und eine Klauselbibliothek beinhaltet,, die vorab geprüfte Sprache und Begriffe enthält. Diese Fähigkeit unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und sorgt für einen deutlich reibungsloseren Vertragserstellungsprozess.

Ein weiteres Risiko, dem Unternehmen ausgesetzt sind, sind außervertragliche Einkäufe. Während standardmäßige Vertragsmanagement-Software Sie nur darüber informiert, was mit einem Vertrag geschehen sollte, verfolgt ein KI-System, ob die Bedingungen eingehalten werden und außervertragliche Einkäufe getätigt werden. Da außervertragliche Einkäufe Inkonsistenzen mit sich bringen, gegen Exklusivitätsbedingungen verstößt und zu verfallenen Boni und Rabatten führt, sollten Sie den Überblick behalten, um schnell reagieren zu können.

2. Verfolgt Ablauf- und Verlängerungsdaten

Eines der einfachsten Elemente der Vertragsanalyse bezieht sich auf die Fähigkeit, die Ablauf- und Verlängerungsdaten von Verträgen im Auge zu behalten:

  • Ablaufdaten: Die Vertragsanalysesoftware kann so eingestellt werden, dass sie eine Warnung sendet, wenn einer der bestehenden Verträge sich dem Ablaufdatum nähert. Mit diesen Warnungen wird Zeit gewonnen, um die Daten vollständig zu durchforsten, damit am Ende die beste Entscheidung getroffen werden kann. Durch diese zusätzliche Zeit kann sichergestellt werden, dass zukünftige Verträge eingehalten und im besten Interesse der Organisation sind. Außerdem kann anhand dieser Hinweise vermieden werden, dass ein Vertrag ungewollt ausläuft.
  • Verlängerungsdaten: Wenn ein Vertrag zur Verlängerung ansteht, versendet die Vertragsanalysesoftware eine Warnung, genau wie bei einem auslaufenden Vertrag. Die Software erstellt dann eine benutzerdefinierte Ansicht der Performance- und Compliance-Daten des Kunden für alle relevanten Abteilungen. Auf der Grundlage kann dann entschieden werden, den Vertrag verlängern zu lassen oder die Bedingungen neu zu verhandeln.

3. Reduziert Vertragszykluszeiten

Die meisten Unternehmen stehen unter dem Druck, ihre Effizienz zu verbessern, aber viele wissen nicht, wie sie dies angehen sollen. Das Bewusstsein dafür, dass der Erstellungszeitraum reduziert werden muß, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist vorhanden, jedoch ist der Prozess, um dort hin zu gelangen, oft unklar. Auch wenn es nicht offensichtlich ist, beziehen sich nur 5 % der Bearbeitungszeit eines Auftrags tatsächlich auf die Ausführung einer Aufgabe, während 95 % für unproduktive Arbeitsverzögerungen aufgewendet werden.

Das Warten auf Genehmigungen, unnötige Wiederholungen und Doppelarbeit sind die Grundpfeiler vieler Durchlaufzeiten. Vertragsanalysen bieten Transparenz in jedem Teil des Vertragslebenszyklus. Diese Transparenz ermöglicht es , Ineffizienzen zu ermitteln, die die Erstellungszeit in die Länge ziehen – und Möglichkeiten zur Verbesserung der Analyse zu identifizieren. Die Software reduziert nicht nur die Durchlaufzeiten im Unternehmen, sondern spart auch demjenigen, der die Analyse durchführt, eine Menge Zeit, da sie nicht manuell durchgeführt werden müssen.

Auf der Icertis-Plattform verfolgt die Software die Prüfungskette anhand von Zeitstempeln, um Ablehnungen, Änderungen und Genehmigungen zu vermerken. Um ein konkretes Problem bezüglich eines konkreten Vertrages anzusprechen sowie bei Fragen, können die Benutzer/-innen sich auf der Plattform anmelden.

Darüber hinaus hält die Plattform das gesamte Team über den Status des Vertrags auf dem Laufenden, vom Entwurf über die anstehende Genehmigung bis hin zur Genehmigung und schließlich zur Ausführung. Ausserdem wird sichergestellt, dass das gesamte Team an der gleichen Version des Dokuments arbeitet, anstatt einen nicht genehmigten oder veralteten Vertrag zu verwenden. Mit den Funktionen zur Vertragserstellung wird dem Rechtsteam die Zeit erspart, die es für das Zurücksenden von Verträgen zur sprachlichen Überarbeitung aufwenden muss, da ein Vertrag nur einen Mausklick entfernt bereits genehmigte Sprache und Formulierungen enthalten sollte.

4. Umsatzchancen identifizieren

Mit der Vertragsanalytik entstehen vielfältige Möglichkeiten, um Umsatzchancen zu optimieren:

  • Nachverfolgung der Lieferkette: Vertragsbedingungen können über die gesamte Zeitspanne mit Hilfe von Analysen leicht verfolgt werden. Wenn es Ineffizienzen oder Bereiche gibt, die verbessert werden könnten, können diese anhand der Software ermittelt werden. Die Betrachtung der Lieferkette auf globaler Ebene trägt dazu bei, Verträge auf eine profitablere und vorteilhaftere Ebene zu bringen.
  • Aktuelle Verträge optimieren: Wenn ein Vertrag sein Ablauf- oder Verlängerungsdatum erreicht, muss eruiert werden, wie sich der Vertrag bisher verhalten hat und ob er angepasst werden kann, um Ihren Geschäftszielen besser zu entsprechen. Diese Informationen werden durch Vertragsanalysen sofort verfügbar gemacht und reduzieren den Personal- und Zeitaufwand für die Datenerfassung. Alle Informationen, die die Software liefert, tragen dazu bei, kluge Entscheidungen über Verträge zu treffen.
  • Verträge standardisieren: Da Verträge mehrere Phasen der Überprüfung und anschließenden Genehmigung durchlaufen, ist oft schwer erkennbar, wo sich der Vertrag im Prozess und in wessen Händen er sich befindet. Dadurch kann Verwirrung in den Teams entstehen, die den jeweiligen Vertrag bearbeiten. Mit Analysesoftware hat das Team einen gemeinsamen, aktuellen Bearbeitungsstand und kann sich darauf konzentrieren, Umsätze zu steigern.
  • Verlängerungs- und Ablaufdaten verfolgen: Mit dem Wissen, wann bestehende Verträge verlängert werden müssen oder auslaufen, können Einsparungen vorgenommen oder bessere Rahmenbedingungen ausgehandelt werden. Durch automatische Verlängerungen oder unerwartetes Auslaufen von Verträgen entsteht sonst das Risiko, sich diese Chancen zur Adaption entgehen zu lassen.

Lassen Sie die Vertragsanalyse-Software für sich arbeiten

Mit all den Vorteilen, die eine Vertragsanalysesoftware bieten kann, kann sie für Ihre individuellen Ziele eingesetzt werden. Analysen im Vertragsmanagement sind unverzichtbar und werden von den erfolgreichsten Unternehmen genutzt, um sicherzustellen, dass ihre Verträge den größtmöglichen Wert bieten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie die Icertis-Contract-Intelligence-Plattform (ICI) Vertragsanalysen nutzt, um Geschäftseinblicke zu ermöglichen. Wenn Sie unsere Plattform mit einem Spezialisten besprechen möchten, kontaktieren Sie uns noch heute.