Airbus-Farblogo

MassTech optimiert die Einhaltung von Vorschriften und die Aufsicht bei gleichzeitiger Erhöhung der Vertragstransparenz und Benutzerakzeptanz

Die Herausforderung

MassTech ist eine öffentliche Einrichtung, die Multi-Millionen-Dollar-Projekte für den Commonwealth of Massachusetts abwickelt. Die Organisation kämpfte jahrelang mit einem schwerfälligen, angepassten Vertragsmanagementsystem, das zudem durch einen manuellen Papierprozess eingeschränkt war.

Die Anwender in der gesamten Organisation wünschten sich mehr Transparenz und Standardisierung im Vertragsprozess: Es war schwer zu ermitteln, wo sich Verträge im Arbeitsablauf befanden. Darüber hinaus wurden versehentlich veraltete Sprache und Vorlagen verwendet. Infolgedessen war die Akzeptanz des Systems gering, Verlangsamungen waren üblich und die Effizienz der Mitarbeiter wurde direkt beeinträchtigt.

Lösung

Die Icertis-Plattform half MassTech dabei, die Art und Weise, wie es Verträge verwaltet, komplett zu ändern – durch eine intuitive Benutzeroberfläche, standardisierte und einfach zu konfigurierende Vorlagen, flexible Workflows und eine transparente Sicht auf den Gesamtprozess und die Vereinbarungen in sämtlichen Phasen. Die verbesserte Benutzerfreundlichkeit und die nahtlose Integration mit Microsoft Office-Produkten hat zu einer weitaus größeren Akzeptanz bei den Mitarbeitern der Agentur geführt.

„Wir haben uns für die Icertis Contract Intelligence-Plattform entschieden, da sie einen flexiblen Workflow bietet, den Anwendern Transparenz in unserem Vertragsprozess verschafft und eine intuitive Benutzeroberfläche hat“, erläutert Marybeth Dixon, Senior Manager of Corporate Systems & Financial Operations bei MassTech.

„Wir nutzen das System nicht nur für Vertragsabschlüsse, sondern auch für die Beschaffung, den Vorvertragsgenehmigungsprozess, die Vertragsabrechnung und die Vertragserfüllung. Da wir durch öffentliche Investitionen finanziert werden, ist es von entscheidender Bedeutung, dass wir Projekte schnell und effizient vorantreiben und gleichzeitig die notwendige interne und externe Offenheit bieten, die von einer öffentlichen Behörde erwartet wird.“

Ergebnisse

  • Verbesserte Akzeptanz
  • Bessere Transparenz von Workflows, um Engpässe zu erkennen
  • Sicherstellung der Vertragserfüllung
  • Verwaltung mehrerer Vertragstypen durch die Mitarbeiter durch Vereinheitlichung von Genehmigungen in einem System
  • Effizienterer End-to-End-Prozess

„Die Flexibilität des Systems erlaubt es uns, viele verschiedene Arten von Vereinbarungen zu haben und die Beziehungen zwischen diesen leicht zu ermitteln“, sagt Dixon. „Unsere Benutzer können jetzt sehen, wo sich ihre Vereinbarungen im Workflow-Prozess befinden, was in der Vergangenheit nicht möglich war. Die standardisierten Vorlagen in Icertis haben unsere internen Prozesse weiter optimiert, da alle rechtlichen und vertraglichen Formulierungen in diesen Vorlagen auf dem neuesten Stand gehalten werden.“

Mehr als 75 % der Mitarbeiter nutzen nun die Contract Intelligence-Software und das -System, sei es zum Initiieren, Genehmigen oder Einsehen von Verträgen. Darüber hinaus berichtet die Finanzabteilung der Agentur von einer verbesserten Überwachung aufgrund der automatischen Prüfungen der finanziellen Aspekte von Verträgen vor der Zahlung durch das System.