Podcast: Verträge beim Kaffee mit Prashant Dubey von Elevate Services

Heute veröffentlichen wir die 11^. Episode der Icertis-Podcast-Serie „Contracts Over Coffee“. Diese Reihe bringt die einflussreichsten Stimmen im Partner-Ökosystem von Icertis Contract Lifecycle Management (CLM) zusammen, um bei einem leckeren Kaffeegetränk über alles zu diskutieren, was mit Vertragsabschlüssen zu tun hat.

In dieser Folge wurde unsere Senior Director of Partner Marketing, Anne Baker, von Prashant Dubey, Vice President und General Manager of Contracts Services bei Elevate, begleitet. Prashant ist ein Serial Entrepreneur, dessen letztes Unternehmen, Sumati, im Dezember 2018 von Elevate übernommen wurde. Prashant ist Co-Autor einer Reihe von Fachbüchern wie The Generalist Counsel und Litigation Readiness.

Hier sind die vier wichtigsten Erkenntnisse aus ihrem Gespräch:

1. Legal sollte keine Angst vor KI haben

Anne: Was ist Ihrer Meinung nach heute die größte Herausforderung bei der Vertragsgestaltung?

Prashant: Wenn Unternehmen die Technologie verinnerlichen, übersehen sie manchmal die Elemente des Änderungsmanagements und wie Prozesse gestrafft und optimiert werden müssen. Lassen Sie mich Ihnen ein ganz konkretes Beispiel geben: Es liegt auf der Hand, dass es absolut effizienter ist, wenn jemand einen Vertrag in Icertis entwirft, verfasst, verhandelt, genehmigt und ausführt, als dies mit Steintafeln und Meißeln zu tun. Aber wenn ich ein Jurist in einer Rechtsabteilung bin und an Microsoft Word und das Verfolgen von Änderungen und das Anhängen von Verträgen an E-Mails gewöhnt bin, wird der Wechsel zu einem CLM-System signifikant sein. Manchmal übersehen Unternehmen die Veränderungen, die die Einführung eines CLM in einer Organisation bedeutet. Und wenn man sich wirklich auf die Benutzerakzeptanz und die damit verbundenen Herausforderungen konzentriert, erfüllt die Technologie ihr Versprechen wirklich, was meiner Meinung nach in Unternehmen ein enormes Versprechen ist.

Manchmal ist die Angst der Anwälte groß, dass sie durch KI ersetzt werden sollen. Das eigentliche Versprechen der KI besteht darin, dass sie es Anwälten ermöglicht, sich auf substanziellere Themen zu konzentrieren, die es ihnen erlauben, ihre juristische Ausbildung zu nutzen. Im Moment führen viele Anwälte immer und immer wieder nicht maßgeschneiderte Routinearbeiten aus. KI und Workflow-Technologie können das wirklich unterstützen, sodass sie ihre Zeit auf strategischere Themen konzentrieren und dem Unternehmen beratend zur Seite stehen können, was das Risiko für das Unternehmen insgesamt reduziert.

2. KI ist ein Instrument, kein Elixier

Anne: Was glauben Sie, wohin sich die Vertragsgestaltung entwickelt? Ist diese KI-Komponente wirklich das, was es werden soll?

Prashant: Eine der ersten Anwendungen von KI ist die Extraktion von Informationen aus vollständig ausgeführten Verträgen, um das Management von Verpflichtungen nach der Ausführung flüssiger zu gestalten und um auf Dinge wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften reagieren zu können. Aber ein Elixier ist es sicher nicht. Vielmehr ermöglicht es den Menschen, ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Viele Unternehmen werden KI auf eine rationellere Art und Weise einsetzen. Und 10 Jahre nach Beginn der Einführung dieser Technologie und durch die Vertragsgestaltung fangen sie an zu verinnerlichen, dass sie wirklich ein Instrument und kein Elixier ist.

