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Die Herausforderung

Als Vertiv von der Muttergesellschaft Emerson Electric ausgegliedert wurde, ergriff das Unternehmen die Gelegenheit, sein altes Vertragsmanagementsystem Emptoris zu ersetzen. Nicht nur der Ablauf von Emptoris stand kurz bevor, sondern Vertiv berichtete auch von einer schlechten Transparenz seiner Verträge, da man nicht wusste, wo sie sich befanden und was in ihnen stand.

Das neue System musste benutzerfreundlich sein und die Möglichkeit bieten, Verträge in acht verschiedenen Sprachen, darunter auch Chinesisch, zu verwalten. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe für das Projekt enthielt über 250 Geschäftsanforderungen. Durch das Sammeln aller Verträge in einem einzigen Repository erhoffte sich das Unternehmen, einen strukturierteren Prozess rund um die Vertragserstellung zu schaffen sowie die Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus der Verträge zu verbessern.

Lösung

Die anfängliche Einführung, die sich auf die Beschaffung konzentrierte, beinhaltete den Import einer umfangreichen Bibliothek von Altverträgen von Emptoris in die Icertis-Contract-Intelligence-Plattform (ICI). Vertiv nutzte die Veräußerung als Gelegenheit, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und sie durch neue, optimierte Arbeitsabläufe zu ersetzen.

Dies wäre ohne die von der ICI-Plattform bereitgestellten Verbesserungen, nicht möglich gewesen. Die bestehenden Verträge wurden ausgewertet, um zu ermitteln, welche Klauseln verworfen und welche als Vorlagen für die Zukunft verwendet werden sollten. Das neue System hat die Vertragsverwaltung von Anfang bis Ende vereinfacht. Nachdem das neue System eingerichtet war und reibungslos lief, hatten die Mitarbeiter des Unternehmens Zeit, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die das Wachstum vorantreiben sollten. Somit kann Vertiv gesündere Beziehungen zu Kunden und Lieferanten aufbauen.

Ergebnisse

Die erste Phase wurde mit 750 Verträgen getestet und wurde in weniger als sechs Monaten implementiert. Neben den Beschaffungsverträgen deckt die Lösung auch NDAs sowie Immobilien- und Logistikverträge ab. Vertragsmetadaten werden automatisch aktualisiert, sobald sich Bedingungen ändern. Bereits ein Jahr später verwaltet das System erfolgreich über 9.000 Verträge in acht Sprachen.

Für die Zukunft plant das Unternehmen, die neue Plattform zu nutzen, um die zweite Phase einzuführen: Eine Lösung zur Verwaltung von Lieferantenverträgen für Mittel- und Lateinamerika, die künstliche Intelligenz zur Identifizierung von Metadaten in Verträgen mit Drittanbietern nutzt.

Fallstudie

Vertiv – Kundenfallstudie

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