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Die Herausforderung

Die Übernahme mehrerer anderer Firmen durch KPIT führte zu einem erheblichen Anstieg der Anzahl der Verträge, die das Unternehmen zu verwalten hatte. Da ihr Beratungsgeschäft über den ganzen Globus verteilt war, verursachte das plötzliche Auftragsvolumen eine Vielzahl von Problemen. Es gab keine zuverlässige Methode zur Durchsetzung von Vertragsstandards. Die Genauigkeit hing von der individuellen Sorgfalt ab, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Rechnungsstellung erhöhte. Das Management der Compliance ist ein zeitintensiver Prozess.

Die Umsatzrealisierung wurde verzögert. Und als es an der Zeit war, die Verträge zu verlängern, erschwerte das Fehlen eines zentralen Speichers für Verträge das Sammeln der Informationen, die zur Vorbereitung der Verhandlungen benötigt wurden. All diese Punkte führten dazu, dass das Unternehmen unnötigen Risiken ausgesetzt wurde. KPIT brauchte einen effizienten Weg, um die schnelle Expansion des Unternehmens zu unterstützen.

Lösung

Die Plattform Icertis-Contract-Intelligence-Plattform (ICI) konsolidierte alle Verträge von KPIT in einem einzigen Repository. Dies ermöglichte es ihnen, die Durchsetzung von Vertragsstandards zu zentralisieren und gleichzeitig den Regionen die Möglichkeit zu geben, Vorlagen auf der Grundlage ihrer individuellen Anforderungen zu ändern.

Eine Regel-Engine leitet Verträge automatisch durch den entsprechenden Genehmigungskanal. Dashboards bieten Echtzeiteinblicke in anstehende Meilensteine. Durch die Integration der neuen Vertragsmanagement-Plattform in SAP und andere Altsysteme konnten Fehler bei der Rechnungsstellung reduziert werden. Automatische Benachrichtigungen bei Verlängerungen gewährleisten die rechtzeitige Erfassung der fakturierten Einnahmen. Heute hat die gesamte Organisation eine durchgängige Transparenz über alle Verträge, auch über die von kürzlich übernommenen Unternehmen.

Ergebnisse

Der Übergang zur neuen Plattform war nahtlos. Während der Implementierung kam es zu keinen größeren Betriebsunterbrechungen. Und aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche war nur eine minimale Schulung erforderlich. Die neue Plattform & Vertragsmanagement-Software brachte eine Reihe von Vorteilen. Durch die Standardisierung auf kritische Klauseln war KPIT in der Lage, Abweichungsgenehmigungen zu erzwingen.

Das zentralisierte Vertragsrepository machte die Vorbereitung auf Audits zu einem viel reibungsloseren Prozess. Der Fakturierungsprozess wurde ebenfalls drastisch verbessert, sodass weniger Rechnungen für abgelaufene Verträge ausgestellt wurden. Heute verwaltet KPIT ein höheres Vertragsvolumen mit größerer Genauigkeit und weniger Ressourcen.

Fallstudie

KPIT – Kundenfallstudie

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