Anne: Einer unserer Kunden hat in einem Artikel darüber berichtet, wie die CLM-Technologie diese manuellen Aufgaben automatisiert und dem dortigen Rechtsteam mehr Zeit verschafft hat, um eine Führungsrolle im Unternehmen zu übernehmen und große Initiativen voranzutreiben. KI wird dafür eine entscheidende Komponente sein, insbesondere für größere Unternehmen. Die Effizienz, die man mit KI erzielen kann, ist einfach unglaublich.

Prashant: Ein Unternehmen könnte beispielsweise über Sportmarketing-Experten verfügen, die Beziehungen zu Sportlern aufbauen. Sie müssen nicht unbedingt Experten in diesem Prozess sein. Sie rufen eine Support-Hotline an, die Anfrage wird an die Rechtsabteilung weitergeleitet, und wir zeigen ihnen, wie sie die Vereinbarung auf ihrem iPad erstellen können, damit sie sich auf die Beziehung konzentrieren können. Dann wird dieser Vertrag automatisch an das CLM-System weitergeleitet, wobei KI die Metadaten extrahiert, sodass er innerhalb von 24 Stunden für die Analyse und Überprüfung sowie das Pflichtenmanagement zur Verfügung steht. Dadurch wurde die Benutzerakzeptanz in den letzten Jahren um 80-100 % erhöht.

3. Beginnen Sie mit einer Single Source of Truth

Anne: Was ist ein Tipp in Bezug auf die Vertragsgestaltung, von dem Sie sich wünschen, dass ihn jeder Mensch kennt?

Prashant: Viele Leute denken, wenn sie einen Geschäftsprozess für das Vertragsmanagement implementieren, müssen sie zuerst ihre Vorlagen vereinfachen. Meiner Meinung nach ist der beste Startpunkt die Erstellung eines hochintegrierten Vertragsspeichers, einer Single Source of Truth , zur Darstellung Ihrer Verpflichtungen und der Ihrer Vertragspartner. Der Vorteil liegt darin, dass Sie über eine enorme Menge an Informationen verfügen, sodass Sie sich informieren können, wie Sie Vorlagen standardisieren und vereinfachen können, anstatt von vorne beginnen und stundenlang in einem Raum sitzen und mit Anwälten diskutieren und debattieren zu müssen, welche Sprache verwendet werden soll. So kontraintuitiv dies auch klingen mag, wir haben festgestellt, dass es sehr produktiv ist, den Einrichtungsprozess dieses Repositorys im Voraus zu durchlaufen.

4. Ein Schritt nach dem anderen

Anne: Was würde unser Publikum heute im Zusammenhang mit der Vertragsgestaltung wirklich überraschen?

Prashant: Dass es eigentlich viel einfacher ist, als sie denken. Ich meine, wie isst man einen Elefant? Schrittweise. Wir haben herausgefunden, dass es in Organisationen, unabhängig von der Größe, eine Geschwindigkeitsgrenze gibt, die es den Menschen erlaubt, Veränderungen auf angemessene Weise zu verinnerlichen. Wenn man also mit dem Repository anfängt, ist es für Anwälte sehr erfreulich zu sagen: „OK, wenn ihr meinen Arbeitsablauf ändert, habe ich wenigstens den Vorteil, dass ich bei Verhandlungen mit dem Vertragspartner in einer starken Position bin, weil ich über den Vertrag und alle zugehörigen Dokumente verfüge. Ihre Fähigkeit, die Veränderung abzufedern, wird dann viel größer und ermöglicht es einem Programm, wirklich etabliert zu werden. Ein konsensorientierter Ansatz ist viel besser.

Anne und Prashant schlossen diese Folge mit einer kleinen persönlichen Reflexion ab: Seine Faszination für die Psychologie des Anwaltsberufs („Trotz der Tatsache, dass ich kein Anwalt bin, bin ich tatsächlich ein ziemlicher Student der Rechtspraxis geworden“) und wie die Pandemie für jeden die Bedeutung der Einfachheit verstärkt („Schätzen Sie die einfachen Dinge, denn sie sind flüchtige Momente“).