Im Rahmen des täglichen Geschäftsbetriebs spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle bei der Schaffung von Kosteneinsparungen für das Unternehmen. Doch aufstrebende Beschaffungsleiter und -teams haben das Ziel, über die Optimierung der Ausgaben hinaus einen strategischen Wert für ihr Unternehmen zu schaffen.
Ein Schlüsselfaktor für die Bereitstellung dieses Wertes ist die Einführung einer integrierten, durchgängigen Automatisierung in den Beschaffungsprozess. Obwohl man sagen kann, dass es einen relativ hohen Automatisierungsgrad bei isolierten Prozessen wie Lieferantenmanagement, Supplier Performance Management und Sourcing gibt, haben Beschaffungsorganisationen diese Prozesse in der Regel nicht ineinander oder in andere Unternehmenssysteme integriert.
Ohne integrierte Prozesse bleiben Unternehmen mit fragmentierten, unzusammenhängenden Arbeitsabläufen zurück, die sowohl den Wert der eingesetzten Technologie als auch den Nutzen für das Unternehmen erheblich einschränken. Denken Sie zum Beispiel an eine Beschaffungsorganisation, die das Lieferanten- und RFP-Management getrennt vom Leistungsmanagement und der Vertragserfüllung behandelt. In diesem Szenario ist das, was von den Lieferanten „geboten“ wurde, von dem, was der Lieferant „getan“ hat, entkoppelt. Systeme und Prozesse vor dem Verkauf, die nicht mit den Verträgen abgestimmt sind, führen zu Verlusten für das Unternehmen, da die Absicht (d. h. der Wert) der Beschaffungsverträge nicht vollständig realisiert wird.
Die gute Nachricht? Dieser Zustand stellt für Beschaffungsorganisationen ein erhebliches Potenzial dar, wenn es darum geht, die Vorteile von Technologielösungen durchgängig zu nutzen und einen größeren Wert für die Anwenderfunktionen zu schaffen.
Aufbau Ihrer Strategie mit Technologie als rotem Faden
Automatisierung und Integration sind wesentliche Elemente für die Beschaffung, um Lücken zu schließen und Leckagen zu beseitigen. Aber um transformativ zu sein, müssen diese Elemente Teil einer ganzheitlichen Beschaffungsstrategie sein, die von geschäftsrelevanten Wertzielen angetrieben wird. Der richtige Ansatz, unterstützt durch die richtige Technologie, kann mehr tun, als sonst verlorene Chancen wiederzubeleben. Sie kann Beschaffungsorganisationen in die Lage versetzen, ihren Unternehmen zu helfen, in der heutigen dynamischen und unvorhersehbaren Geschäftsumgebung wettbewerbsfähig und erfolgreich zu sein.
Bei der Überlegung, wie ein integrierter, automatisierter Beschaffungsprozess aufgebaut werden kann, sind Verträge, die auf einer fortschrittlichen contract lifecycle management (CLM)-Plattform verwaltet werden, eine ideale zentrale Säule, um die herum Unternehmen diesen ganzheitlichen Ansatz umsetzen können. Verträge sind die Grundlage der Beziehung eines Unternehmens zu seinen Lieferanten und sind die Single Source of Truth in Bezug auf das, was die Ansprüche und Verpflichtungen eines Unternehmens in einer Geschäftsbeziehung sind.
Durch Contract Intelligence Technology können Beschaffungsabteilungen Verträge sowohl mit „vorgelagerten“ Prozessen wie der Ausschreibung als auch mit „nachgelagerten“ Prozessen wie Lieferung und Leistung verbinden. Vertragsintelligenz liefert die durchgängige Prozessautomatisierung, die für Beschaffungsabteilungen lange Zeit schwer zu erreichen war – und weist den Weg zu einer hochmodernen Beschaffungsstrategie, um heute und in Zukunft die Nase vorn zu haben.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Umsetzung einer State-of-the-Art-Sourcing-Strategie
Obwohl die Vorteile einer durchgängigen Beschaffungsstrategie auf der Hand liegen, lässt sich diese nicht von heute auf morgen umsetzen. Für einige ist die harte Realität, dass ihre Beschaffungsabteilungen derzeit nicht darauf ausgelegt sind, eine moderne Beschaffungsstrategie umzusetzen. Bevor Sie also irgendwelche Prozessänderungen vornehmen, besteht der nächste Schritt darin, Hindernisse zu erkennen und zu identifizieren. Herausforderungen fallen im Allgemeinen in die folgenden Bereiche:
- Begrenzung der Digitalisierungswerkzeuge Das Prozessdesign wird oft durch die Digitalisierungswerkzeuge vorangetrieben, die zur Unterstützung verfügbar sind. Da es einen hohen Grad an Standardisierung unter den Beschaffungswerkzeugen gibt, können Unternehmen keine Differenzierung auf der Prozessebene vornehmen.
- Isolierung der Innovation Innovation wird in der Regel als zukünftiger Zustand betrachtet und daher nicht als grundlegend für Werkzeuge angesehen, die Teil des aktuellen Prozessdesigns sind. Dies führt dazu, dass Innovationsinitiativen als separate, nicht-operative Projekte klassifiziert werden.
- Der statische Zustand von Verträgen Verträge, die spezifische Partnerverpflichtungen sichern, werden oft als statische Dokumente verwaltet. Das macht es schwierig, sie während der Lieferung zu referenzieren und durchzusetzen.
- Schwer zu fassendes Eigentum, Verantwortlichkeit und Messung „Bid-vs.-did“-Rechenschaftspflicht eignet sich nicht für Einzelbesitz und ist schwer zu messen, was zu unbeabsichtigten Verlusten führt.
Auf dem Weg zu einer State-of-the-Art-Beschaffungsstrategie
Wenn diese Herausforderungen erkannt werden, ist es durchaus möglich, sie zu überwinden und sich in Richtung einer modernisierten Beschaffungsstrategie zu bewegen. Beschaffungsorganisationen können die meisten Hindernisse durch Folgendes überwinden:
- Integration der relevanten Vertragsprozesse und Beschaffungsprozesse, um einen ganzheitlichen und integrierten Beschaffungsansatz zu schaffen und sicherzustellen, dass die Teilprozesse der Beschaffungs- und Lieferkettenfunktion nahtlos integriert sind.
- Adressierung von nicht optimalen Vertragsmanagementsystemen, die nicht mit P2P- und anderen operativen Systemen integriert sind, was zu Kostenverlusten führt.
- Abschaffung von uneingeschränkten PO-Systemen ohne jegliche Kategoriestrategie oder vertragspolitische Einschränkungen, die zu einer zunehmenden Menge an Ausgaben beitragen, die nicht unter Vertrag stehen.
Diese Maßnahmen erfordern wahrscheinlich ein Änderungsmanagement und die Einführung neuer Tools und Vorlagen.
Einige Unternehmen, die diesen Weg der Transformation erfolgreich beschritten haben, haben ein Procurement Center of Excellence (CoE) eingerichtet. Ein CoE kann hilfreich sein, da es zentral für die Schaffung einer digitalen Infrastruktur verantwortlich ist, die es den Prozessverantwortlichen ermöglicht, neue Prozesse schnell auszurollen, die Effektivität zu messen und bei Bedarf neu zu kalibrieren.
Vor allem sollten Unternehmen diesen Aufwand ernst nehmen, alle Faktoren berücksichtigen und sich die richtigen strategischen Partner suchen, um den Innovationsprozess zu beschleunigen. Eine veränderte Beschaffungsstrategie wird den Weg in die Zukunft ebnen.