Im ersten Teil unserer Serie zu den Grundlagen von CLM (Contract Lifecycle Management) haben wir uns genauer angesehen, was CLM überhaupt ist. Zudem haben wir die Unterschiede zu Lösungen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements erläutert. Im zweiten Teil erklären wir nun, warum intelligentes Vertragsmanagement keineswegs nur ein Werkzeug der Rechtsabteilung ist, sondern auch andere Bereiche erheblich von der Einführung profitieren können.
Wie wir bereits festgestellt haben, hat jeder im Unternehmen mit Verträgen zu tun, manche mehr – wie die Rechtsabteilung – und manche weniger – wie Mitarbeiter in der Produktion. Doch immer wieder lässt sich feststellen, dass der Kreis derjenigen, deren Arbeit deutlich vereinfacht und dadurch produktiver gestaltet wird, erheblich zu klein eingeschätzt wird.
Die Rechtsabteilung
Dass der Bereich, der sich originär mit Verträgen befasst, von der Einführung einer CLM-Lösung wie unserer ICI (Icertis Contract Intelligence), große Vorteile genießt, ist kaum überraschend. Dennoch lohnt ein Blick darauf, warum das so ist.
Man kann zweifellos davon ausgehen, dass das wichtigste Werkzeug in der Rechtsabteilung Microsoft Word sein dürfte. Daraus folgt, dass es für die Mitarbeitenden optimal ist, wenn das CLM mit der Textverarbeitung integriert werden kann, um diese weiterhin zu nutzen.
Bei ICI erfolgt diese Integration mittels eines Add-ins auf Basis von Java Script. Dies ermöglicht es Benutzern, Verträge und Vorlagen unkompliziert zu erstellen, ohne sich in ICI einloggen zu müssen. Das Ganze wird selbstverständlich Rechte-basiert umgesetzt, sodass die Anwender – eben auf Basis ihrer Rechte – unter anderem aus dem Add-in heraus Verträge erstellen und bearbeiten können. Weitere Elemente des Legal-Workflows, der sich somit via Word erledigen lässt, sind beispielsweise Verträge zur Genehmigung zu senden sowie das Genehmigen oder Ablehnen, um nur ein paar Beispiele zu nennen.
Zudem berücksichtigt die Rechteverwaltung auch die für den jeweiligen Benutzer freigegebenen Klauselbibliothek/en, um Klauseln zu einem Vertrag hinzuzufügen oder zu entfernen.
Darüber hinaus bietet das Add-in auch die Option zur Kollaboration in Echtzeit wie man es ebenfalls von Microsoft 365 gewohnt ist. Damit können Benutzer Vertragsdokumente gleichzeitig und parallel bearbeiten. Einzelne Benutzer und Benutzergruppen sowie Prüfer mit Bearbeitungsrechten für einen Vertrag können eine Online-Bearbeitungssitzung initiieren, in der mehre Benutzer gemeinsam mit den nativen Online-Funktionen von Microsoft Word arbeiten können. Ein mit der Online-Bearbeitung überarbeitetes Vertragsdokument wird in ICI bereitgestellt. Dabei bleiben alle für das Team und das Dokument konfigurierten Sicherheits- und Berechtigungseinstellungen erhalten. Eine vereinfachte, revisionssichere und integrierte Versionsverwaltung bietet Einblick in und Kontrolle über alle am Dokument vorgenommenen Änderungen.
Aufgrund dieser Integration der CLM-Lösung mit Word können die RechtsexpertInnen ohne großen Aufwand in ihrer gewohnten Umgebung neue Verträge oder Vorlagen für selbige entwerfen. Dieser Teil ist mit der Funktionalität eines DMS vergleichbar.
Klauseln als Kernelement
Der Fokus auf die Klauseln entlastet die Rechtsabteilung davon, immer gleich mit Dokumenten arbeiten zu müssen: Die Mitarbeitenden dieser Abteilung können sich stattdessen auf die Kernelemente konzentrieren, die Klauseln des Vertrags und deren inhaltliche Bedeutung. Für ICI sind dies die Bausteine, aus denen sich die Verträge zusammensetzen. Das bedeutet, das Management findet zum einen inhaltlich und zum anderen auf deutlich detaillierterer Ebene als auf der eines kompletten Dokuments statt. Falls notwendig, ließe sich aber auch dies adressieren.
Das bedeutet, dass das Legal-Team weniger Zeit und Aufwand in Standardverträge und -klauseln investieren muss, sondern sich auf die Teile konzentrieren kann, die nicht dem Standard folgen.
Gleichzeitig ermöglicht das Management auf Klauselebene der Rechtsabteilung auch die schnelle und unkomplizierte Aktualisierung bestehender Verträge und Vorlagen. Dies kann dann der Fall sein, wenn sich beispielsweise, wie beim Lieferkettengesetz (LKG), neue Verpflichtungen für die Unternehmen ergeben, die eine Anpassung bestehender Verträge erfordern. Das CLM kann dabei sämtliche Verträge und damit jegliche Geschäftsbeziehungen anzeigen, für die diese Änderung von Bedeutung ist. Die Rechtsabteilung kümmert sich sodann um die Klauseln und muss nicht jeden Vertrag einzeln recherchieren und ändern. Die Anpassung erfolgt danach mittels des CLMs direkt in allen betroffenen Verträgen und Vereinbarungen. Dies spart Zeit und Aufwand und damit Kosten. Wichtig ist dabei, dass das CLM im Unternehmen als einzig gültige Quelle aller Verträge definiert ist, um Aktualität zu garantieren und Widersprüche zu vermeiden.
Doch nicht nur die Unternehmensjuristen profitieren von der Einführung eines CLM, auch Einkauf, Vertrieb und Unternehmensführung. Wie? Das erläutern wir im nächsten Teil unserer Serie.
In der Zwischenzeit empfehlen wir unser eBook “1×1 des Vertragsmanagements”.
