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AbbVie Canada hat Vertragszyklus und Reaktionszeiten um 92 % reduziert

Die Herausforderung

Eine kanadische Tochtergesellschaft eines globalen Pharmaunternehmens hatte Schwierigkeiten, alle mit ihren Verträgen verknüpfte Dokumente zu organisieren, was die Verwaltung von Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und die Sicherstellung der Compliance sehr erschwerte. So unterhält das Unternehmen beispielsweise Arbeitsbeziehungen zu einer Reihe von Gesundheitsdienstleistern (HCPs), die Veranstaltungen über seine Produkte durchführen.

Ohne eine zentrale Ablage für Dokumente war es für das Unternehmen sehr schwierig, sicherzustellen, dass es die Verträge ordnungsgemäß aushandelte und die HCP-Partner entschädigte – wichtige Prozesse, um den guten Ruf bei den Anbietern aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus verlangen die staatlichen Vorschriften eine sorgfältige Dokumentation und Berichterstattung über die Vergütung und Unterbringung, die den Vertretern des Gesundheitswesens im Austausch für diese Präsentationen gewährt werden. Insgesamt können 10-15 Dokumente mit einem einzigen Ereignis verbunden sein. Den Überblick über all den Papierkram zu behalten, war eine schwierige Aufgabe.

Lösung

Im Jahr 2014 wandte sich die Organisation an Icertis, um die Kontrolle über ihre Vertragsprozesse zu gewinnen. Nach der Implementierung verfügte das Unternehmen über ein zentrales Repository für alle Verträge und die damit verbundene Dokumentation. Mithilfe der Flexibilität und nahtlosen Integration, die die cloudbasierte Software der Icertis Contract Intelligence (ICI)-Plattform bietet, war das Unternehmen in der Lage, maßgeschneiderte Workflows zu erstellen, die die spezifischen Anforderungen von Unternehmen und Behörden erfüllen.

Die Verhandlungen mit den Lieferanten werden nun über das Lieferantenportal geführt, so dass alle Parteien eine Single Source of Truth haben. Das Unternehmen nutzt auch die ICI-Anwendung für klinische Studien und Budgetierung, die von Icertis-Ingenieuren für pharmazeutische Unternehmen entwickelt wurde, um leistungsstarke Werkzeuge für die Verwaltung von Vereinbarungen über klinische Studien und die Verfolgung von Budgets bereitzustellen. Die App stellt sicher, dass die richtige Sprache und die richtigen Vorlagen für die Auftragsvergabe vor Ort verwendet werden, und ermöglicht dem Unternehmen einen einfachen Zugriff auf Informationen zur Standorthistorie und zu früheren Studien, um die Durchlaufzeiten zu beschleunigen. Es verfolgt auch Zahlungen und Meilensteine während des gesamten Lebenszyklus der Studie.

Ergebnisse

Seit der Implementierung von ICI berichtet die Tochtergesellschaft von einer erstaunlichen Verbesserung der Auftragsdurchlaufzeit um 92 Prozent. Die Beziehungen zu den Lieferanten wurden optimiert, da alle mit einem Lieferantenvertrag verbundenen Dokumente in einem zentralen Repository enthalten sind, auf das die Benutzer von jedem Gerät aus zugreifen können. Das Unternehmen berichtet außerdem von einer verbesserten Transparenz seiner Vertragsprozesse. Führungskräfte können jetzt Berichte basierend auf einer Vielzahl von Begriffen erstellen – nach Monat, Standort, Kategorie oder nach dem Namen eines Arztes.

Dadurch erhält das Unternehmen tiefe Einblicke in seine Lieferantenprogramme, die zur Optimierung seiner Abläufe beitragen. Innerhalb von ICI kann eine Führungskraft beispielsweise schnell erkennen, ob das Unternehmen seine Veranstaltungen geografisch verteilt, um die Marktbedürfnisse bestmöglich zu erfüllen. Diese erfolgreiche Implementierung hat dazu geführt, dass die kanadische Niederlassung zum Vorbild für ihre Schwestergesellschaften in anderen Ländern wurde, von denen mehrere diesem Beispiel gefolgt sind und sich an ICI gewandt haben, um ihre Vertragsprozesse in den Griff zu bekommen.