Es ist ein Jahr her, dass COVID-19 Schockwellen durch die weltweiten Lieferketten schickte und Störungen in einem Ausmaß verursachte, das nur wenige für möglich hielten. In der Tat haben die letzten 12 Monate als unglücklicher Weckruf für Unternehmen gedient, dass es zu Black Swan-Ereignissen kommen kann und wird, und dass sie bereit sein müssen, sofort zu reagieren, wenn diese eintreten.
Da wir uns dem Jahrestag der Ausrufung einer Pandemie durch die Weltgesundheitsorganisation nähern, sollten Unternehmen einen Schritt zurücktreten und prüfen, welche Lehren sie in die „neue Normalität“ mitnehmen können.
Aus meiner Sicht drehen sich die wichtigsten Lehren, die sich daraus ergeben haben, um die Transparenz der Lieferkette, das Lieferantenrisiko und die Vertragsabwicklung.
Im Einzelnen:
- Wir haben nicht die Transparenz in der Lieferkette, die wir zu haben glauben.
- Es reicht nicht aus, das Risiko zu managen. Sie müssen es verhindern.
- Vertragsabweichungen können ein frühes Zeichen für ein Risiko sein (aber nur, wenn Sie sie erkennen können).
Lassen Sie uns diese jeweils genauer untersuchen.
Lektion 1: Wir haben nicht die Transparenz in der Lieferkette, die wir zu haben glauben.
Vor der Pandemie zeigten Umfragen immer wieder, dass sich die Beschaffungsleiter sicher fühlten und ausreichend Einblick in die Lieferketten hatten. Sechs Monate nach Ausbruch der Pandemie sank die Zahl derer, die dies sagten, dramatisch.
Der Grund, warum Unternehmen vor der Pandemie so zuversichtlich waren, war, dass die Transparenz der Lieferkette nicht vollständig verstanden wurde. Mit anderen Worten, es war falsches Vertrauen.
Die Unternehmen waren der Meinung, dass es ausreicht zu wissen, wer ihre Tier-1-Lieferanten sind. Tatsächlich erfordert ein effektives Lieferkettenmanagement jedoch Transparenz auf mehreren Ebenen, um zu verstehen, wie sich verschiedene Störungen/Ausfälle auf diese auswirken.
In der Vergangenheit haben Lieferanten nur ungern Details ihrer eigenen Beschaffungsstrategien preisgegeben, aus Angst, der Käufer könnte sie umgehen. Mit der Blockchain-Technologie können nun jedoch alle Teilnehmer einer Lieferkette ihre Lieferantenverträge in ein eingeschränktes Konsortium hochladen, das Informationen wie Standort und Compliance-Dokumentation extrahieren kann, ohne sensible Informationen preiszugeben.
Vor einem Jahr mag dies noch wie eine futuristische Technologie für Einkaufsleiter geklungen haben. Aber die Technologie ist jetzt vorhanden, und die Pandemie hat gezeigt, dass es notwendig ist, schnell auf fortschrittliche digitale Lösungen wie diese zu setzen.
Lektion 2: Es reicht nicht aus, das Risiko zu managen. Sie müssen es verhindern.
Eine weitere Geschäftsannahme, die durch die Pandemie auf eine harte Probe gestellt wurde, war, dass Risiken unvermeidlich seien und es die Aufgabe der Beschaffung sei, diese zu managen (d. h. die Folgen eines Lieferantenausfalls zu managen usw.). Dieser Ansatz macht nur Sinn, wenn man davon ausgeht, dass globale, katastrophale Störungen nicht passieren können. Wir wissen jetzt, dass sie es können, was bedeutet, dass Unternehmen Risiken nicht nur verwalten können, sondern sie müssen sie verhindern.
Unternehmen sollten den Beginn einer Lieferantenbeziehung – den Prozess der Auswahl eines Lieferanten und der Vertragsunterzeichnung – als Schlüsselmoment betrachten, um zu verhindern, dass Risiken in ein Unternehmen eingeschleust werden. Dies sollte auch ein Verständnis der Lieferkette des Lieferanten für die unteren Ebenen beinhalten, um die letztendlichen Bezugsquellen zu verstehen – mehrere Lieferanten für die gleiche Ware zu haben, wenn sie von der gleichen ultimativen Quelle abhängen, ist möglicherweise keine sinnvolle Strategie zur Risikominderung.
Mit der heutigen Software können Unternehmen öffentliche Informationsquellen wie D&B mit ihrem Vertragsmanagementsystem verknüpfen. Dies bedeutet, dass potenziell risikobehaftete Lieferanten bereits in einem frühen Stadium des Prozesses identifiziert werden, bevor Verträge unterzeichnet werden.
Fortschrittlichere Vertragsverwaltungssoftware kann Vertragsverhandlungen tatsächlich in Echtzeit überwachen und eine Risikobewertung im Zusammenhang mit Sprachänderungen liefern. Diese leistungsstarke KI-Technologie stellt Einkaufsleitern die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen, um Risiken zu stoppen, bevor sie ins System gelangen.
Sehr ausgereifte Beschaffungsorganisationen können all diese Informationen in einer integrierten Lieferantenrisikobewertung vereinen, die als Single Source of Truth für das Risikopotenzial jeder Beziehung dient, so dass die Beschaffungsleiter eine viel widerstandsfähigere Lieferantenbasis aufbauen können.
Lektion 3: Vertragsabweichungen können ein frühes Zeichen für ein Risiko sein (aber nur, wenn Sie sie erkennen können).
Natürlich sind Risiken in der Geschäftswelt nach wie vor unvermeidlich, sodass sich die Frage stellt, wie Probleme in der Lieferkette am besten identifiziert werden können, damit Unternehmen sie angehen können. Wie wir letztes Jahr gelernt haben, ist die frühzeitige Erkennung von Ausfällen in der Lieferkette entscheidend, um schnell zu reagieren, Notfallpläne zu entwickeln und einer Krise zuvorzukommen.
Eine der effektivsten Möglichkeiten der frühzeitigen Erkennung von Risiken ist die Überwachung der Vertragserfüllung. Wenn ein Lieferant beginnt, von seinen vertraglichen Verpflichtungen abzuweichen, kann dies ein sicheres Zeichen dafür sein, dass es Probleme gibt, die sofort angegangen werden sollten.
Vertragsabweichungen können jedoch schwer zu erkennen sein, wenn die Verträge nicht mit den operativen Systemen (z. B. dem Materiallieferungssystem) verbunden sind. Deshalb ist es eine neue Best Practice, Vertragsdaten mit den Systemen zu verbinden, in denen Transaktionen stattfinden. Auf diese Weise können Bedingungen durchgesetzt und Abweichungen behoben werden, bevor größere Probleme auftauchen.
Fazit
Letztlich gehen fortschrittliche Beschaffungsabteilungen zu einer Reihe von Prozessen über, in denen ihre gesamte Lieferkette sichtbar ist, das Lieferantenrisiko genau überwacht und optimiert wird und Lieferantenausfälle frühzeitig erkannt und sofort angegangen werden, bevor größere Probleme entstehen.
Diese Prozesse machen Unternehmen widerstandsfähiger und bereit, sowohl auf Black-Swan-Ereignisse, wie wir sie im letzten Jahr hatten, als auch auf allgemeine Herausforderungen zu reagieren, die seit langem Verluste und Risiken für Beschaffungsorganisationen verursachen.
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