In unserem letzten Beitrag haben wir untersucht, warum die Umgestaltung einer Beschaffungsorganisation ein bedeutendes Unterfangen ist, das sich jedoch lohnt. Ein automatisiertes, vernetztes System hilft Unternehmen, die hohen Verluste zu stoppen, die sich aus Verträgen ergeben, die nicht mit den operativen Systemen verbunden sind. Durch die Zusammenarbeit bei der Entwicklung einer ganzheitlichen Strategie, die verschiedene Teilprozesse der Beschaffung und der Lieferkette in einem strategischen, einfach umzusetzenden Plan zusammenführt, können Beschaffungsabteilungen einen größeren Wert für das Unternehmen schaffen.
Dies bedeutet, dass die Transformation ein gewisses Änderungsmanagement innerhalb der Beschaffungsabteilung und der restlichen Organisation erfordert. Die folgenden fünf Stufen werden Sie auf Ihrem Weg begleiten:
Phase 1: Effizienz und Effektivität des Beschaffungsprozesses
Das Streben nach betrieblicher Effizienz und Effektivität durch Vertragsautomatisierung ist ein natürlicher Ansatzpunkt – insbesondere für Organisationen, in denen die Beschaffung als Hemmschuh für das Geschäftstempo wahrgenommen wird, weil sie entweder risikoscheu oder generell langsam ist. In diesen Fällen sind Verträge ein leistungsfähiges Werkzeug, um die Einhaltung von Vorschriften im gesamten Einkaufsbereich eines Unternehmens zu beschleunigen und zu skalieren.
In dieser Anfangsphase können Unternehmen ihre Effizienz schnell durch Folgendes verbessern:
- Integration von Vertragsmanagement- und Ausschreibungsprozessen, um eine einzige Source-to-Contract-Bewegung zu schaffen und so die Effektivität des Beschaffungsprozesses um ein Vielfaches zu steigern.
- Anwendung einer Praxis des Warengruppenmanagements zur Einflussnahme auf das Bezugsquellenprofil.
- Integration von Verträgen mit P2P-/Finanzsystemen zur Kontrolle der ungeprüften Ausgabe von Arbeitsgenehmigungen oder Lieferaufträgen außerhalb der Vertragsbedingungen.
Die durch diese Initiativen erzielten Zykluszeitverkürzungen verleihen den Transformationsbemühungen Glaubwürdigkeit und legen den Grundstein für ehrgeizigere Projekte.
Phase 2: Lieferantenleistung – Bid vs Did-Messung
An dieser Stelle betrachten viele Organisationen den RFP-Prozess (das „Bid“) und das Lieferantenmanagement (das „Did“) vielleicht noch als getrennte Aktivitäten an. Es wird allgemein angenommen, dass allein die Einführung eines Systems zur Messung der Lieferantenleistung die Qualität der erbrachten Dienstleistungen verbessert.
Leider werden die Verpflichtungen des Einkäufer- und Verkäuferteams oft nicht an die Betriebsabteilung übermittelt. Schlechte Übergaben verhindern, dass Unternehmen die im Vertrag festgehaltenen Qualitätsverbesserungen oder prognostizierten Einsparungen realisieren können. In der Tat ist es eine der Hauptursachen für Verluste im Unternehmen.
Eine fortschrittliche Contract Lifecycle Management (CLM)-Technologie kann diesen Wertverlust beheben, indem sie künstliche Intelligenz nutzt, um automatisch Verpflichtungen und Ansprüche aus einem Vertrag zu extrahieren und ihn bis zur Erfüllung zu verfolgen. Auf diese Weise kann das richtige CLM eine reibungslose, objektive und einfache digitale Steuerung der vertraglichen Leistung von Lieferanten ermöglichen, um Verluste zu verhindern.
Phase 3: Umfassendes Management von Lieferantenbeziehungen
In großen Organisationen ist ein einziger Lieferant oft in verschiedenen Teilen der Einkaufsorganisation über verschiedene juristische Einheiten tätig. Dies kann zu einer suboptimalen Lieferung führen. Zum Beispiel können verschiedene Lieferanten unterschiedliche Preise für dieselbe Ware verlangen oder sich zu unterschiedlichen SLAs für denselben Preis verpflichtet haben. Es kann sogar unterschiedliche Kostenerstattungsmodelle geben.
Da Verträge jede Lieferantenbeziehung definieren, ist die fortschrittliche CLM-Technologie das ideale Werkzeug, um einen Überblick über die Lieferanten zu erhalten, mit denen ein Unternehmen zusammenarbeitet, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. In diesem Stadium der Reise eines Unternehmens gibt die Implementierung einer 360-Grad-Sicht auf eine Beziehung mithilfe von KI-Technologie dem Beschaffungsmanager eine bessere Kontrolle über die Kosten und fördert die Effizienz innerhalb der Beziehung.
Phase 4: Ausgabenmanagement und Kostenmodellierung
Sobald die vorangegangenen Phasen abgeschlossen und die primären Beschaffungsprozesse sowie die Vendor Governance bearbeitet wurden, besteht für die Beschaffung die Möglichkeit, ihren Einflussbereich im gesamten Unternehmen zu erweitern – insbesondere Ausgabenanalysen und Kostenmodellierung.
Ausgabenanalysen liefern wertvolle Erkenntnisse und Muster, die oft zu verbesserten oder effizienteren alternativen Arbeitsmodellen, Bezugsquellen oder Materialien führen.
Kostenmodelle sind wichtig, da sie Benchmarks gegenüber der Konkurrenz setzen können und ermitteln, was Materialien oder Dienstleistungen kosten sollten. Da die Kostenmodellierung die Kontrolle über die aktuellen Lösungen und Dienstleistungen von Anbietern ermöglicht, kann sie auch zur Bewertung des Wertes neuer Produktinnovationen verwendet werden, die zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.
Phase 5: Innovationen einführen
Erfolg im heutigen Geschäftsklima erfordert die Zusammenarbeit mit innovativen Anbietern. In dieser letzten Phase der Reise sind ausgereifte Beschaffungspraktiken sowie die Zusammenarbeit und Steuerung zwischen der Beschaffungsorganisation und den Abteilungen, die die erworbenen Materialien oder Dienstleistungen nutzen, etabliert worden. Jetzt haben Beschaffungsmanager einen hervorragenden Überblick über den Markt. Die Beschaffung kann viel effektiver sein, wenn es darum geht, nicht nur neue anwendbare Trends und technologische Innovationen zu identifizieren, sondern diese auch im Hinblick auf die langfristigen Geschäftspläne ihrer Organisationen zu bewerten. Mit diesem Wissen kann die Beschaffung der Verfechter sein, der den Wert und die Verbesserungen für die Kunden vorantreibt.
Die in jeder der fünf Phasen skizzierten Strategien verbessern die Rolle der Beschaffung innerhalb der Organisation erheblich. Die Möglichkeiten sind enorm, und das Potenzial kann ausgeschöpft werden, wenn die Beschaffung an der strategischen Unternehmensplanung teilnimmt und mit den Betriebsteams ein gemeinsames Schicksal hat. Ein schrittweiser Einstieg in die Transformation verschafft dem Einkauf einen „Sitz am Tisch“, der unternehmensweit zu positiven Ergebnissen führt.
