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Bertelsmann setzt Icertis-Plattform für zukunftssichere Vertragsmanagement-Lösung ein

Die Herausforderung

Bertelsmann ist ein internationales Medien-, Dienstleistungs- und Bildungsunternehmen mit weltweiten Aktivitäten und einem Jahresumsatz von 17 Milliarden Euro. Vor kurzem begann die Konzern-IT zu untersuchen, wie sie das Management ihrer Beschaffungsverträge verbessern könnte. Als globales Unternehmen war Bertelsmann auf der Suche nach einer Contract-Lifecycle-Management-Lösung (CLM), die eine Single Source of Truth für Verträge von der Verhandlung über die Unterzeichnung bis hin zum Auslaufen bietet.

Die IT-Abteilung wollte eine Best-of-Breed-Vertragsmanagementlösung, die schnell einsatzbereit war, und nicht ein CLM, das Teil einer größeren Software-Suite war. Die Gruppe wollte außerdem eine Lösung, die auf andere Gruppen im Unternehmen skaliert werden kann. Eine unternehmensweite CLM-Lösung würde es ermöglichen, alle Verträge auf einer Instanz zu verwalten und so eine Single Source of Truth im Unternehmen zu schaffen.

Lösung

Nach einem umfangreichen Ausschreibungsprozess kristallisierte sich die Icertis-Contract-Intelligence-Plattform (ICI) als die eindeutige Wahl heraus. Das Auswahlteam war beeindruckt von der Fähigkeit von ICI, den gesamten Vertragslebenszyklus abzuwickeln: Vorlagenerstellung, Verhandlung, Vertragserstellung, Genehmigung, Unterschrift (einschließlich E-Signatur), Speicherung und Analyse.

Icertis kann auf einer einzigen Instanz für das gesamte Unternehmen skaliert werden und ist damit die richtige Lösung für die CLM-Roadmap von Bertelsmann. Bertelsmann Group IT Sourcing konnte ICI dank der Cloud-Architektur und des agilen Projektansatzes der Lösung schnell einführen. Ulf Meyer, Senior Director of Contract Lifecycle Management, Group IT Sourcing, sagt, dass Icertis alle während des Auswahlprozesses versprochenen Funktionen geliefert hat.

Ergebnisse

Heute, so Meyer, können Anwender die benötigten Vertragsvorlagen finden und zur Unterschrift versenden, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob sie auf dem neuesten Stand der Sprache sind.

“Wenn sie System enthalten sind, müssen Sie keinen Anwalt für ein NDA anrufen,” erklärt er. “Dies ist wichtig, um Expertenressourcen wie Anwälte oder Steuerexperten effizient zu nutzen.”

Meyer schätzt auch, dass das System automatisch Vertrags-Metadaten sammelt, wenn die Dokumente erstellt werden. Was Meyer nicht erwartet hatte, war das hohe Maß an Vertragsmanagement-Kompetenz, das mit dem Einsatz von ICI einhergehen würde. Durch die Beauftragung eines auf Verträge fokussierten Unternehmens, so Meyer, profitiert Bertelsmann vom fundierten Fachwissen von Icertis. Dirk Kunz, Vice President Group IT Sourcing, sagt

“Bertelsmann hat einen Partner, der das Unternehmen auf Jahre hinaus dabei unterstützen wird, ein exzellentes Vertragsmanagement zu erreichen.”

Fallstudie

Bertelsmann – Kundenfallstudie

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