Der Wettbewerb in allen Branchen nimmt stetig an Geschwindigkeit und Intensität zu. Eine gute und gesunde Führungsposition eines Unternehmens kann durch kleinste Unaufmerksamkeiten innerhalb kürzester Zeit in Gefahr geraten. Daher haben viele Organisationen in den vergangenen Jahren eine Menge Geld in Unternehmenssoftware gesteckt, die ihnen alle nur denkbaren Daten über den Zustand der Firma liefern sollen. Dazu gehören beispielsweise xRM- und ERP-Lösungen. Doch ist Basis jeder Geschäftstätigkeit aller Unternehmen nicht etwa Forschung, Produktion, Bereitstellung und Auslieferung (wobei bei Services die Produktion natürlich entfällt), sondern Grundlage allen Handelns sind die Verträge – mit Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Partnerfirmen etc.
Das aus unserer Perspektive besondere daran ist, dass längst noch nicht alle Unternehmen erkannt haben, dass die Verträge nicht nur einfache (oder komplizierte) Regelwerke sind, die in digitalen oder analogen Ordnern schlummern. Es handelt sich vielmehr um die grundsätzlichen Handlungsanweisungen, Verpflichtungen und Rechte, die das gesamte Unternehmen definieren.
„Selbstverständlich“ werden Sie, liebe Leser, sagen, „sind wir längst dabei, unsere Verträge auch digital im Content Management System zu erfassen und zu verwalten.“ Doch tatsächlich ist das noch nicht einmal der erste Schritt aus den Verträgen einen wirklichen Mehrwert zu ziehen. Hier ersetzt ein digitales Verzeichnis lediglich den Aktenordner – das ist nicht innovativ.
Ein leistungsfähiges CLM-System (Contract Lifecycle Management) ist da die weitaus bessere Wahl, denn Sie verwalten damit nicht nur Verträge als Dokumente, sondern die einzelnen Klauseln. Sie haben zu jedem Zeitpunkt Transparenz bezüglich sämtlicher Klauseln wie z.B. Verpflichtungen, Rabatten, Lieferbedingungen und Qualität oder SLAs.
Daraus ergeben sich sodann eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Erstens lassen sich Risiken weitaus besser abschätzen, die in den Verträgen stecken (könnten).
- Zweitens wissen Sie, wie Sie in Ihrem Unternehmen allgemeine rechtliche Vorschriften in konkretes Handeln umsetzen – Stichwort Compliance.
- Drittens können Sie Ihren Teams im Einkauf und Verkauf das Leben wesentlich erleichtern, da das CLM als zentrales Repository alle aktuell gültigen Klauseln für Beschaffung und Vertrieb umfasst. Verträge auf Buy- und Sell-Side sind viel schneller entworfen, abgestimmt und unterschrieben – und zwar konsistent über das gesamte Unternehmen hinweg.
- Und viertens: Ein CLM wie ICI (Icertis Contract Intelligence) kann darüber hinaus mit traditioneller Software, beispielsweise xRM- sowie ERP-Lösungen, integriert und Klauseln automatisch in selbige übernommen werden. Das heißt, die entsprechenden Teams im Unternehmen kennen nicht nur die Rechte und Verpflichtungen aus den Verträgen, sondern durch diese Integration auch den aktuellen Stand.
Klar ist, dass auf diese Weise aus den statischen Dokumenten dynamische Grundregeln werden, die die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen deutlich steigern können. Nun sind diese Themen vielleicht nicht komplett neu für Sie und Sie haben sich bereits damit auseinandergesetzt, aber noch fehlt Ihnen ein wenig das Vertrauen, dass ICI Ihnen genau dabei helfen kann.
Daher möchte ich Ihnen gern unser White Paper „Focusing on Contracts, Balancing Perfomance, Innovation, and Unlocking Value through Data“ ans Herz legen, das wir zusammen mit WBR Insights im Rahmen der ProcureCon Europe erstellt haben. Dafür wurden in acht europäischen Ländern (Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Norwegen, Schweden und der Schweiz) eine ganze Reihe von Entscheidungsträgern im Einkauf sowie weitere Experten zu Ihren Erfahrungen, ihren Einschätzungen und ihren Plänen mit CLM und dem Nutzen befragt, den integratives Vertragsmanagement den Unternehmen bietet.
Natürlich werde ich hier im Rahmen des Blogs nicht sämtliche Ergebnisse wiedergeben können. Doch ein paar Aspekte seien dennoch bereits an dieser Stelle erwähnt: So ist es für mehr als die Hälfte (55 %) der Befragten im Bereich des CLM ein Problem, die Ausgaben zeitnah nachzuverfolgen. Die Widerstandfähigkeit ihrer Lieferketten wollen 61 Prozent der Befragten verbessern, aber nur 43 Prozent sind der Meinung, sie sollten die Prozesse im Vertragsmanagement überprüfen.
Es gibt noch viele weitere Themen, die für Entscheider im Einkauf und der Rechtsabteilung spannende Einblicke liefern, beispielsweise das Spannungsfeld Innovation als generelles Thema auf der einen Seite und diese Innovation zu monetarisieren auf der anderen. Schauen Sie doch mal rein in den Icertis/ProcureCon Europe 2021 benchmark report, Focusing on Contracts, Balancing Performance, Innovation, and Unlocking Value Through Data – es gibt viel zu lernen.
