Airbus-Farblogo

Die Herausforderung

Vallens Vertragsmanagement-System bremste das Unternehmen aus. Das veraltete System basierte auf manuellen Prozessen, und die abgeschlossenen Verträge wurden auf Servern und Desktops im gesamten Unternehmen gespeichert. Dem Unternehmen fehlte ein formeller Prozess zur Genehmigung von Verträgen, was bedeutete, dass es keine Sicherheitsvorkehrungen gab, die verhinderten, dass Einzelpersonen Verpflichtungen eingingen, die gegen die Richtlinien oder die Unternehmensstrategie verstießen.

Aufgrund der schlechten Transparenz der Lieferantenverträge war es unmöglich zu wissen, wann sie sich einem Schwellenwert näherten, der das Unternehmen für einen Rabatt qualifizierte. Kurzum, es kam in jeder Phase des Vertragslebenszyklus zu Ineffizienzen.

Vallen musste sein System dringend upgraden und setzte sich einen ehrgeizigen Zeitplan, um eine neue Vertragsmanagement-Softwarelösung auszuwählen und in Betrieb zu nehmen.

Lösung

Nachdem sich Vallen für Icertis entschieden hatte, wurde die neue Lösung in nur 90 Tagen implementiert. Mit den in die Plattform integrierten Engine für erweiterte Analysen schafft Icertis Contract Intelliegence (ICI) einen Mehrwert bei jedem Schritt, von der Vertragsinitiierung über die Verhandlung, Ausführung und Implementierung bis hin zum Compliance-Management und zur Erneuerung. Eine mobile App ermöglicht es Führungskräften, Verträge von überall auf der Welt zu prüfen und zu genehmigen.

Vallen hat einen vollständigen Überblick über die vertraglichen Abhängigkeiten und Risiken zwischen Lieferanten und Kunden. Die Benutzer wurden durch eine Kombination aus Live-Meetings und Webinaren auf das neue System geschult, was zu einer schnellen Akzeptanz führte.
Die neue Vertragsmanagementsoftware ist trotz ihrer leistungsstarken Funktionen benutzerfreundlich und leicht anzupassen.

Scott Moore, Vice President of Contracts bei Vallen, erklärt:
„Wenn wir etwas verändern wollen, nehmen wir es selbst in die Hand. Wir brauchen dafür nicht unser IT-Team.“

Ergebnisse

Der neu gestaltete Genehmigungs-Workflow schöpft die Möglichkeiten von ICI voll aus. Standardverträge können in der Regel in wenigen Minuten ausgeführt werden – ein Prozess, der früher Tage dauerte. Das alte System von Vallen machte es fast unmöglich, den Überblick über Lieferantenrabatte zu behalten. Da sie sich nun einen klaren Überblick über die von den Lieferanten angebotenen Rabatte verschafft haben, können sie die Rabatte in vollem Umfang nutzen und die Einsparungen an den Kunden weitergeben.

Die Beschleunigung der Zykluszeit hat einen messbaren Einfluss auf das Endergebnis.

Moore erklärt: „Wenn Sie die Vertragslaufzeit um nur eine Woche verkürzen können, fließt der Umsatz aus diesem Geschäft viel früher in Ihr Unternehmen. Multiplizieren Sie diese Zahl mit allen unseren Kunden, und die Zahlen sind enorm.“

Die ICI-Plattform ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Geschäftswachstums von Vallen geworden.

Fallstudie

Vallen – Kundenfallstudie

Fallstudie herunterladen